Gmail / Google Workspace Entegrasyonu

Rapitek CRM Gmail verilerinizi nasıl kullanır

Rapitek CRM, Rapitek (İstanbul, Türkiye, 2018'de kuruldu) tarafından geliştirilen ve işletilen çok kiracılı bir SaaS Müşteri İlişkileri Yönetimi uygulamasıdır. Gmail hesabınızı bağladığınızda Rapitek CRM, iş e-postası yazışmalarınızı eşleşen müşteri kayıtlarına senkronize eder; böylece satış ve destek ekipleriniz, müşteri iletişiminin tüm geçmişini tek ekranda görür — e-postaları kopyalayıp yapıştırmaya ya da Chrome eklentisi kurmaya gerek kalmaz.

Bu sayfa kullanıcılar, BT yöneticileri ve Google OAuth inceleme ekipleri için Rapitek CRM'in tam olarak hangi Google hesabı verilerine eriştiğini, her kapsamın neden istendiğini, verilerin nasıl saklandığını ve korunduğunu, ayrıca erişimi iptal etme veya verileri silme için kullanıcı kontrollerini açıklar.

Entegrasyon ne yapar

📥 Gelen e-posta senkronizasyonu

CRM kiracınızdaki bir Müşteri Adayı, Kişi veya Hesap ile eşleşen bir e-posta adresinden gelen (veya bu adrese gönderilen) bir Gmail mesajı olduğunda Rapitek, mesajın meta verisini ve gövdesini alarak ilgili müşteri kaydının etkinlik akışına ekler. Konu zincirleri korunur — yanıtlar mevcut zincire eklenir.

📤 Adınıza giden e-posta gönderme

Satış temsilcileri Rapitek CRM içinden müşterilere e-posta gönderebilir. Mesaj sizin Gmail hesabınız üzerinden iletilir (böylece "Gönderilenler" klasörünüzde görünür ve gerçek "Gönderen" adresinizi kullanır) ve aynı anda CRM'deki müşteri kaydına da kaydedilir.

📊 Açılma + tıklama takibi (her e-posta için isteğe bağlı)

Satış kadansı e-postalarında kullanıcı, mesaj başına izleme pikseli + bağlantı yeniden yazma seçeneğini etkinleştirebilir; bu, alıcının e-postayı açtığını veya bir bağlantıya tıkladığını kaydeder. Açılma/tıklama olayları müşteri etkinlik akışında saklanır. Standart işlemsel e-postalar takip edilmez.

🤖 Yapay zeka e-posta özellikleri (Anthropic Claude ile)

Bir satış temsilcisi yapay zeka asistanından bir tanıtım mesajı veya yanıt taslağı hazırlamasını istediğinde, yapay zeka kişiselleştirilmiş bir taslak üretmek için en son konu bağlamını (eşleşen kişiden gelen son birkaç mesaj) okuyabilir. Taslaklar gönderilmeden önce her zaman insan incelemesi ve tek tıkla onay gerektirir — yapay zeka mesajları otonom olarak GÖNDERMEZ.

Talep edilen OAuth kapsamları ve nedenleri

Rapitek CRM'de Ayarlar → E-posta yolundan "Gmail'i Bağla" düğmesine tıkladığınızda Google'ın standart izin ekranına yönlendirilirsiniz. Talep edilen kapsamlar şunlardır:

Kapsam	Neden gereklidir
`https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly`	CRM kişi e-posta adresleriyle eşleşen yazışmaların meta verisini ve gövdesini okuyarak ilgili kişi kaydında görüntülenmesini sağlar. CRM dışındaki adreslerin mesajlarını okumayız; sonuçlar herhangi bir saklama öncesinde sunucu tarafında filtrelenir.
`https://www.googleapis.com/auth/gmail.send`	Rapitek CRM içinde oluşturulan e-postaları gönderir ("adınıza gönderme"); böylece "Gönderen" adresi ve Gönderilenler klasörü gerçek göndereni yansıtır.
`https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify`	İşlenen mesajlara "Rapitek CRM'e Senkronize" Gmail etiketi uygular; böylece kullanıcılar hangi mesajların senkronize edildiğini denetleyebilir. Mesajları silmeyiz, kullanıcı CRM arayüzünden açıkça arşivlemediği sürece klasörler arasında taşımayız ve mesaj içeriğini değiştirmeyiz.
`https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email` `openid`	Bağlanan Google hesabını tanımlar; böylece OAuth tokenlarını doğru Rapitek CRM kullanıcısıyla eşleştiririz.

Talep etmediğimiz kapsamlar: daha geniş gmail.full kapsamı, kişi kapsamları, Drive kapsamları veya diğer Google servisi kapsamlarının hiçbirini talep etmeyiz.

Google API Services Kullanıcı Veri Politikası — Limited Use beyanı

Aşağıdaki resmi beyan Google politikası gereği İngilizce verilmiştir.

Rapitek CRM's use of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

✓ We use Gmail data only to provide and improve user-facing features that are prominent in the requesting application's user interface (i.e. the Rapitek CRM email inbox / customer activity timeline that users explicitly choose to use).
✓ We do not transfer Gmail data to others except as needed to provide or improve user-facing features that are prominent in the requesting application's user interface, in compliance with applicable law, or as part of a merger / acquisition / sale of assets (with your continued consent).
✓ We do not use Gmail data for serving advertisements, including retargeting, personalized, or interest-based advertising.
✓ We do not allow humans to read Gmail data unless we have your affirmative agreement for specific messages (e.g. you flag a message for support investigation), it is necessary for security purposes (e.g. investigating abuse), to comply with applicable law, or for operational purposes against aggregated and anonymized data.
✓ We do not use Gmail data to train or improve generalized AI / ML models. The AI email-drafting feature uses Anthropic's Claude API in stateless mode — Anthropic does not retain or train on the content per their commercial API terms.

Gmail verileri nasıl saklanır ve korunur

Saklama konumu: Senkronize edilen mesajlar, Avrupa Birliği'nde (Hetzner Helsinki — GDPR uyumlu veri merkezi) barındırılan kiracınıza özel MySQL veritabanında saklanır. Her Rapitek CRM müşterisinin (kiracı) fiziksel olarak ayrı bir veritabanı vardır; bir müşteri, veritabanı katmanında bile başka bir müşterinin verisini okuyamaz.
Şifreleme: Aktarım sırasındaki veriler TLS 1.3 (nginx önünde Cloudflare) ile korunur. Saklı veriler AES-256 ile şifrelenmiş disk birimlerinde tutulur. OAuth yenileme tokenları Fernet (simetrik kimlik doğrulamalı şifreleme) ile saklı olarak şifrelenir.
Erişim kontrolleri: Yalnızca kiracınıza ait kimliği doğrulanmış kullanıcılar, uygulamanın rol tabanlı erişim kontrolleri üzerinden senkronize Gmail verilerinizi okuyabilir. Rapitek personeli, kiracı açıkça belirli bir sorunu incelemesini isteyen bir destek talebi açmadıkça kiracı verilerine erişmez; erişim değiştirilemez bir denetim kaydına kaydedilir.
Saklama süresi: Senkronize mesajlar, eşleşen müşteri kaydı var olduğu sürece kiracı veritabanınızda kalır. Bir müşteri kaydını sildiğinizde, eklenen tüm e-posta konuları yumuşak silinir (90 gün bekleme süresi) ve ardından kalıcı olarak silinir. Gmail bağlantısını kestiğinizde veya Rapitek CRM hesabınızı sildiğinizde saklanan tüm mesajlar ve OAuth tokenları 30 gün içinde silinir.
Alt işleyiciler: Hetzner (Almanya / Finlandiya — altyapı barındırma), Cloudflare (ABD — DDoS / CDN, hiçbir mesaj gövdesi Cloudflare loglarından geçmez) ve Anthropic (ABD — isteğe bağlı yapay zeka e-posta taslakları için Claude API, durumsuz / eğitimsiz) kullanılır.

Erişimi iptal etme veya verileri silme

1. Rapitek CRM içinden bağlantıyı kesin: Ayarlar → E-posta yolunu açın → Google hesabınızın yanındaki "Gmail Bağlantısını Kes" düğmesine tıklayın. Bu işlem, tarafımızdaki OAuth tokenlarını geçersiz kılar ve tüm senkronizasyonu anında durdurur. Daha önce senkronize edilmiş mesajlar müşteri kayıtlarına ekli kalır (her kaydı ayrı silebilirsiniz). Daha sonra tekrar bağlanmak yeni bir OAuth onayı gerektirir.
2. Doğrudan Google Hesabınızdan iptal edin: myaccount.google.com/permissions adresini ziyaret edin, "Rapitek CRM"i bulun ve "Erişimi Kaldır" düğmesine tıklayın. Google tokenları anında geçersiz kılar; zamanlanmış senkronizasyonumuz bir sonraki çalışmada iptali algılar ve erişim denemelerini durdurur.
3. Senkronize edilmiş tüm mesajları silin: iletişim formu üzerinden "Senkronize Gmail verilerimi sil" konusuyla bize ulaşın; saklanan tüm mesajları 7 iş günü içinde kiracınızdan kalıcı olarak sileriz. (CRM arayüzünden kayıt başına yumuşak silme de mümkündür.)
4. Rapitek CRM hesabınızı kapatın: iletişim formu üzerinden bize ulaşın. Hesap kapatıldığında tüm kiracı veritabanınız (senkronize edilmiş tüm Gmail verileri dahil) 30 gün içinde silinir.

Uyumluluk ve hukuki bilgiler

KVKK (Türkiye)

Veri sorumlusu: Rapitek. Kiracı bazında ayrıştırılmış depolama, IP'li onay kaydı, tam veri sahibi erişim / silme talep yönetimi.

GDPR (EU)

AB içinde bulunan veri merkezleri, hukuki dayanak = sözleşmenin ifası + meşru menfaat, talep üzerine DPA, 72 saatlik ihlal bildirim politikası.

Google API Politikası

Limited Use uyumlu (yukarıdaki beyana bakın), kapsam içi doğrulama sürmekte, kısıtlı kapsamlar yalnızca gerekli olduğunda istenir.

Gizlilik ve Şartlar: Gizlilik Politikası · Kullanım Şartları · İletişim formu · Güvenlik özeti