Satış Takip Programı Nedir? Teklif ve Satış Hattı Takibi

Satış takip programı, bir satış ekibinin elindeki işleri tek bir yerde kaydeden ve her birini aşama aşama izleyen yazılımdır. Sakladığı şey bir liste değil, bir olay dizisidir: talep geldi, teklif verildi, teklif revize edildi, karar bekleniyor, kazanıldı ya da kaybedildi.

Bu terimi arayan kişi genellikle bir yazılım kategorisi merak etmiyor. Elindeki Excel dosyası artık taşımadığı için bir sonraki adımı arıyor. Bu yazı o kişiye yazıldı.

Aşağıda şunlar var: program tam olarak neyi kaydeder, nerede biter (fatura ve tahsilat defteri onun işi değildir), CRM ile arasında gerçek bir fark var mı ve "takip" kelimesinin gizlediği asıl ayrım, çünkü satışçıyı takip etmek ile satışı takip etmek aynı şey değil. Sonda Rapitek CRM'in bu konudaki açık sınırı var.

Aradığınız şey müşteri kartını, görüşme geçmişini ve teklifleri tek yerde tutan bir yazılımsa müşteri takip programı sayfamıza bakın; orada Excel takip tablosu örneği ve 7 günlük ücretsiz deneme de var. Bu yazı ise satış hattının takibini anlatıyor.

Satış takip programı neyi takip eder?

Bir satış takip programının taşıdığı şey pratikte beş kaleme iner. Bu beşi kaydetmeyen bir ekran takip etmiyordur; arşivliyordur.

Talebin kendisi. Kimden geldi, hangi kanaldan, ne istiyor. Bu kaydın adı çoğu üründe müşteri adayıdır; kaydın hangi noktada gerçek bir işe dönüştüğünü müşteri adayı nedir yazısı ayrıca ele alıyor.
Teklif ve revizyonları. Hangi fiyat hangi tarihte verildi, hangi sürüm geçerli. Excel'de en çabuk karışan kalem budur.
Aşama. İşin hattın neresinde durduğu. Aşama tanımının kendisi ve aşama sayısının bedeli için pipeline nedir.
Bir sonraki adım ve tarihi. Programın Excel'den asıl ayrıldığı yer burasıdır: hatırlatma bir insanın belleğinden çıkıp kaydın üstüne yazılır. Bu tarafı görev yönetimi ayrıca anlatıyor.
Kapanış ve sebebi. Kaybedilen işin sebebi yazılmıyorsa sistem yalnız kazananları sayar; aynı sebepten bir sonraki çeyrekte de kaybedilir.

Bu beşin dışına çıkan her kalem tartışmalıdır. Aşağıdaki iki bölüm tam olarak o tartışmayı yürütüyor: biri kelimenin gizlediği ayrım, diğeri muhasebeyle aradaki sınır.

"Takip" kelimesi iki ayrı ihtiyacı gizler

Kendi projelerimizde bu terimle gelen iki farklı yönetici tipi var ve ikisi de aynı kelimeyi kullanıyor.

Birincisi satışı takip etmek istiyor: hangi iş nerede takıldı, hangi teklif cevapsız kaldı, bu ay neyin kapanma ihtimali var. İkincisi satışçıyı takip etmek istiyor: kim kaç arama yaptı, kim kaç kayıt girdi, kim sahada kaç saat geçirdi.

İkisi de meşru sorular ve ikisi de aynı yazılımla kurulabilir. Fark ürün seçilirken değil, hangi alanların zorunlu tutulacağına karar verilirken ortaya çıkar.

Mekanizma şu: bu sistemi besleyen insan, sistemin hakkında rapor ürettiği insanla aynı kişidir. Bir alan, dolduran kişiye aynı gün bir işini kolaylaştırıyorsa dolar, çünkü doldurmamanın bedelini önce kendisi öder. Yalnızca hakkında rapor üretilsin diye konmuş bir alan ise geç dolar, eksik dolar ya da savunma amaçlı dolar. Üçünde de rapor gerçeği göstermeyi bırakır; gerçeği göstermeyen rapora bakan yönetici de sonunda kendi Excel'ine döner. İlk sistemin en sık ölme biçimi budur ve ölüm sebebi yazılım değildir.

Sınaması kolay: kurmayı düşündüğünüz her zorunlu alan için "bu alanı dolduran kişi, doldurduğu gün bundan ne kazanıyor?" diye sorun. Cevabı olmayan alan, üç ay sonra boş olacak alandır.

Bu, faaliyet ölçmeyin demek değil. Faaliyeti ayrı bir bildirim formuyla değil, işin kendisini kaydeden alanların yan ürünü olarak ölçün: görüşme kaydı zaten girildiği için sayılabilir, sayılsın diye girilmesi gerekmesin.

İki takip

Aynı ekran, iki farklı tasarım niyeti

İki tasarım niyetinin karşılaştırması; ikisi de aynı yazılımla kurulabilir. Puan vermiyoruz. Ayrım, hangi alanların zorunlu tutulduğunda ortaya çıkar.
Soru	Satışı takip eden sistem	Satışçıyı takip eden sistem
Neyi kaydeder	İşin aşamasını ve bir sonraki adımı	Kişinin faaliyet sayısını
Alanı kim, niçin doldurur	İşi yapan, kendi işini kaybetmemek için	İşi yapan, hakkında rapor üretilsin diye
Boş alanın bedelini kim öder	Alanı boş bırakan	Alanı boş bırakanın yöneticisi
Zamanla ne olur	Alan dolar, rapor gerçeğe yaklaşır	Alan geç ve savunmacı dolar, rapor gerçekten uzaklaşır
Yönetici sonunda ne görür	Hangi iş nerede takıldı	Kimin kaç kaydı var

Nerede biter: satış takibi muhasebe değildir

Bu programı arayanların bir kısmı aslında iki programı birden arıyor. Sınırı baştan çizmek, sonradan iki sistemi birbirine yamamaktan ucuza gelir.

Satış tarafı şunu taşır: teklif, sipariş ve siparişin durumu. Teklifin siparişe döndüğü devir noktasını sipariş yönetimi ayrıca anlatıyor.

Muhasebe tarafı şunu taşır: fatura, cari hesap, kasa ve banka hareketi, tahsilat kaydı, KDV ve resmî defter. Bunlar ön muhasebe ya da ERP yazılımının işidir. Bir satış takip programının bunları tutması gerekmez; tuttuğunda da mali açıdan geçerli bir kayıt üretmiş olmaz.

"Tahsilat takibi" tam bu sınırın üstünde durduğu için ayrıca ayrılmalı. İçinde iki ayrı ihtiyaç var: satışçının "bu müşteri ödedi mi?" bilgisini görmesi ve tahsilat kaydının tutulması. Birincisi bir okuma ihtiyacıdır, entegrasyonla çözülür. İkincisi bir defter işidir, muhasebede kalır. İkisini aynı sisteme yıkarsanız aynı müşteri iki yerde iki farklı bakiyeyle durur ve hangisinin doğru olduğu sorusu hiç kapanmaz.

Kural basit: her kaydın tek bir sahibi olsun, diğer sistem okusun. Hangi tarafın hangi kaydın sahibi olacağı bir yazılım kararı değil, bir süreç kararıdır ve yazılım seçilmeden önce verilir. Bugün çalışan bağlantılar ve talep üzerine kurduklarımız entegrasyonlar sayfasında.

Satış takip programı mı, CRM mi? Fark çoğu zaman ad farkı

Kısa cevap: çoğu zaman aynı şeyin iki adıdır. "CRM" bir yazılım kategorisinin adı; "satış takip programı" ise ihtiyacın Türkçe tarifi. Satış hattını kaydeden bir ürün ikisini de karşılar.

Gerçek fark adda değil kapsamda. CRM diye satılan ürünlerin bir kısmı satışın yanında pazarlama ve servis taraflarını da kapsar; satış takip programı diye satılanlar genelde yalnız satış hattını kapsar ve orada durur. Hangi başlığın altında ne olduğunu CRM özellikleri yazısı kalem kalem sayıyor; takibin bir yönetim işinin parçası olduğu yer için satış yönetimi.

Dolayısıyla karar kategori adına bakarak verilmez. Bakılacak şey dörde iner ve dördü de bir demo ekranında sorulabilir.

Kategori adına değil bu dörde bakın

Kendi alanlarınızı ekleyebiliyor musunuz

Her ekibin takip ettiği bir iki alan hazır listede yoktur; o alan yoksa bilgi yine not defterine düşer. Rapitek CRM'de özel alan ve nesne yönetici ekranından, kod yazmadan eklenir.

İçe aktarma ilk denemede tutuyor mu

Dışa aktarım dosyasındaki sütun başlıkları sihirbazda alanlarla otomatik eşlenir; eşleşmeyenleri kurulumda birlikte eşleriz. Eşleştirme ekranda gözden geçirilmek zorunda. Tavan: dosya 25 MB, iş 100.000 satır.

Veriniz dışarı çıkabiliyor mu

İçeri giren verinin çıkabildiğini satın almadan önce görün. Rapitek CRM'de müşteri adayından teklife, faturadan göreve kayıtlar REST API ile okunup yazılır; alan yapısı da dışarıdan görülür. Erişim şifre paylaşmadan, yetkiyle verilir.

Kayıtta tarihli bir sonraki adım var mı

Kaydın üstünde tarihli bir sonraki adım yoksa elinizdeki bir arşivdir, takip aracı değil. Takip, geçmişi saklamakla değil geleceğe randevu yazmakla olur; hatırlatmayı bir insanın belleğinden alan alan budur.

Excel'den ilk sisteme geçerken ne oluyor

Excel kötü bir araç değil; belirli bir yerde biten bir araçtır. Bittiği yer genelde üç işaretle belli olur: aynı dosyayı birden fazla kişi güncellemeye başlar, dosya adında "son" ve "gerçek" kelimeleri birlikte geçmeye başlar ve bir işi hatırlatan tek mekanizma bir insanın belleği kalır.

Geçişte taşınacak şey iki kalemdir: müşteri listesi ve açık işler. Kapalı geçmişin tamamını taşımak cazip gelir ama ilk kurulumda taşımamak daha iyi sonuç verir: kirli veriyi yeni sisteme taşımak, kirli veriyi kalıcılaştırır.

Aktarımın ilk denemede tutmayabileceğini varsayın: içe aktarmada biçim ve zorunlu alan hataları sık görülür. Bu yüzden aktarımı canlıya geçmeden önce deneme verisiyle birlikte test ediyoruz. Doğru cümle şu: eşleştirmeyi ekranda siz onaylarsınız, karmaşık göçlerde aktarımı REST API üzerinden projeye özel yazarız. Sihirbazın ölçülen tavanı iki kalemde duruyor: bir dosya en fazla 25 MB, bir iş en fazla 100.000 satır.

Geçişin adım adım hâli ve nelerin bilerek bırakıldığı Excel'den CRM'e geçiş sayfasında. Aynı takibin satış kapandıktan sonraki hâli ise müşteri takip programı sayfasında duruyor: satış takibi iş kapanınca biter, müşteri takibi orada başlar.

Kapsam ve kurulum koşulları

Rapitek CRM bir ön muhasebe programı değildir. Fatura ve tahsilat kaydı üründe var: fatura numarası, vade, KDV, iskonto, kısmi tahsilat ve kalan bakiye tutulur, tutar TRY dâhil on altı para biriminde olabilir. Ama bu bir muhasebe defteri değildir: resmî belge üretmez, cari hesap ile kasa ve banka defteri tutmaz, e-fatura ya da e-arşiv entegratörü değildir. Bu bir yol haritası maddesi değil, kapsam kararıdır; malî geçerliliği olan kayıt sizde hangi programdaysa orada kalır, bağlantı entegrasyonla kurulur.

Ürün bir çalışan denetim yazılımı da değil. Ekran görüntüsü alan, tuş vuruşu sayan ya da çalışanın konumunu arka planda izleyen bir yüzey yok. Faaliyet raporu, kaydın üstündeki gerçek işlerden üretilir; ayrı bir gözetim katmanından değil. Bu yazının ikinci bölümündeki gerekçe, aynı zamanda bizim tasarım tercihimizin gerekçesi.

Teklifi sistemden imzalatmayı planlıyorsanız: belge imzalama ekranı üründe kurulu ve yeni bir özellik; kararınız buna bağlıysa demoda birlikte deneyelim.

Kurulum için süre aralığı da vermiyoruz. Keşif görüşmesinden sonra size aralık değil tarih veririz; bunun için önce hangi alanların ve hangi aşamaların kurulacağını yazıya döküyoruz. O liste kapandığında takvim de kapanıyor.

Sık sorulanlar

Satış takip programı hakkında sık sorulan sorular

Satış takip programı ile CRM aynı şey mi?

Çoğu zaman evet. "CRM" yazılım kategorisinin adı, "satış takip programı" ise ihtiyacın Türkçe tarifi; satış hattını kaydeden bir ürün ikisini de karşılar. Gerçek fark kapsamdadır: CRM diye satılanların bir kısmı pazarlama ve servis taraflarını da içerir, satış takip programı diye satılanlar genelde yalnız satış hattında durur. Karar verirken kategori adına değil şuna bakın: kendi alanlarınızı ekleyebiliyor musunuz, veri dışarı çıkabiliyor mu, kaydın üstünde tarihli bir sonraki adım var mı.

