İşinizin genişlemesi ile ilgili olarak, çalışmayı asla bitirmezsiniz. Yeni iş akışları oluşturmak, gelişmiş işlevleri benimsemek ve kullanıcı deneyimini geliştirmek, muhtemelen Salesforce yolculuğunuz boyunca öncelikleriniz olmaya devam edecektir.

Her İşletme Bu Salesforce En İyi Uygulamalarını Takip Etmelidir

1. Veri Kalitesine Öncelik Verin

Doğru verileri korumak, Salesforce CRM sisteminizi düzenli tutmak için çok önemlidir. Veri kalitesinin ihmal edilmesi, hızlı bir şekilde yanlış, yinelenen veya eksik verilerin tespitten kaçmasına neden olabilir. Ne kadar çok bilgiye sahip olursanız, izlemesi o kadar zor olacaktır. Ancak uygun önlemler alındığında yaygın hatalardan kaçınılabilir.

Herkesin protokolü kavrayabilmesi ve tutarlılığı koruyabilmesi için kullanıcılar için etkili veri hijyeni süreçleri uygulayın. Adlandırma kurallarını ve veri seçim listelerini kullanarak verilerinizi standartlaştırabilirsiniz. Kuruluşunuz için doğru ve eksiksiz verilere sahip olmanın ne anlama geldiğini belirleyin ve ardından kullanıcıları bu standarda uymaları için eğitin.

Salesforce, veri kalitesini korumak için yinelenen kayıt kontrolleri, veri temizleme, kalite ölçümleri, adlandırma kuralları ve adres doğrulama uygulamaları gibi çok sayıda araç sağlar. Veri kalitesini korumanın özen gerektiren, devam eden bir süreç olduğunu unutmayın.

2. İhtiyaçlara Karşı İstekleri Sınıflandırın

Salesforce'un uyarlanabilirliği, en güçlü yanlarından biridir. Çalışmasını özelleştirebilir ve gerektiği kadar gelişmiş özellik ekleyebilirsiniz. Bununla birlikte, bu, özellikle platformu ilk kez benimserken, hızla bunalmış olma hissine yol açabilir.

Salesforce'un en önemli en iyi uygulamalarından biri, standart özelliklerle başlamak ve ardından oradan genişletmektir. Şimdi ihtiyacınız olanı gelecekte eklemek istediklerinizden ayırın. Sağlam bir temel (ihtiyaç) oluşturduktan sonra, süreçlerinizi geliştirmek ve son kullanıcılara ek destek sağlamak için işlevsellik (istekler) ekleyebilirsiniz.

3. Dahili Süreçleri Kapsamlı Bir Şekilde Anlayın

Salesforce çözümünüze yeni süreçler eklemeden veya gelişmiş özellikleri ve işlevleri dahil etmeden önce, mevcut iş akışlarınızı ve iş süreçlerinizi kapsamlı bir şekilde anlamanız gerekir. Kullanıcılar baştan sona hangi yolu izliyor? Sizi aramak için telefonu açmak, bir sözleşme imzalamak veya bir fiyat teklifi istemek gibi hangi etkileşimler önemli kararlara yol açar?

Süreçlerinizin dökümünü ve dokümantasyonunu takiben, kullanıcı deneyimini iyileştirmek için süreçleri teknoloji ile tamamlayın.

4. Prosedürlerinizi Basitleştirin

Düzene sokma, kullanıcılara ve yöneticilere işlerini etkili bir şekilde gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları her şeyi sağlamayı gerektirir. Sisteminizdeki bilgileri bulmayı ve yeni verileri doğru şekilde girmeyi mümkün olduğunca basitleştirin. Tüm aracı ve müşteri bilgileriniz için merkezi bir bilgi tabanı kullanan Salesforce Knowledge, müşterilerinizin tam olarak ihtiyaç duyduklarını almalarını sağlamak için harika bir araçtır. Son kullanıcılarla düzenli iletişim, süreç sorunlarını ve darboğazları belirlemenize yardımcı olabilir. Gereksinimlerini anlayarak, sorunlu noktaları ele alabilir ve kuruluşunuzun verimli çalışması için gerekli desteği sağlayabilirsiniz.

