Ekibiniz, her biri farklı ekip üyelerine atanan kendi görevleri olan birçok proje üzerinde çalışırken her şeyin yolunda gitmesini nasıl sağlayabilirsiniz? Tüm görevlerin programa göre gerçekleştirildiğinden nasıl emin olabilirsiniz? Ekibiniz en önemli görevlere öncelik veriyor mu? Her çalışanın görevlerini yerine getirmek için gerekli bilgilere erişimi var mı? Yapışkan notlar, yapılacaklar listesi, sayısız toplantı ve sonsuz e-posta veya Slack iletişimiyle her şeyi takip edebilirsiniz. Alternatif olarak, her görevin ve projenin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesini garanti eden düzenli bir iş akışı oluşturmak için görev yönetimi yazılımını kullanabilirsiniz.

Görev Yönetimi Nedir?

Görev yönetimi, tahsis edilen zaman çerçevesi içinde yerine getirilmelerini sağlamak için görevlerin oluşturulması, önceliklendirilmesi, yetkilendirilmesi ve izlenmesi eylemidir. Ayrıca, görevlerin etkin bir şekilde tamamlanmasını sağlamak için iş akışını yönetmeyi ve darboğazları çözmeyi gerektirir. Görev yönetimi, başarılı proje yönetimi ve kurumsal operasyonların çok önemli bir unsurudur.

Genellikle, Proje Yöneticileri (PM'ler), tüm çalışma süreci ve proje yaşam döngüsü hakkında genel bir bakış elde etmek için görev yönetimi için yazılım kullanır. Genel resmi görebildiklerinde önceliklendirme, zamanlama ve iş atama daha kolay hale gelir. Görev yönetimini proje yönetiminden ayıran nedir?

Ancak, görev yönetimi ve proje yönetimi iki farklı meslektir. İlki, görevlerin oluşturulmasına ve personelin son teslim tarihlerini karşılamasını sağlamaya odaklanırken, proje yönetimi öncelikle genel proje kilometre taşlarını ve teslim tarihlerini karşılamakla ilgilidir. Bir iş birimi olarak, proje yöneticileri bir çalışana günlük veya haftalık sorumluluklarının bir parçası olarak birden çok projede çeşitli görevler atayabilir. Bu görevler yapıldığında, projenin ilerlemesine katkıda bulunurlar. Kaynak yönetimi, bütçeleme ve portföy yönetimine ek olarak, proje yönetimi projeyle ilgili diğer konuları da içerir.

Görev Yönetiminde En Sık Karşılaşılan Zorluklar Nelerdir?

Başlangıçta, görev yönetimi basit görünebilir, ancak aslında çeşitli değişkenleri olan karmaşık bir süreçtir. Sonuç olarak, Proje Yöneticileri, görev yönetimi açısından sıklıkla aşağıdaki sorunlarla karşılaşır:

• İşlerini programa göre tamamlamak için, çalışanlar standartlaştırılmış ve etkili prosedürlere ihtiyaç duyar. Bu uygulamaları uygulamak, özellikle görevlerin birkaç çalışan ve ekip arasında dağıtıldığı daha büyük projeler için göründüğünden daha zordur.
• Koruyucu Bakımlar, her bağımlı işi ve alt görevi manuel olarak devretmek ve izlemek için önemli ölçüde zaman harcayabilir. Bu prosedür, otomasyonlu bir görev yönetimi uygulamasıyla büyük ölçüde hızlandırılabilir.
• Görev yönetimi yazılımı olmadan işbirliği daha zordur çünkü her ekip üyesinin en temel bilgileri bile anlamak için uygulamalar arasında geçiş yapması gerekir. Çalışanların %50'si, çok sayıda iletişim platformunu izlemek gibi işle ilgili dikkat dağıtıcı unsurların üretkenliklerini önemli ölçüde azalttığını bildirdi.
• Proje yöneticileri her seferinde yinelenen bir görevi manuel olarak yapılandırmalıdır. Bunu haftalık veya aylık olarak yapmak, onları tekrarlayan görevlerle bunaltabilir.
• Her son tarihi, kilometre taşını ve hedefi izlemek zordur. 2020 tarihli bir rapora göre, proje yöneticilerinin %54'ü gerçek zamanlı proje temel performans göstergelerine erişimlerinin olmadığını iddia etti. (KPI'lar).

Görevler nasıl yönetilir?

PMI'nin 2017 Küresel Proje Yönetimi anketindeki yönetici liderlerin %37'si, firmalarında proje başarısızlığının başlıca nedeni olarak, ilerlemeyi izlemek için açıkça tanımlanmış hedeflerin ve kilometre taşlarının eksikliğini ve stratejiyi uygularken disiplin eksikliğini gösterdi. Bu çalışmayı akılda tutarak, işte bazı önemli görev yönetimi adımları:

Önceliklendirme: Sorumluluklarınızı yönetmek için ister basit bir yapılacaklar listesi ister eksiksiz bir proje görev yönetimi uygulaması kullanın, görev yönetiminin en önemli kısmı önceliklendirmedir. Bu, planın kısıtlamaları dahilinde tüm görevlerin verimli bir şekilde tamamlanmasını kolaylaştırır.

Dönüm Noktası Takibi: Bu çalışmanın bulguları ayrıca, bir projenin etkili bir şekilde tamamlanması için net hedeflere sahip olmanın hayati önem taşıdığını göstermektedir. Görev yönetimi için nihai bir hedef gerekli olmasa da, kilometre taşları belirlemek, ekiplerin görevleri başarıyla gerçekleştirmeleri için ilham verir.

Zaman Çizelgesi Yönetimi: Görevinizin zamanında yapıldığından emin olmak, projenin genel sağlığı üzerinde bir etkiye sahiptir. Gerekli eforu tahmin ederek uygun zaman dilimini belirlemek esastır.

Kaynakların Tahsisi: Optimal kaynak yönetimi, verimli iş yönetimi sağlamanın bir sonraki aşamasıdır. Bütçe ve zaman çizelgesine dayalı olarak işi tamamlamak için uygun sayıda insan ve kaynak atayın.

İşbirliği: Yukarıda belirtilen aşamaların her biri için gereklidir. Ekipler halinde çalışmak genellikle daha fazla işin tamamlanmasıyla sonuçlansa da, ekip üyelerini senkronize tutmak zor olabilir. Ekipler için görev yönetimi yazılımı, ekip iletişimini kolaylaştırabilir.

Görevleri, eksen olarak "program" ve "öncelik" ile bir son tarih veya öncelik matrisinde kategorize ederek yönetmek, ek ilgi çekici bir yöntemdir. Derhal tamamlanması gereken işler hem öncelik hem de program listelerinde üst sıralara, bekleyebilecek işler ise öncelik listesinin üst sıralarına, program listesinin alt sıralarına yerleştirilmelidir.

Görev Yönetimi Yazılımı Nedir?

Görev yönetimi yazılımının amacı, görev oluşturma, yetki verme ve tamamlama süreçlerini kolaylaştırmaktır. Bu araçlar, proje yöneticilerinin ekiplerinin performansını en üst düzeye çıkarmalarına yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Ayrıca çalışanların daha verimli çalışmasına ve daha etkili etkileşim kurmasına yardımcı olurlar.

Bir görev yönetimi uygulaması, bir proje yöneticisinin atamaları oluşturmak ve yönetmek için ihtiyaç duyduğu her unsuru içerir. Bu özellikler şunlardan oluşur:

• Görev listelerinin geliştirilmesi ve dağıtılması
• Belirli kişilere görev atama
• Bağımlı görevleri belirleme ve kategorize etme
• Daha büyük çıktılardan alt görevler oluşturma
• Görev süresini tahmin etme
• Dosya paylaşımı
• İşbirliği ekipmanı

Görev düzenleyicilerin çoğu, üçüncü taraf uygulamalardan veri almanıza ve gerektiğinde görevlere eklemenize izin verir. İdeal olarak, görev yöneticiniz, ekibinizi buna uymaya zorlamak yerine, ihtiyaçlarınıza uygun bir çalışma süreci oluşturmanıza izin vermelidir. İster basit bir yapılacaklar listesi oluşturmak ve her öğeyi bir ekip üyesine atamak, isterse büyük projeleri tamamlamak için karmaşık ancak anlaşılır bir sistem oluşturmak isteyin, görev yönetimi yazılımı süreci basitleştirir.

Görev Yönetimi Yazılımının Faydaları

Görev yönetimi yazılımının en iyi seçenek olduğuna hala ikna olmadıysanız, aşağıdakileri inceleyin:

• Tüm görevleri tek bir platformda düzenleyin: Uygun görev yönetimi teknolojisi ile proje yöneticileri tüm görevleri tek bir platformda düzenleyebilir. Kolaylıkla işleri devredebilir, ilerlemelerini bir bakışta izleyebilir ve endişelerini anında giderebilirler.
• Görevleri göreceli önemlerine göre önceliklendirin: Ancak hepsi eşit değerde mi? Hayır. Bir görev yönetimi uygulamasıyla Proje Yöneticileri ve ekipler önce en önemli faaliyetlere öncelik verebilir ve ardından daha az önemli olanlara geçebilir.
• Ekip işbirliğini artırın: "Ekip çalışması hayali gerçekleştirir" atasözü bir klişe olabilir, ancak işletmelerin çoğu için geçerlidir. Görev yönetimi çözümleri, ekiplerin amaç doğrultusunda iletişim kurmasına yardımcı olmak için görev içi yorumlar ve kullanıcı ifadeleri gibi işbirliğini geliştiren araçları içerir.
• Karmaşık projeleri alt görevlere ve bağımlılıklara ayırın: Büyük çabalar göz korkutucu olabilir. Herhangi bir gecikme veya hata önemli sorunlara yol açabileceğinden, kapsamlı planlama ve kusursuz uygulama gerektirirler. Bu nedenle görev yönetimi yazılımı, alt görevlerin ve bağımlı görevlerin oluşturulmasını sağlayarak yönetimi kolaylaştırır.
• Yinelenen görevleri otomatikleştirin: Aylık rapor hazırlamak veya haftalık toplantı yapmak gibi bazı işler yıl boyunca belirli tarihlerde gerçekleşir. Görev yönetimi yazılımı, bu olayların her birini manuel olarak ayarlamak yerine, proje yöneticisinin ihtiyaçlarına göre görevlerin oluşturulmasını her ay veya haftada otomatik hale getirir.
• Görevleri tek bir bakışta kontrol edin: Proje yöneticileri çok sayıda projeyle uğraşıyor. Zamanında tamamlanmasını sağlamak için her görevi her gün fiziksel olarak incelemeyi göze alamazlar. Tüm çalışmalarını tek bir pencerede görüntülemek için, kullanıcıların bir görev yönetimi çözümüne ihtiyacı vardır.
• Taşınabilirlik: İyi bir görev yönetimi yazılımı, Proje Yöneticilerinin, bulundukları yerden bağımsız olarak mobil uygulamalar yoluyla işi izlemelerine ve ekipleriyle iletişim kurmalarına olanak tanır. Ayrıca görev özelliklerini anında değiştirebilirler.
• Uzaktaki ekiplere yardımcı olun: Tüm ekip, tüm sorumluluklarının listelendiği güncel bir proje panosunu görüntüleyebildiğinde, hayati bilgileri aramaya gitmeleri veya bunun için yöneticileri/ekip üyelerini taciz etmeleri gerekmez. Bu, özellikle farklı zaman dilimlerine ve çalışma programlarına sahip dağıtılmış veya hibrit ekipler için önemlidir.

En Etkili Görev Yönetim Yazılımı Nasıl Seçilir?

Bir görev yönetimi uygulaması seçerken dikkate alınması gereken yedi özellik şunlardır:

1. Görsel Görev Yönetimi

Görev yönetimi platformunuz, iş planlamayı, görev izlemeyi ve işbirliğine dayalı iş yönetimini basitleştiren bir grafik kullanıcı arabirimi sağlamalıdır. Bu kullanıcı dostu arayüz, işin kendisini açmadan öğeleri sürükleyip bırakmanıza, görev önceliğini belirtmenize, görev bağımlılıkları eklemenize ve görev durumu, son tarihler ve atananlar gibi ayrıntıları görüntülemenize izin vermelidir. Ek olarak, ekip üyeleri her zaman ilgili tüm bilgilere erişebilmelidir.

Çeşitli proje süreçlerine uyum sağlamak için kaliteli proje yönetimi yazılımı tarafından çoklu proje panosu görünümleri sağlanır. Bu perspektifler bir Kanban panosu, bir Zaman Çizelgesi Görünümü ve bir Kart Görünümünden oluşur.

2. Gerçek Zamanlı İşbirliği

Uygun görev yönetimi yazılımı ile firmanız içinde bir kültür işbirliği geliştirebilirsiniz. Görev içi yorumlar, iyi bir ekip çalışmasına izin veren en önemli unsurlardan biridir. Görevlere yorumlar eklendiğinde, yapılan iş bağlamında iş diyalogları oluşur. Bu, genel bilgileri, güncellemeleri ve düzenlemeleri almak için sekmeler ve uygulamalar arasında geçiş yapma ihtiyacını azaltır.

3. Otomasyon

Manuel, yinelenen görevlerin verimlilik üzerinde önemli bir etkisi vardır. Araştırmaya göre, çalışanların %90'ına rutin olarak sıkıcı veya düşük değerli görevler yükleniyor. Otomatikleştirilebilecek tekrarlayan, sıradan işlerin şirketlere her yıl çalışan başına 19 günlük verimliliğe mal olduğu tahmin ediliyor. Bu da kârlılığınız üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilir.

Otomasyonu kullanarak görevler oluşturabilir ve atayabilir, bildirimler alabilir, görevleri bir alandan diğerine taşıyabilir, e-postanızdan kayıtlar oluşturabilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.

4. Üçüncü Taraf Entegrasyonu

Ekibiniz bilgi almak, programları ayarlamak veya etkileşim kurmak için uygulamalar arasında geçiş yaptığında, zaman kaybederler. Ne kadar çok araç kullanırlarsa, o kadar çok e-posta ve bildirim sesi olacaktır. Görev yönetimi sisteminiz bu nedenle üçüncü taraf uygulamalarıyla entegre olmalıdır.

E-posta, Slack, Takvim ve belge yönetimi platformlarınızı birleştiren entegre bir iş yeri, ekiplerin dikkat dağıtıcı unsurları azaltmasına ve üretkenliği artırmasına olanak tanır. Salesforce gibi araçlar entegrasyonun ötesine geçer. 2.000'in üzerinde uygulama ile entegre oluyor ve aralarında otomasyon kurallarının oluşturulmasını sağlıyoruz.

5. Şablonlar

Bir görev yönetim sistemini kullanmaya başlamak saatler sürmemelidir. Sektör ne olursa olsun, uygun aracın işe alım şablonları olacaktır. Proje yöneticileri, ekiplerini mümkün olan en kısa sürede çalışır duruma getirmek için sektörler genelinde çeşitli proje prosedürleri için şablonlara ihtiyaç duyar. İster bir satış sistemi, pazarlama kampanyası veya işe alım kurulu oluşturuyor olun, ister bir inşaat projesinin ilerlemesini izliyor olun, bir inşaat projesi takip sistemi önemlidir.

6. Pano

Panolar, verilere dayalı olarak görev, proje ve organizasyonel kararlar almanın anahtarıdır. Bir pano, tüm temel verileri tek bir konumda görüntüleyerek yöneticilerin ve idarecilerin faydalı bilgiler edinmesine, önemli kararlar almasına ve potansiyel sorunları tespit etmesine olanak tanır.

7. Veri Yönetimi

Birçok kaynaktan bir projeye manuel olarak bilgi girmek zaman alıcıdır ve hataya açıktır. Verileri manuel olarak dışa aktarmak da benzer şekilde zahmetlidir. Kullandığınız görev yönetimi yazılımı, birkaç tıklamayla verilerin içeri ve dışarı aktarılmasını kolaylaştırmalıdır.