Gizlilik Politikası

Rapitek CRM'de gizliliğinizi ciddiye alıyoruz. Bu Gizlilik Politikası, web sitemizi ziyaret ettiğinizde veya hizmetlerimizi kullandığınızda bilgilerinizi nasıl topladığımızı, kullandığımızı, açıkladığımızı ve koruduğumuzu açıklar.

1. Topladığımız Bilgiler

Profesyonel sertifika

Doğrudan bize sağladığınız kişisel bilgileri toplayabiliriz, örneğin:

• Ad ve iletişim bilgileri (e-posta adresi, telefon numarası)
• Şirket adı ve iş unvanı
• CPQ ve Faturalandırma Uygulaması
• Geçersiz kimlik bilgileri
• Bize gönderdiğiniz iletişimler
• Ses kayıtları ve — yalnızca bu özelliği açmanız hâlinde — biyometrik nitelikteki ses iziniz (bkz. 11. bölüm)
• Kaydetmeyi seçtiğiniz toplantı sesi ve bu sesten üretilen yazılı dökümler
• WhatsApp ve Instagram gibi bağlı kanallar üzerinden karşılıklı iletilen mesajlar, yorumlar ve ekler (bkz. 12. bölüm)
• Yüklediğiniz fotoğraflar (taranan kartvizit görselleri dâhil)
• Mobil uygulamadan ziyaret girişi yaptığınızda yaklaşık veya kesin konum bilginiz

Otomatik Olarak Toplanan Bilgiler

Web sitemizi ziyaret ettiğinizde, cihazınız hakkında aşağıdakiler dahil belirli bilgileri otomatik olarak toplarız:

• IP adresi
• Tarayıcı türü ve sürümü
• İşletim sistemi
• Yönlendiren web sitesi
• Görüntülenen sayfalar ve sayfalarda geçirilen süre

Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Rapitek'in işlediği tek özel nitelikli (hassas) kişisel veri, 11. bölümde açıklanan biyometrik ses izidir; bu veri yalnızca ayrıca ve açıkça rıza vermeniz hâlinde işlenir. Bunun dışında Rapitek, hizmetin sunulması için sağlık, din, siyasi görüş, sendika üyeliği, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve benzeri özel nitelikli verilere ihtiyaç duymaz; bu tür verileri CRM'in serbest metin alanlarına girmemenizi önemle rica ederiz.

2. Bilgilerinizi Nasıl Kullanıyoruz

Topladığımız bilgileri şunlar için kullanırız:

• Hizmetlerimizi sağlamak, sürdürmek ve geliştirmek
• İşlemleri gerçekleştirmek ve ilgili bilgileri göndermek
• Size teknik bildirimler ve destek mesajları göndermek
• Yorumlarınıza ve sorularınıza yanıt vermek
• Pazarlama iletişimleri göndermek (izninizle)
• Trendleri ve kullanımı izlemek ve analiz etmek
• Dolandırıcılık işlemlerini tespit etmek ve önlemek
• Yasal yükümlülüklere uymak

3. Bilgi Paylaşımı ve Açıklama

Kişisel bilgilerinizi üçüncü taraflara satmaz, takas etmez veya kiralamayız. Bilgilerinizi yalnızca aşağıdaki durumlarda paylaşabiliriz:

• İzninizle
• Operasyonlarımızda bize yardımcı olan hizmet sağlayıcılarla
• Yasal yükümlülüklere uymak için
• Haklarımızı korumak ve dolandırıcılığı önlemek için
• İş transferi veya birleşme ile bağlantılı olarak
• 13. bölümde adları açıkça belirtilen yapay zekâ, e-posta ve mesajlaşma hizmet sağlayıcılarıyla — yalnızca talimatlarımız doğrultusunda ve bizim adımıza işlemek üzere

4. Veri Güvenliği

Kişisel bilgilerinizi yetkisiz erişim, değişiklik, ifşa veya imhaya karşı korumak için uygun teknik ve organizasyonel güvenlik önlemleri uyguluyoruz. Ancak, İnternet üzerinden iletim veya elektronik depolama yöntemi %100 güvenli değildir ve mutlak güvenliği garanti edemeyiz.