5. Otomasyonu, Yapay Zekayı ve Makine Öğrenimini Entegre Edin

Otomasyonları uygulamak, süreçleri kolaylaştırmaya, veri hatalarını azaltmaya ve genel olarak kuruluşunuzu daha verimli hale getirmeye yardımcı olabilir. Sıkıcı görevleri otomatikleştirerek zamandan ve paradan tasarruf edin. Ekibiniz daha önemli veya karmaşık görevlere odaklanırken, otomatikleştirilmiş işlemleriniz arka planda çalışabilir.

Birden çok kullanıcı için geçerli olan ve tekrar eden tutarlı parametrelere veya mantığa sahip görevler, otomatikleştirilmesi en kolay olanlardır. Neyi otomatikleştirmek istediğinizi belirledikten sonra, hangi adımların otomatikleştirileceğini belirleyebilmeniz için süreci baştan sona planlayın.

Flow Builder, Salesforce tarafından süreçleri ve iş akışlarını kolaylaştırmaya ve iyileştirmeye yardımcı olmak için sunulan otomasyon araçlarından biridir.

6. Test Et, Yeniden Test Et ve Belgele

Salesforce'ta yeni süreçler geliştirirken bunları uygulamadan önce kapsamlı bir şekilde test edin. Büyük olasılıkla, hemen istendiği gibi çalışmayacaklar. Flow Builder, canlıya geçmeden önce iş akışlarını test etmenize ve hataları ortadan kaldırmanıza olanak tanır. Sürecin bu bölümü aceleye getirilmemelidir. Bunu yaparsanız, kullanıcı verilerini ve hayati kurumsal bilgileri tehlikeye atabilirsiniz.

Süreçlerinizi geliştirdikten sonra, işleri neden bu şekilde yaptığınızı ve başkalarının sistemi nasıl kullanması gerektiğini takip etmeniz önemlidir. Yöneticiler ve son kullanıcılar için genel bir dokümantasyon sürecini dahil etmek, Salesforce'un en iyi uygulamalarından bir diğeridir. Başkalarının her bir yöntemin nasıl çalıştığını, ilgili temel bileşenleri ve gerçekleştirdiği işlevleri hızlı bir şekilde anlayabilmesi için destekleyici belgeler oluşturun.

7. Tek Bir Ürün Sahibi Belirleyin

Atanmış bir ürün sahibi, şirketinizin "Salesforce gurusu" olarak eğitilmiş bir kişidir. Bunlar, dahili bir paydaş ("Salesforce şampiyonu" olarak atanan kişi) veya harici bir yönetici olabilir. Ekip üyelerinin soruları veya endişeleri olduğunda, yardım için doğrudan ürün sahibine gidebilirler. Ek olarak, kullanıcılar sorunları bildirebilir ve gerektiğinde güncelleme talep edebilir.

8. Son Kullanıcıyı Merkeze Alın

Salesforce ile nihai hedefiniz, son kullanıcılarınızın hayatlarını kolaylaştırmak olmalıdır. Onları tüm sürece, hatta uygulamadan önce dahil etmek, onlara bir sahiplik duygusu verecek ve sorunlu noktaları ele almanıza olanak sağlayacaktır.

Kullanıcıları değişikliklerden ve güncellemelerden haberdar edin, süreçlerinizin çeşitli aşamalarında girdilerini isteyin ve gereksinimlerine öncelik verin. Böylece, optimum iş sonuçlarına götüren bir platform tasarlayacaksınız.

Öte yandan, sisteminizi son kullanıcıları düşünerek tasarlamazsanız, kafa karışıklığı veya gözden kaçırılma ve yanlış anlaşılma duygusu nedeniyle geminizi terk etme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

9. Bir Değişim Yönetimi Tekniği Benimseyin

Birden çok departman dahil olmak üzere 100 veya daha fazla Salesforce kullanıcınız olduğunda, riski en aza indirirken yeniliği teşvik etmek için bir değişiklik yönetimi stratejisi benimsemeniz önerilir. "Değişimi Sürdürmek İsteyen Salesforce Liderlerine En İyi Tavsiyemiz" başlıklı önceki bir makalede bu konu derinlemesine ele alınmıştır.

Kullanıcıları veya işletmenizi olumsuz etkilemeden yeni işlevlere öncelik vermek ve bunları kullanıma sunmak, değişiklik yönetimi sürecinin bir parçasıdır. İşte kısa bir özet:

1. Değişiklik yönetimi için bir Salesforce ekibi seçin.
2. Değişiklik taleplerini almak, izlemek ve uygulamak için bir strateji geliştirin.
3. Paydaşlarla keşif oturumlarına, tasarım incelemelerine ve kullanıcı kabul testlerine katılın.
4. Yeni özelliklerinizin kullanıcılar, süreçler, departmanlar ve veriler üzerindeki etkilerini (hem olumlu hem de olumsuz) düşünün.
5. Eğitim ve iletişim için bir strateji geliştirin.

10. Veri Güvenliğine Odaklanın

Salesforce güvenlik en iyi uygulamaları hakkında bir makalenin tamamını (bir kitabın tamamı değilse bile) yazabiliriz. Ancak aşağıda kısa bir özet vererek sizi ayrıntılardan kurtaracağız.

2021 yılında veri ihlali sayısı önceki yıllara göre %68 arttı. Bilgisayar korsanları popüler yazılımları hedeflemeyi tercih eder, bu nedenle Salesforce platformunuzu tüm kullanıcılar için güncel, hatasız ve güvenli tutmak, kullanıcı güvenini korumak ve siber saldırıları önlemek için çok önemlidir.

Kullanıcıların verilerini koruyarak güvenini korumanıza yardımcı olacak bazı siber hijyen stratejileri şunlardır:

• Güçlü şifreler kullanın.
• Birden fazla kimlik doğrulama faktörü kullanın.
• Kullanıcıları, kimlik avı ve kötü amaçlı yazılım girişimleri gibi yaygın tuzaklardan nasıl kaçınacakları konusunda eğitin.
• Veri yedeklemelerini günlük olarak çalıştırın.
• Verileri bulutta tutmak.
• Kullanıcılara yalnızca işlerini tamamlamaları için ihtiyaç duydukları izinler verilmelidir.
• Salesforce hesabınızın sık sık denetlenmesi, tüm tehditleri mümkün olan en kısa sürede belirlemenize ve ortadan kaldırmanıza olanak tanır.
• Artık ihtiyaç duymadığınız verileri arşivleyin, böylece en önemli verilerinizi korumaya odaklanabilirsiniz.
• Oturum açma bilgilerini izleyerek yalnızca yetkili kullanıcıların hassas bilgilere erişebildiğini doğrulayın.
• IP adreslerini filtreleyin ve kuruluşunuza zarar verme niyetinde olabilecek kullanıcıları engelleyin.

11. İdeal Salesforce Ortağını Seçin

Bir uygulama, geliştirme, implemantasyon ve destek iş ortağı, tüm Salesforce yolculuğunuz boyunca size rehberlik edebilir. Başarınızın devam etmesini sağlamak için Salesforce'un en iyi uygulamalarından yararlanan süreçlerin oluşturulmasına yardımcı olabilirler. Ayrıca, temel işlevlere odaklanmayı sürdürmek ve ekibiniz için yönetilebilir bir şey yaratmak için hangi özelleştirmelere ihtiyacınız olduğuna (ve hangilerine ihtiyacınız olmadığına) karar vermenizde size yardımcı olabilirler.

Gerektiğinde iş ortağınız geliştirmeleri, kullanıcı sorunlarını, hataları ve yeni gereksinimleri ele alarak sürekli eğitim ve destek sağlayabilir.