Vertragsmanagement mit CRM: Verwalten Sie alle Ihre Verträge an einem Ort
Verwalten Sie Verkaufsverträge, Serviceverträge und Verlängerungen zentral unter der Kundenkarte mit Rapitek CRM. Beschleunigen Sie die Unterzeichnung mit Genehmigungsabläufen, automatischen Verlängerungserinnerungen und einem nachverfolgbaren Vertragslink, während jede Änderung in einem unveränderlichen Audit-Trail festgehalten wird. Und sagen Sie Rapi einfach auf Türkisch, was passiert ist, und der Datensatz wird automatisch für Sie angelegt.
Kostenlose Demo anfragenWas ist Vertragsmanagement mit CRM?
Vertragsmanagement ist ein CRM-Ansatz, der die Erstellung, Genehmigung und Nachverfolgung von Verkaufs-, Service- und Partnerschaftsverträgen abdeckt. Er beseitigt Probleme wie die manuelle Vertragsverwaltung, verpasste Verlängerungsfristen und unübersichtliche Vertragsarchive.
In Rapitek CRM existieren Verträge als eigenes Custom Object unter der Kundenkarte. Alle Verträge und Anhänge eines Kunden werden an einem einzigen Ort gespeichert, und jede Feldänderung wird in einer unveränderlichen Feldhistorie / einem Audit-Trail erfasst. Genehmigungsregeln leiten den Vertrag durch Rechtsabteilung, Finanzwesen und Management; für Verträge, die sich ihrem Ablaufdatum nähern, eröffnet der Flow Builder automatisch Erinnerungsaufgaben, sodass das Vertriebsteam keine Verlängerungschancen verpasst.
In unserer Erfahrung aus über 200 Unternehmensprojekten haben wir festgestellt, dass die Bündelung von Verträgen auf einer einzigen Plattform die Verlängerungsraten messbar erhöht. Mit Vorlagen, einem nachverfolgbaren Vertragslink und geplanten Vertragsberichten über Reports V2 reduziert sich der Prozess von Tagen auf Stunden.
Funktionen des Vertragsmanagements
Vertragsvorlagen
Erstellen Sie standardisierte Vorlagen für Verkaufs-, Service- und Vertraulichkeitsverträge. Kundeninformationen werden automatisch eingefügt, um Verträge schnell vorzubereiten.
Nachverfolgbarer Vertragslink
Senden Sie den Vertrag oder das Angebot über einen nachverfolgbaren öffentlichen Link an den Kunden. Wandeln Sie einen genehmigten Vertrag mit einem Klick in einen Auftrag und eine Rechnung um – inklusive fertigem zweisprachigem PDF.
Automatisches Verlängerungs-Tracking
Der Flow Builder eröffnet zeitgesteuert automatische Erinnerungsaufgaben (z. B. 90, 60 und 30 Tage) vor dem Ablaufdatum eines Vertrags.
Feldhistorie und Audit-Trail
Jede Änderung an einem Vertrag wird unveränderlich erfasst. Nachverfolgt wird, welches Feld geändert wurde, von wem und an welchem Datum.
Anhang- und Dokumentenverwaltung
Anhänge, technische Spezifikationen und Dokumente eines Vertrags werden der Vertragsakte hinzugefügt und zentral archiviert.
Genehmigungsworkflow
Nach ihrer Erstellung durchlaufen Verträge die Genehmigung durch Abteilungen wie Abteilungsleitung, Finanzwesen und Rechtsabteilung. Der Genehmigungsablauf wird im CRM nachverfolgt.
Vertragslebenszyklus
Vertragserstellung
Wenn eine Verkaufschance gewonnen wird, wird mithilfe einer Vorlage ein Vertragsentwurf erstellt. Kundeninformationen und Produktdetails werden automatisch eingefügt.
Genehmigungsprozess
Der Vertrag wird zur Genehmigung an die zuständigen Abteilungen gesendet. Genehmigungen von Rechtsabteilung, Finanzwesen und Management werden über das CRM nachverfolgt.
Zustellung und Unterzeichnung
Der genehmigte Vertrag wird über einen nachverfolgbaren Link an den Kunden gesendet. Das unterzeichnete PDF wird in die Vertragsakte hochgeladen, wobei Unterzeichner und Datum erfasst werden.
Nachverfolgung und Verlängerung
Der Vertrag wird über seine gesamte Laufzeit im CRM überwacht. Mit näher rückendem Ablaufdatum wird dem Vertriebsteam eine Verlängerungserinnerung gesendet.
Archivierung und Berichtswesen
Abgelaufene oder gekündigte Verträge werden archiviert. Die Vertragsleistung wird ausgewertet und die Verlängerungsraten werden analysiert.
Checkliste für das Vertragsmanagement
Erstellungsphase
- Wurden die Kundeninformationen korrekt übertragen?
- Wurden Preisgestaltung und Zahlungsbedingungen festgelegt?
- Wurde der Produkt-/Leistungsumfang klar definiert?
- Wurden Vertragslaufzeit und Verlängerungsbedingungen festgelegt?
Genehmigungs- und Unterzeichnungsphase
- Hat die Rechtsabteilung den Vertrag genehmigt?
- Hat das Finanzwesen die Preisgestaltung genehmigt?
- Wurde der Vertrag über einen nachverfolgbaren Link an den Kunden gesendet?
- Wurde der unterzeichnete Vertrag in das CRM hochgeladen?