E-Fatura, E-Arşiv ve Yerel Uyumluluk: CRM Bu Zincirin Neresinde Durur?

Kategori: Rehber
Yayın tarihi: 03 Eylül 2025
İlgili yazı 1: Sipariş Yönetimi Nedir? CRM ile ERP Arasındaki Sınır Nerede Çizilir?
İlgili yazı 2: CRM'e Gmail, Outlook ve Google Takvim Bağlamak: Hangi Sağlayıcı, Hangi Yön, Hangi İzin Kapsamı?
İlgili yazı 3: CRM Veri Göçünde Alan Eşleştirme: CSV Başlıkları Otomatik Eşleşir mi?

E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği UBL-TR biçiminde düzenlenen, mali mühür ya da nitelikli elektronik sertifikayla imzalanan ve GİB altyapısı üzerinden iletilen elektronik faturadır. E-arşiv fatura ise e-fatura kapsamında olmayan mükelleflere ve nihai tüketicilere düzenlenir; alıcıya doğrudan iletilir ve GİB'e raporlanır.

CRM bu zincirin içindedir ama belgeyi üreten yerde değildir. Satış tarafında teklif, sipariş, cari bilgi ve vergi kimliği toplanır; fatura ise mali mühürü olan bir sistem tarafından kesilir. İki tarafı birbirine bağlayan şey bir modül değil, bir veri akışıdır.

Bu yazı mevzuat özeti olmayacak. Belgeyi kimin ürettiğini, CRM'in zincirin neresinde durduğunu, teklif ve sipariş verisinin muhasebe tarafına nasıl taşındığını, verinin nerede saklandığını ve KVKK'nın bu konuda ne dediğini anlatacak. Rapitek CRM'in sınırlarını da yazacağız: bu konuda kolayca yapılan hata, olmayan bir yeteneği varmış gibi anlatmaktır.

Tez

E-fatura mali mühürle imzalanır ve GİB altyapısı üzerinden iletilir; imzayı atan sistem CRM değildir. Bu zincire bağlanan kodu kendi kod tabanımızda aradık: sıfır fonksiyon bulduk. CRM zincire veri verir, belgeyi üretmez.

İçindekiler

E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki fark nedir?

Fark, alıcının kim olduğunda başlar.

E-fatura, e-fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir ve GİB altyapısı üzerinden iletilir. Ticari fatura senaryosunda alıcının belgeyi kabul ya da reddetme hakkı vardır; temel fatura senaryosunda böyle bir adım yoktur.

E-arşiv fatura, e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere ve nihai tüketicilere düzenlenir. Belge alıcıya doğrudan iletilir — e-posta, bağlantı ya da basılı çıktı — ve GİB'e raporlanır.

Belge numaralandırması da ayrışır: e-faturada seri GİB'in tanımladığı yapıya bağlıdır, e-arşivde firmanın kendi serisi kullanılır. İptal ve itiraz prosedürleri de aynı değildir.

Zincirin yanında iki uygulama daha durur: e-irsaliye sevkiyat belgesini, e-defter ise yasal defterleri elektronik ortama taşır. Bunların hiçbiri CRM'in ürettiği belgeler değildir.

Rol dağılımı

Belgeyi kim üretir, CRM'in rolü ne?

Tabloda entegratör markası yok. Rapitek CRM'de hiçbir entegratöre bağlanan kod bulunmadığı için marka yazmak, olmayan bir bağlantıyı ima eder.
Belge ya da adım	Kim üretir	CRM'in rolü
Teklif	CRM	Belgeyi CRM üretir; PDF şablonu kiracıda düzenlenir
Sipariş	CRM	Teklif tek aksiyonla siparişe dönüşür
E-fatura (UBL-TR)	GİB onaylı özel entegratör ya da muhasebe yazılımı	Fatura verisini kaynak olarak verir
E-arşiv fatura	Aynı entegratör ya da muhasebe yazılımı	Cari, vergi kimliği ve kalem bilgisini taşır
E-irsaliye	Entegratör ya da ERP	Rolü yok
E-defter	Mali müşavir ya da muhasebe yazılımı	Rolü yok
Tahsilat mutabakatı	Muhasebe yazılımı	Ödeme durumunu okuma amacıyla taşıyabilir

Zincirin CRM tarafı: teklif, sipariş ve cari bilgi

Rapitek CRM'de ölçülmüş olan kısım zincirin sol ucudur.

Teklif ve sipariş nesneleri canlıdır ve dönüşüm tek bir aksiyonla yapılır: bir müşteri kurulumunda 9 teklifin 9'u siparişe dönmüştür. Teklif PDF şablonu her kiracıda Türkçe ve İngilizce olarak bulunur ve kiracı tarafından düzenlenir.

Fatura ve tahsilat nesneleri üründe vardır ama kullanımı sahada oluşmamıştır: erişilebilir sekiz kiracının tamamında toplam 2 fatura ve 4 tahsilat kaydı bulunuyor. Fatura adımı kiracı bazında açılıp kapatılabiliyor; bugün sekiz kiracının dördünde etkin.

Cari tarafta ihtiyaç duyulan alanlar — unvan, vergi dairesi, vergi kimlik numarası, adres — özel alan olarak eklenir ve bunun için kod yazmak gerekmez. Ölçüldü: 19 kiracı bu yolla toplam 277 özel alan tanımladı.

Kargo tarafında bir uyarı: takip numarası düz metin bir alandır ve hiçbir kargo servisi çağrılmaz. Numara elle ya da API üzerinden yazılır, sistem onu sorgulamaz.

Kurulum sırası

Teklif ve sipariş verisini muhasebe tarafına taşımanın sırası

1

Belge sınırını yazılı hâle getirin

Hangi belgenin nerede üretileceğini tek sayfada yazın: teklif ve sipariş CRM'de, fatura entegratörde. Sınır yazılı değilse aynı satış iki sistemde iki ayrı numarayla kaydedilebilir; bunu kendi projelerimizde gördük.
2

Cari alanlarını CRM tarafında tamamlayın

Unvan, vergi dairesi, vergi kimlik numarası ve adres alanlarını firma kaydında zorunlu hâle getirin. Alan kaynağında zorunlu değilse eksiklik ancak fatura kesilirken görülür ve düzeltme talebi satış tarafına geri döner; kendi kurulumlarımızda bu sırayı böyle gördük.
3

Eşleştirme anahtarını seçin

İki sistemi hangi alanın eşleştireceğine karar verin: vergi kimlik numarası ya da muhasebedeki cari kod. Firma adını anahtar olarak kullanmayın — iki sistemdeki yazım farkı mükerrer cari üretir. Kendi projelerimizde bu hatayı sonradan temizlemek, anahtarı başta seçmekten pahalıya geldi.
4

Aktarımı REST API üzerinden kurun

Sipariş verisi Rapitek CRM'in REST API'sinden okunur; erişim OAuth2 ile korunur, alan yapısı describe uçlarından okunur ve toplu uçlar bir çağrıda 200 kayıt taşır. Canlı bir müşteri kurulumunda üçüncü taraf bir ERP entegratörü aynı API üzerinden kayıt okuyup yazıyor; ölçülen kurulum sayısı bir.
5

Fatura durumunu CRM'e geri yazın

Fatura numarası ve ödeme durumu CRM'e geri yazılır ki satış ekibi cari durumu CRM'de görsün. Akış tek yönlü kurulursa satıcı cari durumu CRM'de göremez ve bilgiyi muhasebeden istemek zorunda kalır.
6

İlk dönem mutabakatını elle kontrol edin

İlk ay sipariş sayısı ile kesilen fatura sayısını elle karşılaştırın ve farkı yazılı tutun. İlk dönem kapanmadan aktarımın eksiksiz çalıştığı doğrulanmış olmaz.

Veri nerede duruyor ve KVKK ne diyor?

Rapitek CRM'in uygulaması ve veritabanı Helsinki/Finlandiya'da çalışır. Yüklenen dosyalar Frankfurt/Almanya'da, veritabanı yedekleri Falkenstein/Almanya'da tutulur. Üç konum da Avrupa Birliği içindedir; Türkiye'de hiçbir bileşen yoktur ve bölge seçimi diye bir mekanizma sunmuyoruz.

