Mejor software CRM gratuito 2026

Los programas de CRM gratuitos suelen ofrecer funciones básicas sin coste, pero tienen limitaciones como topes de usuarios (2-12 usuarios), límites de almacenamiento, funciones restringidas y soporte limitado o nulo. A menudo se requiere actualizar a planes de pago a medida que la empresa crece.

Para equipos pequeños (1-3 personas), HubSpot Free CRM, Zoho CRM Free (3 usuarios) y Freshsales Free (3 usuarios) son opciones populares. La elección depende de si necesitas herramientas de marketing (HubSpot) o funciones enfocadas en ventas (Freshsales).

Los costes ocultos incluyen: tiempo perdido por funciones limitadas, pérdida de productividad por falta de integraciones, costes de migración de datos al actualizar, almacenamiento limitado que obliga a contratar extras, ausencia de soporte dedicado que alarga la resolución de incidencias y posibles problemas de propiedad de los datos con algunos proveedores.

Un plan gratuito ofrece funciones limitadas de forma indefinida. Una prueba gratuita (como la de 14 días de Rapitek) da acceso completo a todas las funciones durante un tiempo limitado. Las pruebas gratuitas te permiten evaluar el producto completo antes de decidir, mientras que los planes gratuitos restringen qué funciones puedes usar.

Las empresas deberían plantearse un CRM de pago cuando: el equipo supera el límite de usuarios gratuitos (normalmente 2-3 usuarios), se necesitan funciones avanzadas como automatización o informes, se requieren integraciones con otras herramientas de negocio, el almacenamiento alcanza el tope del plan gratuito, o el soporte dedicado y las garantías de SLA son importantes. Para equipos de más de 5 usuarios, un CRM de nivel empresarial como Rapitek (desde 25 $/usuario, con la implementación incluida) suele aportar más valor que forzar una herramienta gratuita. El factor diferencial de Rapitek es su IA: la mayoría de las IA de CRM solo leen, Rapitek escribe: le cuentas por voz o texto lo que pasó y crea y actualiza registros reales en 11 objetos, con un paso de confirmación antes de cada escritura.

Cada CRM gratuito impone distintos límites. HubSpot Free: usuarios ilimitados, 1 millón de contactos, pero 1 pipeline de negocios e informes limitados. Zoho Free: solo 3 usuarios, 5.000 registros. Bitrix24 Free: 12 usuarios, contactos ilimitados, pero almacenamiento limitado a 5GB y muchas funciones tras el muro de pago. Capsule Free: 2 usuarios, 250 contactos (muy justo). Freshsales Free: solo 3 usuarios, pipeline Kanban básico. Agile CRM: 10 usuarios, 1.000 contactos, pero la empresa ha estado poco activa en actualizaciones. Elige HubSpot Free si necesitas usuarios ilimitados y te basta con 1 pipeline; Bitrix24 si necesitas una gestión de proyectos ligera integrada. Cualquiera de ellos se queda corto con más de 5 usuarios de ventas activos: ahí es donde Rapitek CRM, a 25 $/usuario/mes con la implementación incluida, resulta más económico que pelear con los muros de pago para actualizar.

El plan gratuito de Bitrix24 ofrece contactos ilimitados en el CRM, pero con límites prácticos: 5 GB de almacenamiento total de archivos, 12 usuarios y restricciones de funciones (sin reglas de automatización de ventas en el plan gratuito, sin informes avanzados, sin telefonía). La promesa de "contactos ilimitados" es real, pero combinada con el tope de almacenamiento, alcanzarás los límites si los contactos tienen muchos archivos adjuntos (PDF, imágenes, notas de voz).

Bitrix24 gratuito en 2026: 12 usuarios, 5 GB de almacenamiento, sin reglas de automatización de ventas, sin informes avanzados/personalizados, sin telefonía nativa (llamadas), personalización limitada del embudo de ventas, sin diseñador de procesos de negocio, sin control de tiempo, sin historial de edición de registros, pie de página con la marca Bitrix24. Es adecuado para equipos de menos de 12 usuarios que aprenden lo que hace un CRM; los equipos que necesitan automatización de flujos de trabajo, informes personalizados o grabación de llamadas tienen que pagar por ello (Bitrix24 Standard empieza en unos 80 $/mes para 50 usuarios).

HubSpot Free encabeza la lista con 1.000.000 de contactos. Bitrix24 también ofrece contactos ilimitados, pero con un tope de 5 GB de almacenamiento. Zoho Free se limita a 5.000 registros. Capsule Free a 250 contactos (ajustado). Freshsales Free no tiene un límite estricto de contactos, pero limita los usuarios a 3 y carece de funciones de marketing. Si el volumen de contactos es la necesidad principal, HubSpot Free o Bitrix24 son las opciones prácticas, ambos con las contrapartidas mencionadas.

HubSpot Free incluye email marketing básico (2.000 envíos/mes, con marca). Agile CRM Free incluye 5.000 correos/mes con marca. Bitrix24 Free tiene campañas de email marketing, pero con poca variedad de plantillas. Zoho Free excluye el email marketing del plan gratuito (está en Zoho Campaigns, con licencia aparte). Para una automatización de correo seria (campañas de goteo, envíos activados por comportamiento, pruebas A/B), todos los planes gratuitos se quedan cortos: todos te empujan al pago. Rapitek CRM, a 25 $/usuario/mes, incluye email marketing sin topes de envío por usuario y sin pie de página de marca.

HubSpot Free: usuarios ilimitados (lo mejor en gratuito). Bitrix24 Free: 12 usuarios. Agile CRM Free: 10 usuarios. Capsule Free: 2 usuarios. Zoho Free: 3 usuarios. Freshsales Free: 3 usuarios. Pipedrive: sin plan gratuito (solo prueba de 14 días). Para equipos de más de 5, HubSpot Free o Bitrix24 Free son las únicas opciones gratuitas realistas. Para más de 10 usuarios en los que necesitas funciones de CRM reales (automatización, informes personalizados, integraciones), las cuentas suelen favorecer pagar 25 $/usuario/mes por Rapitek CRM con la implementación incluida.

HubSpot Free es el más popular en la región DACH por su interfaz en alemán madura y una opción de residencia de datos en la UE conforme al GDPR. Bitrix24 tiene interfaz en alemán y opción de centro de datos en la UE. Zoho Free tiene interfaz en alemán, pero los datos se alojan en la región que elija Zoho. Para empresas de la región DACH con requisitos estrictos de GDPR, HubSpot Free con residencia de datos en la UE es la opción gratuita segura. Como opción de pago, Rapitek CRM incluye una interfaz en alemán integrada (interfaz en 8 idiomas) y ofrece a cada cliente una base de datos dedicada y físicamente separada, bajo controles de protección de datos KVKK/GDPR; consúltanos la región de alojamiento concreta antes de decidirte.

Sí. HubSpot Free, Bitrix24 Free, Zoho Free, Capsule Free, Freshsales Free y Agile CRM permiten registrarse sin tarjeta de crédito. Pipedrive exige tarjeta de crédito para la prueba gratuita de 14 días (se convierte automáticamente en plan de pago al finalizar). Salesforce solo ofrece una prueba de 30 días que requiere tarjeta de crédito.