Beste kostenlose CRM-Software 2026

Kostenlose CRM-Programme bieten in der Regel Grundfunktionen ohne Kosten, weisen aber Einschränkungen auf – etwa Nutzergrenzen (2–12 Nutzer), Speicherlimits, eingeschränkte Funktionen sowie wenig oder keinen Support. Mit dem Wachstum von Unternehmen wird häufig ein Wechsel zu kostenpflichtigen Tarifen erforderlich.

Für kleine Teams (1–3 Personen) sind HubSpot Free CRM, Zoho CRM Free (3 Nutzer) und Freshsales Free (3 Nutzer) beliebte Optionen. Die Wahl hängt davon ab, ob Sie Marketing-Tools (HubSpot) oder vertriebsorientierte Funktionen (Freshsales) benötigen.

Zu den versteckten Kosten zählen: Zeitverlust durch eingeschränkte Funktionen, Produktivitätseinbußen durch fehlende Integrationen, Kosten der Datenmigration beim Upgrade, begrenzter Speicher mit Bedarf an Zusatzpaketen, fehlender dedizierter Support und damit längere Lösungszeiten für Probleme sowie mögliche Fragen zur Datenhoheit bei manchen Anbietern.

Ein Gratistarif bietet dauerhaft eingeschränkte Funktionen. Eine kostenlose Testversion (wie die 14-tägige Testversion von Rapitek) gewährt für eine begrenzte Zeit vollen Zugriff auf alle Funktionen. Mit einer Testversion bewerten Sie das vollständige Produkt vor der Entscheidung, während Gratistarife einschränken, welche Funktionen Sie nutzen können.

Unternehmen sollten ein kostenpflichtiges CRM in Betracht ziehen, wenn: das Team das kostenlose Nutzerlimit (meist 2–3 Nutzer) überschreitet, erweiterte Funktionen wie Automatisierung oder Berichte benötigt werden, Integrationen mit anderen Geschäftstools erforderlich sind, der Datenspeicher die Obergrenze des Gratistarifs erreicht oder dedizierter Support und SLA-Garantien wichtig werden. Für Teams ab 5 Nutzern bietet ein Unternehmens-CRM wie Rapitek (ab 25 $/Nutzer, Implementierung inklusive) oft mehr Wert, als ein kostenloses Tool über seine Grenzen hinaus zu strapazieren. Das Unterscheidungsmerkmal von Rapitek ist seine KI: Die meisten CRM-KI-Systeme lesen nur, Rapitek schreibt – Sie sagen ihm per Sprache oder Text, was passiert ist, und es legt echte Datensätze über 11 Objekte hinweg an und aktualisiert sie, mit einem Bestätigungsschritt vor jedem Schreibvorgang.

Jedes kostenlose CRM geht andere Kompromisse bei den Limits ein. HubSpot Free: unbegrenzt Nutzer, 1 Mio. Kontakte, aber nur 1 Deal-Pipeline und eingeschränkte Berichte. Zoho Free: nur 3 Nutzer, 5.000 Datensätze. Bitrix24 Free: 12 Nutzer, unbegrenzt Kontakte, aber Speicher auf 5 GB gedeckelt und viele Funktionen hinter der Bezahlschranke. Capsule Free: 2 Nutzer, 250 Kontakte (sehr knapp). Freshsales Free: nur 3 Nutzer, einfache Kanban-Pipeline. Agile CRM: 10 Nutzer, 1.000 Kontakte, aber das Unternehmen ist bei Updates zuletzt still geworden. Wählen Sie HubSpot Free, wenn Sie unbegrenzt Nutzer brauchen und mit 1 Pipeline auskommen; Bitrix24, wenn Sie ein leichtgewichtiges Projektmanagement gleich mit dabei haben möchten. Sobald Sie mit einem davon ab 5 aktiven Vertriebsnutzern an Grenzen stoßen, wird Rapitek CRM für 25 $/Nutzer/Monat mit inkludierter Implementierung wirtschaftlicher, als gegen Upgrade-Bezahlschranken anzukämpfen.

Der Gratistarif von Bitrix24 bietet unbegrenzt Kontakte im CRM – allerdings mit praktischen Grenzen: 5 GB gesamter Dateispeicher, 12 Nutzer und Funktionsbeschränkungen (keine Vertriebs-Automatisierungsregeln im Gratistarif, keine erweiterten Berichte, keine Telefonie). Die Aussage „unbegrenzt Kontakte“ stimmt zwar, doch in Kombination mit der Speichergrenze stoßen Sie an Limits, wenn an Kontakten viele Dateien hängen (PDFs, Bilder, Sprachnotizen).

Bitrix24 Free im Jahr 2026: 12 Nutzer, 5 GB Speicher, keine Vertriebs-Automatisierungsregeln, keine erweiterten/benutzerdefinierten Berichte, keine native Telefonie (Anrufe), eingeschränkte Anpassung des Vertriebstrichters, kein Geschäftsprozess-Designer, keine Zeiterfassung, keine Bearbeitungshistorie von Datensätzen, gebrandeter Bitrix24-Footer. Gut für Teams unter 12 Nutzern, die kennenlernen möchten, was ein CRM leistet; Teams, die Workflow-Automatisierung, benutzerdefinierte Berichte oder Anrufaufzeichnung benötigen, müssen dafür zahlen (Bitrix24 Standard beginnt bei rund 80 $/Monat für 50 Nutzer).

HubSpot Free führt mit 1.000.000 Kontakten. Bitrix24 bietet ebenfalls unbegrenzt Kontakte, jedoch mit einer Speichergrenze von 5 GB. Zoho Free ist bei 5.000 Datensätzen gedeckelt. Capsule Free liegt bei 250 Kontakten (knapp). Freshsales Free hat kein hartes Kontaktlimit, deckelt aber die Nutzer auf 3 und bietet keine Marketingfunktionen. Wenn das Kontaktvolumen der entscheidende Bedarf ist, sind HubSpot Free oder Bitrix24 die praktischen Optionen – beide mit den oben genannten Kompromissen.

HubSpot Free umfasst grundlegendes E-Mail-Marketing (2.000 Sendungen/Monat, gebrandet). Agile CRM Free umfasst 5.000 E-Mails/Monat, gebrandet. Bitrix24 Free bietet E-Mail-Marketing-Kampagnen, aber eine begrenzte Vorlagenvielfalt. Zoho Free schließt E-Mail-Marketing aus dem Gratistarif aus (es steckt in Zoho Campaigns und wird separat lizenziert). Für ernsthafte E-Mail-Automatisierung (Drip-Kampagnen, verhaltensbasierte Sendungen, A/B-Tests) reichen alle Gratistarife nicht aus – sie drängen Sie allesamt zu kostenpflichtigen Tarifen. Rapitek CRM enthält für 25 $/Nutzer/Monat E-Mail-Marketing ohne Versandlimits und ohne gebrandeten Footer.

HubSpot Free: unbegrenzt Nutzer (am besten unter den kostenlosen). Bitrix24 Free: 12 Nutzer. Agile CRM Free: 10 Nutzer. Capsule Free: 2 Nutzer. Zoho Free: 3 Nutzer. Freshsales Free: 3 Nutzer. Pipedrive: kein Gratistarif (nur 14-tägige Testversion). Für Teams ab 5 Nutzern sind HubSpot Free oder Bitrix24 Free die einzigen realistischen kostenlosen Optionen. Ab 10 Nutzern, wenn Sie echte CRM-Funktionen brauchen (Automatisierung, benutzerdefinierte Berichte, Integrationen), spricht die Rechnung meist dafür, 25 $/Nutzer/Monat für Rapitek CRM mit inkludierter Implementierung zu zahlen.

HubSpot Free ist im DACH-Raum am beliebtesten – dank ausgereifter deutscher Oberfläche und einer GDPR-konformen Option zum EU-Datenstandort. Bitrix24 bietet eine deutsche Oberfläche und ein EU-Rechenzentrum als Option. Zoho Free hat eine deutsche Oberfläche, doch die Daten landen in der von Zoho gewählten Region. Für GDPR-strenge DACH-Unternehmen ist HubSpot Free mit EU-Datenstandort die sichere kostenlose Wahl. Als kostenpflichtige Option liefert Rapitek CRM eine integrierte deutsche Oberfläche (8-sprachige Bedienoberfläche) und gibt jedem Kunden eine physisch getrennte, dedizierte Datenbank unter KVKK/GDPR-Datenschutzvorgaben – klären Sie die konkrete Hosting-Region vor einer Festlegung mit uns ab.

Ja. Bei HubSpot Free, Bitrix24 Free, Zoho Free, Capsule Free, Freshsales Free und Agile CRM können Sie sich ohne Kreditkarte registrieren. Pipedrive verlangt für die 14-tägige kostenlose Testversion eine Kreditkarte (wandelt sich nach der Testphase automatisch in einen kostenpflichtigen Tarif um). Salesforce bietet nur eine 30-tägige Testversion, die eine Kreditkarte erfordert.