KVKK, kişisel verinin Türkiye'de tutulmasını genel bir kural olarak zorunlu kılmaz. Veri yerleşimi şartı, kamu kurumlarını ilgilendiren 2019/12 sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesi ile BDDK, TCMB, SPK ya da BTK düzenlemelerine tabi kurumlar için ayrı ayrı doğar. Bu bir hukuki görüş değildir; şartnamesi olan alıcı kendi mevzuatına bakmalıdır.

İzin tarafında ürünün gerçekten yaptığı bir iş var. İYS entegrasyonu, yetkili entegratör Verimor üzerinden iki yönlü çalışır: izin sorgulama ve izin bildirimi. Ölçüldü: bugün iki kiracıda production modunda ve izinler İYS'ye gerçekten iletilmiş.

KVKK izin kanıt zinciri de veri modelinde tanımlıdır: izin metni, metnin sürümü, alındığı zaman, IP adresi ve kaynağın URL'si ayrı alanlarda tutulur. Alanlar kurulu; sahada doldurulma oranı ölçülmedi.

Yerel uyum listesi: hangi kalem kimde?

E-fatura ve e-arşiv

Belge üretimi CRM'in dışındadır. Alıcı tarafında karar verilecek iki şey var: belgeyi hangi entegratör ya da muhasebe yazılımı kesecek ve iki sistem hangi alan üzerinden eşleşecek.

İYS izin yönetimi

Rapitek CRM tarafında. İzin sorgulama ve bildirim ürünün kendi işidir; hangi yetkili entegratörle ve kaç kiracıda ölçüldüğü bu yazının SSS bölümünde yazılı.

Çoklu para birimi

Rapitek CRM tarafında. Ölçülen sekiz kiracının sekizinde 21-23 para birimi güncel kurla tutulur. Abonelik tarafı USD üzerinden çalışır; kiracı ekranında TRY dönüşümü yoktur.

E-defter, e-irsaliye, Ba-Bs, tevkifat

Muhasebe tarafında. Rapitek CRM bu belgeleri üretmez, bu hesapları yapmaz ve bunları yapan bir modülü yoktur. CRM'in katkısı, hesabın dayandığı satış verisini tek yerde ve temiz tutmaktır.

Bizim sınırlarımız

Rapitek CRM e-fatura ya da e-arşiv belgesi üretmez. Mali mühür, nitelikli elektronik sertifika ve UBL-TR üretimi ürünün kapsamı dışındadır.

GİB'e, Uyumsoft'a, İzibiz'e, Foriba'ya ya da Paraşüt'e bağlanan tek satır kodumuz yok. Bunu ölçtük: kod tabanında bu sağlayıcılar için tanımlı sıfır fonksiyon ve sıfır sınıf var.

Fatura nesnesinde ETTN ya da GİB durumu diye bir alan yok. Yani ürün, resmî bir belgenin durumunu takip edecek veri yapısına sahip değil.

Luca ile bir bağlantımız yok. Logo, SAP, Netsis, Mikro ve IFS için de sağlayıcıya özel yazılmış kod bulunmuyor; bu sistemlerle çalışma yolu açık REST API üzerinden projeye özel entegrasyondur.

Banka ekstresi okuma ve IBAN eşleştirme de yok. Tahsilat kaydı elle ya da API üzerinden girilir.

Bunları yazıyoruz çünkü e-fatura konusunda verilen sözün karşılığı ilk fatura döneminde görülür. Sınırı sözleşmeden önce yazmak, sonradan düzeltmekten ucuza geliyor — bunu kendi projelerimizde gördük.

SSS

Sık sorulan sorular

Rapitek CRM'de hazır bir e-fatura modülü var mı?

Hayır — kutudan çıkan bir modül yok. Ölçtük: kod tabanında GİB, Uyumsoft, İzibiz, Foriba ve Paraşüt için tanımlı sıfır fonksiyon var ve fatura nesnesinde ETTN alanı bulunmuyor. Yapılan iş şudur: teklif ve sipariş verisi CRM'de oluşur, REST API üzerinden sizin entegratörünüze ya da muhasebe yazılımınıza taşınır, fatura numarası ve ödeme durumu CRM'e geri yazılır.