5. Veri Saklama

Kanun tarafından daha uzun bir saklama süresi gerekmediği veya izin verilmediği sürece, kişisel bilgilerinizi bu Gizlilik Politikasında belirtilen amaçları yerine getirmek için gerekli olduğu sürece saklarız.

6. Haklarınız

Bulunduğunuz konuma bağlı olarak, kişisel bilgileriniz hakkında aşağıdaki haklara sahip olabilirsiniz:

• Kişisel bilgilerinize erişim ve bir kopyasını alma
• Kişisel bilgilerinizi düzeltme veya güncelleme
• Kişisel bilgilerinizi silme
• Kişisel bilgilerinizin işlenmesine itiraz etme veya kısıtlama
• Veri taşınabilirliği
• İzni geri çekme

7. Çerezler ve Takip Teknolojileri

Web sitemizdeki etkinlikleri izlemek ve belirli bilgileri saklamak için çerezler ve benzer izleme teknolojileri kullanıyoruz. Tarayıcınızı tüm çerezleri reddetmesi veya bir çerez gönderildiğinde bilgi vermesi için ayarlayabilirsiniz.

8. Uluslararası Veri Transferleri

Bilgileriniz, veri koruma yasalarının sizin yetki alanınızdakilerden farklı olabileceği eyaletiniz, iliniz, ülkeniz veya diğer devlet yetki alanınız dışında bulunan sunucularda transfer edilebilir ve muhafaza edilebilir. Sunucularımız Avrupa Birliği'nde (Helsinki, Finlandiya) bulunmaktadır. Verilerin aktarıldığı alıcılar, bulundukları ülkeler ve her bir aktarımın hukuki dayanağı 13. bölümde ayrıntılı olarak gösterilmiştir.

9. Çocukların Gizliliği

Hizmetlerimiz 18 yaşın altındaki bireyler için tasarlanmamıştır. 18 yaşın altındaki çocuklardan bilerek kişisel bilgi toplamamaktayız.

10. Mobil Uygulama

Rapitek mobil uygulaması, izninizle şunlara erişir: konum (yalnızca uygulama kullanılırken — ziyaret check-in'i ve yakındaki kayıtları göstermek için; arka planda asla takip edilmez), kamera (kartvizit ve barkod taramak için), mikrofon (sesli not almak ve kaydetmeyi seçtiğiniz toplantıları kaydetmek için), fotoğraf kitaplığı (kart görselleri eklemek için) ve telefon rehberiniz (yalnızca seçtiğiniz bir müşteri adayını rehberinize YAZMAK için; rehberiniz okunmaz ve sunucularımıza gönderilmez). Uygulama ayrıca, şirketinizin CRM'i size bildirim gönderebilsin diye bir anlık bildirim jetonu kaydeder. Bu veriler yalnızca şirketinizin CRM hesabı içinde işlenir, aktarım sırasında şifrelenir (HTTPS/TLS), üçüncü taraflara asla satılmaz ve talep üzerine silinir. Uygulama, şirketiniz tarafından sağlanan bir Rapitek hesabı gerektirir.

Toplantı kaydı ve sesli notlar. Kaydettiğiniz ses, şirketinizin CRM hesabına yüklenir ve Rapitek'in kendi sunucularında yazıya dökülür; sesin kendisi hiçbir üçüncü tarafa gönderilmez. Elde edilen yazılı dökümün akıbeti 13. bölümde açıklanmıştır. Bir toplantıyı kaydetmeden önce ortamda bulunan herkesin rızasını almak sizin sorumluluğunuzdadır. İsteğe bağlı ses profili özelliğini de etkinleştirmeyi düşünüyorsanız, bu özellik biyometrik veri işlediğinden 11. bölümü okumanızı önemle rica ederiz.

11. Biyometrik Ses Profili (Ses İzi)

Bu özellik isteğe bağlıdır, varsayılan olarak kapalıdır ve Rapitek'i kullanabilmeniz için gerekli değildir.

Yalnızca mobil uygulamada bu özelliği kendiniz açmanız hâlinde (Profil → Ses Profilim), Rapitek konuşmanızdan yaklaşık 30 saniyelik bir örnek kaydeder ve bu örnekten bir ses izi türetir: sesinizin sayısal temsili (yaklaşık 192 değerden oluşan bir vektör). Ses izinin tek amacı, toplantı analizinin sizin konuşmanızı diğer katılımcılarınkinden ayırt edebilmesi ve toplantıda ne kadarını sizin, ne kadarını karşı tarafın konuştuğunu ölçebilmesidir.

Ham kaydın akıbeti. 30 saniyelik ses kaydı şifreli bağlantı üzerinden sunucularımıza iletilir, yalnızca ses izinin hesaplanmasında bir kez kullanılır ve işlem biter bitmez sunucularımızdan silinir. Kalıcı olarak saklanan tek veri, şifrelenmiş biçimde tutulan ses izinin kendisidir. Ham kayıt hiçbir yapay zekâ modelinin eğitiminde kullanılmaz ve hiçbir üçüncü tarafla paylaşılmaz.

Kimin sesi. Ses izi yalnızca özelliği kendi hesabından etkinleştiren kişi için, o kişinin kendi sesinden oluşturulur. Toplantıdaki diğer katılımcılar için ses izi oluşturulmaz ve saklanmaz; diğer konuşmacıların sesleri analiz sırasında yalnızca bölüm bazında karşılaştırılır ve işlem biter bitmez imha edilir.

Hukuki dayanak. Ses izi biyometrik veridir ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 6. maddesi ile Genel Veri Koruma Tüzüğü'nün (GDPR) 9. maddesi anlamında özel nitelikli kişisel veri niteliğindedir. Bu veriyi yalnızca ilgili kişinin AÇIK RIZASINA dayanarak işleriz. Açık rıza, kayıt alınmadan önce uygulamada yer alan ayrı ve yalnızca bu amaca özgü bir onay kutusunun işaretlenmesiyle verilir; genel kullanım koşullarının veya diğer izinlerin kabulüne dâhil edilmemiştir. Rıza sürümlenerek ve tarih damgasıyla kayıt altına alınır.

Rızanın geri alınması ve silme. Açık rızanızı, gerekçe göstermeksizin ve ürünü kullanımınız bakımından hiçbir olumsuz sonuç doğurmaksızın dilediğiniz an geri alabilirsiniz: mobil uygulamada Profil → Ses Profilim → Ses profilimi sil adımlarını izlemeniz yeterlidir. Ses izi derhâl ve kalıcı olarak silinir. Bu durumda toplantı analizi, hiçbir biyometrik veri kullanmayan yaklaşık moda geri döner; özelliğin geri kalanı çalışmaya devam eder. Silme talebinizi 15. bölümdeki iletişim bilgileri veya veri silme sayfamız üzerinden de iletebilirsiniz.

Saklama süresi. Ses izi, yalnızca açık rızanız devam ettiği ve hesabınız etkin olduğu sürece saklanır; rızanın geri alınması, hesabın kapatılması veya özelliğin sonlandırılması hâllerinden hangisi önce gerçekleşirse o anda silinir. Ses izi hiçbir yapay zekâ sağlayıcısına, hiçbir reklam ağına ve hiçbir üçüncü tarafa aktarılmaz; şirketinizin kendi veritabanının dışına çıkmaz.

12. Instagram ve Bağlı Mesajlaşma Kanalları

Rapitek'in ortak gelen kutusu, kendisini kullanan işletme adına mesajlaşma kanallarına bağlanır. Bir işletme WhatsApp Business numarasını veya Instagram profesyonel hesabını bağladığında Rapitek, yalnızca o işletmenin kendi CRM hesabı içinde olmak üzere şunları alır ve saklar:

• hesapla karşılıklı gönderilen doğrudan mesajlar ve bu mesajlarda iletilen fotoğraf, sesli not, video, belge ve konum bilgileri
• hesabın Instagram gönderilerine yapılan herkese açık yorumlar ve bu yorumlara verilen yanıtlar
• gönderenin platform kimliği, herkese açık kullanıcı adı veya görünen adı ve profil fotoğrafı. Instagram bakımından bu kimlik sayfa kapsamlı bir kimlik numarasıdır; telefon numarası değildir ve Instagram parolanızı ya da oturum bilgilerinizi içermez
• iletim, okundu ve zaman damgası bilgileri

Bu içerik bakımından Rapitek veri işleyen sıfatıyla hareket eder; hesabı işleten işletme ise veri sorumlusudur ve verinin hangi amaçla ve ne kadar süreyle saklanacağını belirler. Mesaj ve yorum içeriği reklam amacıyla kullanılmaz, satılmaz ve yapay zekâ modellerinin eğitiminde kullanılmaz. Instagram verileri, işletmenin hesabı bağlarken verdiği izinler çerçevesinde Meta'nın resmî Graph API'si üzerinden tarafımıza ulaşır; işletme bu bağlantıyı Kurulum ekranından dilediği an kaldırabilir ve bu durumda işleme derhâl sona erer.

Bir Rapitek müşterisine Instagram veya WhatsApp üzerinden yazdıysanız ve mesajlarınızın silinmesini istiyorsanız doğrudan ilgili işletmeye başvurmanız gerekir. Rapitek'in kendi hesabına yazdıysanız 15. bölümdeki iletişim bilgilerini veya veri silme sayfamızı kullanabilirsiniz.

13. Yapay Zekâ ile İşleme ve Yurt Dışına Aktarım

Rapitek'in bazı özellikleri büyük dil modelleriyle çalışır. Bu özellikler kullanıldığında, yalnızca ilgili işlemin görülmesi için gerekli olan içerik sunucularımızdan çıkar ve aşağıda adı açıkça belirtilen sağlayıcı tarafından işlenir:

• Rapi (CRM içi asistan) — talebinizin metni veya sesten yazıya çevrilmiş hâli ile talebi yanıtlamak için gereken CRM kayıtları Anthropic PBC'ye (Amerika Birleşik Devletleri) gönderilir.
• Kartvizit tarama — taradığınız kartvizitin fotoğrafı, üzerindeki iletişim bilgilerinin okunabilmesi için Anthropic PBC'ye (Amerika Birleşik Devletleri) gönderilir.
• Toplantı özetleri ve koçluk yorumları — sesin kendisi Rapitek'in kendi sunucularında yazıya dökülür ve sunucularımızdan hiç çıkmaz; yalnızca elde edilen yazılı döküm ve hesaplanan istatistikler Anthropic PBC'ye (Amerika Birleşik Devletleri) gönderilir.
• Ses iziniz hiçbir yapay zekâ sağlayıcısına gönderilmez. Şifreli biçimde, şirketinizin kendi veritabanında kalır.

Anthropic bu içeriği yalnızca sonucu tarafımıza döndürmek amacıyla işler; Anthropic'in ticari kullanım koşulları uyarınca API üzerinden gönderilen içerik model eğitiminde kullanılmaz. Bu özellikler için OpenAI veya başka bir model sağlayıcısı kullanılmamaktadır.

Ayrıca giden e-postaların iletilmesi için Amazon Web Services (Simple Email Service, Frankfurt bölgesi, Avrupa Birliği) hizmetinden ve 12. bölümde anlatılan WhatsApp Business ile Instagram kanalları için Meta Platforms (Amerika Birleşik Devletleri / İrlanda) hizmetlerinden yararlanılmaktadır.

8. bölümün somut karşılığı budur. Türkiye'de bulunan ilgili kişiler bakımından bu işlemler, 6698 sayılı Kanun'un 9. maddesi anlamında kişisel verilerin yurt dışına aktarılması niteliğindedir ve açık rızanıza ve/veya sağlayıcılarla akdedilen sözleşmesel güvencelere dayanılarak gerçekleştirilir. Avrupa Ekonomik Alanı'nda bulunan ilgili kişiler bakımından Amerika Birleşik Devletleri'ne yapılan aktarımlar, Avrupa Komisyonu'nun Standart Sözleşme Maddeleri çerçevesinde yapılır. 3. bölümde belirtildiği üzere kişisel verilerinizi satmaz, takas etmez veya kiralamayız; burada adı geçen sağlayıcılar verilerinizi yalnızca bizim talimatlarımız doğrultusunda işler.

14. Bu Gizlilik Politikasındaki Değişiklikler

Gizlilik Politikamızı zaman zaman güncelleyebiliriz. Bu sayfada yeni Gizlilik Politikasını yayınlayarak ve 'Son güncelleme' tarihini güncelleyerek herhangi bir değişikliği size bildireceğiz.

15. Bize Ulaşın

Bu Gizlilik Politikası hakkında sorularınız varsa, lütfen bizimle iletişime geçin: