CRM araçları, kişileri yönetmekten ve sanal bir rolodex olarak hizmet etmekten çok daha fazlasını yapabilir. Müşterileri takip ederek, müşteri adaylarını beslemekten anlaşmayı kapatmaya ve müşteri sadakatini korumaya kadar, CRM yazılımı satışları artırmanıza da yardımcı olabilir. Satış gücünün otomasyonu sayesinde, zamandan ve paradan da bir ton tasarruf edebilirsiniz.

CRM'in Özellikleri Nelerdir?

1. İş Akışının Otomasyonu

CRM yazılımı, operasyonlarınızı düzene sokabilir ve yaşam kalitenizi iyileştirebilir. Sizi ve ekibinizi daha üretken kılmak için özel kurallar oluşturmanıza olanak tanıyan ve satış gücü otomasyonunu içeren bir yazılım arayın.

CRM yazılımınızı, kurallardan yararlanarak belirli tetikleyicilere veya olaylara göre aşağıdaki eylemleri otomatik olarak gerçekleştirecek şekilde programlayabilirsiniz:

• Potansiyel bir müşteri web sitenizde bir iletişim formu doldurduğunda, CRM yazılımı uygun satış temsilcisine veya departmana otomatik olarak bir mesaj gönderir.
• CRM yazılımı, bir satış temsilcisi bunları aldığında, mesajları onaylamak için önceden yazılmış bir yanıtı otomatik olarak sunar.
• 48 saat veya iki iş günü gibi önceden belirlenmiş bir süreden sonra, bir müşteri adayı, potansiyel müşteri veya fırsat mesajınıza veya teklifinize yanıt vermezse, CRM yazılımı otomatik olarak bir takip mesajı gönderir.
• CRM yazılımı, bir satış uzmanı aradığında veya bir kişiye mesaj gönderdiğinde saatleri otomatik olarak izler ve tüm iletişimleri takip eder.
• CRM yazılımı, satış temsilcileri bunları gerçekleştirirken, performans raporları için görevleri denetçilere ve üst yönetime otomatik olarak gönderir.

İş akışı otomasyon araçları ayrıca sipariş işleme, sipariş takibi ve envanter yönetimi gibi zaman alan satış görevlerini hızlandırabilir ve basitleştirebilir.

2. Özelleştirme

En iyi CRM yazılımı, şirketinizin özel taleplerini karşılayabilir çünkü iki firma birbirine benzemez. Diğer CRM çözümleri, paketinize dahil etmek istediğiniz özellikleri seçmenize ve bazıları da iletişim alanları ekleme, gösterge tablonuzda görünen verileri seçme ve benzersiz raporlar tasarlama gibi en temel işlevleri değiştirmenize izin verir. Ek olarak, işlevselliğini artırmak için yazılımınıza eklentiler, uzantılar ve diğer eklentiler yükleyebilirsiniz.

Ürünü gerçekten işinize göre kişiselleştirmek için daha fazla özelleştirmeye ihtiyacınız varsa, birçok CRM yazılım şirketi API'ler aracılığıyla daha karmaşık alternatifler sunar. Bu, programcıların eksiksiz yazılım özelleştirmesi için tüm teknik özelliklere ve kodlamaya erişmesine olanak tanır. Program, API sayesinde firmanızın prosedürleri kolaylaştırmak için hali hazırda kullandığı diğer iş çözümleriyle entegre edilebilir.

3. Dış tarafların entegrasyonu

CRM yazılımınızı halihazırda kullandığınız diğer programlarla entegre ederek çok fazla zaman ve paradan tasarruf edebilirsiniz. İşin püf noktası, uygulaması basit ve kullandığınız yazılımla uyumlu olanı bulmaktır. Çoğu CRM çözümü, üçüncü taraf yazılım arayüzleri sunar. Örneğin, iyi bilinen bir CRM programı olan Salesforce, müşterilerin Salesforce'u QuickBooks muhasebe yazılımı, Mailchimp e-posta pazarlama yazılımı ve DocuSign dijital imzaları gibi ürünlere kolayca bağlayabilecekleri AppExchange adlı kendi uygulama mağazasına sahiptir.

Hayatınızı kolaylaştırmak için uygun üçüncü taraf entegrasyonlarıyla aşağıdakileri gerçekleştirebilirsiniz:

• CRM yazılımını doğrudan Outlook, Gmail veya başka bir e-posta istemcisinden çalıştırarak uygulamalar arasında geçiş yapmaktan kaçınabilirsiniz.
• İnsan veri girişini önlemek için POS sisteminizi ve muhasebe yazılımınızı satış ve sipariş bilgileriyle otomatik olarak senkronize edin.
• E-posta pazarlama kampanyaları başlatabilir ve CRM yazılımınızdan veya e-posta pazarlama yazılımınızdan otomatik olarak e-posta listeleri oluşturarak, ikisini birden açmak zorunda kalmadan zamandan tasarruf edebilirsiniz.
• Verilerinizi yedeklemek ve senkronize etmek için Dropbox, Box.com ve diğer iyi bilinen bulut yedekleme depolama sağlayıcılarını kullanın.

Bazı yazılım entegrasyonları, yazılımınıza bağlı olarak BT yönetimi gerektirebilir.

4. Tüketici yardımı

CRM yazılımı, birinci sınıf müşteri hizmeti sunarak, tüketicileri çekmenize ve elde tutmanıza yardımcı olabilir. Satış temsilcilerinizin ve müşteri destek ekibinizin ellerinden gelenin en iyisini yapabilmelerini sağlamak için aşağıdaki yetenekleri arayın:

• Müşterilerinize, ilk temas noktanızdan başlayarak onlarla ilgili her ayrıntıyı içeren 360 derecelik bir bakış açısı sunar.
• Potansiyel müşteri yaratmadan kesinleşmiş anlaşmalara ve geçmiş satışlara kadar tüm iletişim noktalarını otomatik olarak takip eder
• Gelecekte kullanım için bir kayıt olarak hizmet etmek ve tüm temsilcileri bilgilendirmek için her türlü olayı, internet ziyaretlerini, satın alma geçmişlerini ve diğer faaliyetleri kaydedin.
• Tüm yazışmaları müşterilerin adlarıyla kişiselleştirir.
• Her hesap, müşteri ve destek sorunu için ayrı referans numaralarına sahiptir.
• Tüketici sorularına ve mesajlarına otomatik yanıtlar gönderir, böylece duyulmamış hissetmezler.
• En tipik sorguları ele alan önceden tanımlanmış e-posta şablonları ve çağrı komut dosyalarıyla yardım sağlar

5. Çalışan takibi

Çalışan aktivitelerini ve performansını izlemenin harika bir yolu CRM yazılımıdır. Kullanıcıların çalışma saatlerinin, görevlerinin, toplantılarının, satış rakamlarının, hedeflerinin ve diğer şeylerin bireysel kayıtlarını tutmasını sağlayan bir yazılım seçin. Ek olarak, yazılım, denetçilere ve üst yönetime, belirli çalışanların hedeflerini, gerçekleştirilen faaliyetleri ve diğer verimlilik göstergelerini görebilecekleri panolara erişim sunmalıdır. Bu, yöneticilerin mücadele eden çalışanları belirlemesine ve iyileştirme alanlarını ele almasına, çalışan performans raporları oluşturmasına, teşvikler geliştirmesine ve güçlü çalışanları övmesine yardımcı olabilir.

6. Sosyal ağ

Pazarlama ekibiniz, bu önemli faaliyeti gerçekleştirmek için platformları transfer etmek zorunda kalmayacakları için sosyal medya izleme özelliklerini içeren bir CRM kullanarak zamandan tasarruf edebilir.

Salesforce tarafından sağlanan araçları kullanarak bu sosyal medya görevlerini tamamlayabilirsiniz, örneğin:

• Tüketicilerin şirketiniz hakkında söylediklerinden haberdar olmak için sosyal dinlemeden yararlanın.
• Markanızın ne kadar paylaşım, yorum ve bahsetme gibi sosyal medya etkileşimi aldığını öğrenin.
• Sosyal medya yaklaşımınızı ayarlamak için her sosyal medya platformunu (Facebook, Twitter, Instagram vb.) kontrol edin.
• Müşterileriniz hakkında daha fazlasını keşfedin.
• Markanızı belirleyin ve kullanın.
• Sosyal medya profillerinizi güncellemekle ilgili günlük sorumluluklara dikkat edin.

7. Kurşun yönetimi

Bir müşteri adayı yönetimi işlevini kullanarak olası satışlarınızı ve satış döngüsünde attıkları adımları tanımlayabilirsiniz. Potansiyel müşteri yönetimi süreci boyunca potansiyel müşterilerinizi puanlayabilir ve gerekirse, bazı müşteri adaylarını müşterilere dönüştürmek için bunları ekibinizin başka bir üyesine filtreleyebilirsiniz.

Ölü müşteri adayları bazen haftalarca veya aylarca bir CRM'de kalabilir. Bilgili bir satış müdürü, olası satışları takip eder ve sessiz veya görünüşte hareketsiz müşteri adaylarını yeniden katılım için çeşitli ekip üyelerine yeniden atar.

8. Gerçek zamanlı veriler

CMSWire'a göre, 2017'de CRM sistemleri için birincil motivasyon kaynağı olarak gerçek zamanlı veriler devraldı. CRM'ler, makalede belirtildiği gibi gadget'lardan, programlardan ve hatta cihazlardan gerçek zamanlı veriler çıkarabilir.

Gerçek zamanlı veri almanın aşağıdakiler dahil bir dizi avantajı vardır:

• Daha fazla pazarlama bilgisi ile internet reklamcılığının teklif fiyatını ve yerini seçmenizi sağlar.
• Daha iyi sonuçlar elde etmek için pazarlama stratejinizi ayarlamanıza olanak tanıyan pazar talebine hızlı bir bakış alırsınız.
• Hangi mal ve hizmetlerinizin en çok para kazandıracağını ve hangilerinin daha fazla maruziyetten fayda sağlayacağını belirleyebilirsiniz.

9. CRM analitiği

Müşteri analitiği olarak da adlandırılan CRM analitiği, CRM analitiği, müşteri verileri hakkında bilgi sağlar. Bu bilgi, mal ve hizmet türleri, pazarlama kampanyaları ve müşterilerinize sunduğunuz genel iletişimlerle ilgili karar vermenize yardımcı olabileceğinden çok önemlidir.

Bir CRM'de aşağıdaki özel analizleri arayın:

• Müşteri segmentasyonunu okuması ve anlaması kolay
• YG'nizi hesaplamanıza yardımcı olacak şeffaf kâr ve zarar bilgileri
• Müşterilerin web sitelerini nasıl kullandığını ve nasıl davrandığını gösteren web analitiği

10. Raporlama

İncelediğimiz tüm CRM'ler, pazarlama ve satış çabalarınızın sonuçlarını birleştiren standart bir özellik olarak raporlama sağlar. Bu rapor türlerinden daha fazlasına erişiminiz varsa en iyisidir:

• Belirli bir süre boyunca alınan olası satışların miktarı
• Belirli bir zaman diliminde üretilen satış hacmi
• Her bir satış temsilcinizin kapanmasına neden olan şey, belirli bir zaman diliminde kaç tanesini kapattıklarıdır.
• Gelen aramaların miktarı E-postalarınızın verimliliği
• Olası satışlarınızın dönüştürüldüğü noktadır ve bu nokta, olası satışları daha hızlı kapatmak için fırsatlar bulmak için kullanılabilir.

11. Satış tahmini

Mevcut hattınızdaki bilgilere dayanarak, bu işleve sahip bir CRM, gelecekteki satışlarınızı tahmin eder. Satış projeksiyonuna bağlı olarak, pazarlama stratejinizi değiştirmeniz gerekebilir. Örneğin, oyuncak işletmenizin Noel sezonunda çok fazla kız bebek satacağını tahmin ettiyseniz, ancak satış tahminleri aracılığıyla yapı taşlarının daha popüler olduğunu keşfettiyseniz, kampanyalarınızı uyarlayabilirsiniz. Şirketinizin risklerini azaltmak için satış tahmini, piyasadaki değişiklikleri de tahmin edebilir.

12. E-posta

E-postaları geleneksel bir gelen kutusuyla takip etmek sinir bozucu ve kafa karıştırıcı olabilir. Lifewire'a göre, tipik bir ofis çalışanı 2015 itibariyle 121 e-posta alıyor. Satış yapma olasılığını artırmak için, her satış e-postasını hemen almak ve yanıtlamak çok önemlidir.

Bir CRM'nin e-posta özelliği, satış temsilcilerinizin organizasyonuna ve üretkenliğine yardımcı olur. Randevuları ayarlamak ve potansiyel müşteriler ve müşterilerle uygun şekilde etkileşim kurmak için takvimlerini entegre edebilirler. E-posta şablonlarını otomatik olarak alma özelliği, benzersiz e-posta içeriği oluşturma ihtiyacını azaltarak temsilcilere zaman kazandırır. Bu özellik kullanılarak aşağıdakiler gibi birkaç e-posta şablonu oluşturulabilir:

• Şirketin temel bilgilerinin sektöre özel özetleri
• Bir telefon görüşmesinden sonra, takip
• Bir e-posta gönderdikten sonra, takip edin
• Temsilcilerin müşterilerin geri dönmesini beklediği bir önerinin takibi

CRM yazılımı her türden şirket için yararlı bir araç olabilir, ancak gerçekten üretken olan ve kuruluşunuzla birlikte büyüyebilecek bir platform seçmek çok önemlidir.