Satış takip programı tahsilat takibi yapar mı?

İkiye ayırmak gerekir. Satışçının "bu müşteri ödedi mi?" bilgisini görmesi bir okuma ihtiyacıdır; cari hesap, kasa ve banka hareketi ile malî geçerliliği olan defter ise ön muhasebe ya da ERP tarafında kalır. Rapitek CRM ikisinin arasında durur: fatura ve tahsilat kaydı üründe vardır: fatura numarası, vade, kısmi tahsilat ve kalan bakiye tutulur, ama resmî belge üretmez ve muhasebe defteri yerine geçmez. İki sistemin aynı bakiyeyi ayrı ayrı tutması, hangisinin doğru olduğu sorusunu hiç kapanmayan bir soruya çevirir. Kural: her kaydın tek bir sahibi olsun, diğeri okusun.

Excel yerine satış takip programına geçmek şart mı?

Hayır. Tek kişilik bir satış işinde Excel çalışır ve sistem kurmak gereksiz yük çıkarır. Excel'in bittiği yer genelde şudur: aynı dosyayı birden fazla kişi güncellemeye başladığında, teklif revizyonlarından hangisinin geçerli olduğu karıştığında ve işleri hatırlatan tek mekanizma bir insanın belleği kaldığında. Bu üçünden ikisi sizde varsa geçiş konuşulur; hiçbiri yoksa Excel'de kalmak doğru seçimdir.

Satış takip programı satışçıyı izlemek için mi kullanılır?

Kullanılabilir ama iyi sonuç vermez. Bu sistemi besleyen kişi, sistemin hakkında rapor ürettiği kişiyle aynıdır. Bir alan, dolduran kişiye aynı gün bir işini kolaylaştırıyorsa dolar; yalnızca denetim için konmuşsa geç, eksik ya da savunmacı dolar. Sonuçta rapor gerçeği göstermeyi bırakır ve yönetici kendi Excel'ine döner. Faaliyeti ölçmeyin demiyoruz: faaliyeti ayrı bir bildirim formuyla değil, işin kendisini kaydeden alanların yan ürünü olarak ölçün.

Excel'deki müşteri listemi nasıl aktarırım?

İçe aktarma sihirbazına CSV verirsiniz, sütun başlıklarını alanlarla eşleştirirsiniz. Dışa aktarım dosyasındaki sütun başlıkları sihirbazda alanlarla otomatik eşlenir; eşleşmeyenleri kurulumda birlikte eşleriz. Biçim ve zorunlu alan hataları sık görüldüğü için aktarımı canlıya geçmeden önce deneme verisiyle birlikte test ediyoruz. Ölçülen tavan: bir dosya 25 MB, bir iş 100.000 satır.

Küçük bir ekip hangi alanlarla başlamalı?

Beş kalemle: talep kimden geldi, hangi teklif verildi, iş hangi aşamada, bir sonraki adım ne ve ne zaman, kapandıysa hangi sebeple. Bu beşi kaydetmeyen bir sistem takip etmiyordur, arşivliyordur. Altıncı alanı eklemeden önce şunu sorun: bu alanı dolduran kişi, doldurduğu gün bundan ne kazanıyor? Cevabı olmayan alan üç ay sonra boş olacak alandır. Eksik kalanı sonradan ekrandan eklersiniz; özel alan ve nesne yönetici ekranından, kod yazmadan eklenir.

İlgili içerikler

Müşteri takip programı: satış kapandıktan sonraki takibin karşılığı.
Excel'den CRM'e geçiş: geçişte ne taşınır, ne bilerek bırakılır.
Satış yönetimi nedir?: takibin parçası olduğu daha büyük iş.
Pipeline nedir?: aşama tanımının kendisi ve aşama sayısının bedeli.
Satış fırsatı nedir?: takip edilen kaydın adı ve ne zaman açıldığı.

Satış takibini kendi sürecinize göre kuralım

Rapitek CRM, kurucumuzun 200'den fazla Salesforce projesindeki deneyimiyle kuruldu. Ürün yeni, deneyim değil: alanları, aşamaları ve raporları biz yapılandırıyoruz, verinizi biz aktarıyoruz, ekibinize Türkçe eğitimi biz veriyoruz. Ardından 7 günlük deneme hesabınızı açalım; kredi kartı istemiyoruz.

Ad Soyad * Telefon * İş e-postası * Şirket * Ekip büyüklüğü (isteğe bağlı)

Satış Takip Programı Nedir? "Takip" Kelimesi Hangi İki İhtiyacı Gizler?

İçindekiler