Rapitek CRM ile e-fatura kesebilir miyim?

Hayır — belgeyi GİB onaylı bir özel entegratör ya da mali mühürü olan bir muhasebe yazılımı keser. Rapitek CRM mali mühür kullanmaz, UBL-TR üretmez ve GİB'e belge iletmez. CRM'in işi zincirin sol ucudur: cari bilgi, vergi kimliği, kalem ve fiyat verisini temiz ve tek yerde tutmak.

Paraşüt ya da Luca entegrasyonunuz var mı?

Hayır — bu sağlayıcılara özel yazılmış kodumuz yok. Bağlantı kurulacaksa yol açık REST API üzerinden projeye özel entegrasyondur: erişim OAuth2 ile korunur, alan yapısı describe uçlarından okunur, toplu uçlar bir çağrıda 200 kayıt taşır. Aynı yöntem Logo, SAP, Netsis, Mikro ve IFS için de geçerlidir.

Verilerim Türkiye'de mi saklanıyor?

Hayır — sunucularımızın tamamı Avrupa Birliği içinde. Türkiye'de hiçbir bileşen yok ve bölge seçimi diye bir mekanizma sunmuyoruz. Hangi bileşenin hangi ülkede ve şehirde durduğu bu yazının "Veri nerede duruyor" bölümünde ve /guvenlik sayfasında yazılı.

KVKK verinin Türkiye'de tutulmasını zorunlu kılıyor mu?

Hayır — KVKK genel bir veri yerleşimi şartı getirmez. Şart ayrı kaynaklardan doğar: 2019/12 sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesi kamu kurumlarını ilgilendirir, BDDK/TCMB/SPK/BTK düzenlemelerine tabi kurumların ise kendi mevzuatı vardır. Ayrıntısı bu yazının "Veri nerede duruyor ve KVKK ne diyor?" bölümünde. Bu bir hukuki görüş değildir; şartnameniz varsa kendi düzenleyicinize bakın.

İYS izinlerini CRM üzerinden yönetebilir miyim?

Evet — İYS entegrasyonu yetkili entegratör Verimor üzerinden iki yönlü çalışır: izin sorgulama ve izin bildirimi. Ölçüldü: bugün iki kiracıda production modunda ve izinler İYS'ye gerçekten iletilmiş. Ayrıca izin metni, sürümü, zamanı, IP adresi ve kaynak URL'si CRM'in veri modelinde ayrı alanlarda tutulur.

Fatura ve tahsilat nesneleri Rapitek CRM'de var mı?

Evet — nesneler üründe tanımlı ve fatura adımı kiracı bazında açılıp kapatılabiliyor; bugün erişilebilir sekiz kiracının dördünde etkin. Sahadaki kullanım düşük: sekiz kiracının tamamında toplam 2 fatura ve 4 tahsilat kaydı var. Bu nesneler CRM içi takip içindir, resmî belge üretmez.

E-fatura aktarımı dahil kurulum ne kadar sürer?

Keşif görüşmesinden sonra size aralık değil tarih veririz. E-fatura aktarımı olan bir kurulumda takvimin içinde bize ait olmayan bir kalem var: karşı sistemin API erişiminin ne zaman açılacağı. Bu kalemi görüşmede ayrı yazıyoruz ki tarih onun üzerine değil, onunla birlikte kurulsun.

İlgili içerikler

Zinciri birlikte çizelim

Rapitek CRM'i kuran ekip, Salesforce döneminde 200'den fazla kurumsal CRM projesi tamamladı. Ürün yeni, ekip değil: alanları, aşamaları ve raporları biz yapılandırıyoruz, verinizi biz aktarıyoruz, ekibinize Türkçe eğitimi biz veriyoruz.

Demo talep edin

Belge sınırını — hangi kaydın CRM'de, hangi belgenin entegratörde üretileceğini — keşif görüşmesinde birlikte çiziyor ve yazıya geçiriyoruz.

Yazan

Kerim Yıldırım

Kurucu, Rapitek CRM · Salesforce döneminde 200'den fazla kurumsal CRM projesi

Kaynaklar

Bu yazıdaki dış olgular şu birincil kaynaklara dayanıyor: