Gestion des contrats avec un CRM

Gestion des contrats avec un CRM : suivez tous vos contrats depuis un seul endroit

Gerez vos contrats de vente, vos contrats de service et vos renouvellements au meme endroit, sous la fiche client, avec Rapitek CRM. Accelerez la signature grace aux flux d'approbation, aux rappels de renouvellement automatiques et a un lien de contrat traçable, tandis que chaque modification est conservee dans une piste d'audit inalterable. Et il vous suffit de dire a Rapi en langage naturel ce qui s'est passe : il cree l'enregistrement pour vous.

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Qu'est-ce que la gestion des contrats avec un CRM ?

La gestion des contrats est une approche CRM qui couvre la creation, l'approbation et le suivi des contrats de vente, de service et de partenariat. Elle elimine les problemes tels que le suivi manuel des contrats, les echeances de renouvellement manquees et les archives de contrats desorganisees.

Dans Rapitek CRM, les contrats existent comme un Custom Object dedie sous la fiche client. Tous les contrats et pieces jointes d'un client sont stockes au meme endroit, et chaque modification de champ est enregistree dans un Field History / Audit Trail inalterable. Les regles d'approbation acheminent le contrat vers les services juridique, financier et de direction ; pour les contrats approchant de leur date d'expiration, le Flow Builder ouvre des taches de rappel automatiques, afin que l'equipe commerciale ne manque jamais une opportunite de renouvellement.

Avec notre experience de plus de 200 projets en entreprise, nous avons constate que la consolidation des contrats sur une seule plateforme augmente de maniere mesurable les taux de renouvellement. Grace aux modeles, a un lien de contrat traçable et aux rapports de contrats planifies via Reports V2, le processus passe de plusieurs jours a quelques heures.

Fonctionnalites de gestion des contrats

Modeles de contrats

Creez des modeles standard de contrats de vente, de service et de confidentialite. Les informations client sont remplies automatiquement pour preparer rapidement vos contrats.

Lien de contrat traçable

Envoyez le contrat ou le devis au client via un lien public suivi. Convertissez un contrat approuve en commande et en facture en un clic, avec un PDF bilingue pret a l'emploi.

Suivi automatique des renouvellements

Le Flow Builder ouvre des taches de rappel automatiques selon un calendrier (par exemple 90, 60 et 30 jours) avant les dates d'expiration des contrats.

Field History et piste d'audit

Chaque modification d'un contrat est enregistree de maniere inalterable. Vous savez quel champ a change, par qui et a quelle date.

Gestion des pieces jointes et des documents

Les pieces jointes, cahiers des charges techniques et documents d'un contrat sont ajoutes au dossier du contrat et archives de maniere centralisee.

Workflow d'approbation

Une fois crees, les contrats passent par l'approbation de services tels que le responsable de departement, la finance et le juridique. Le flux d'approbation est suivi dans le CRM.

Cycle de vie du contrat

Creation du contrat

Lorsqu'une opportunite commerciale est gagnee, un projet de contrat est prepare a partir d'un modele. Les informations client et les details produit sont remplis automatiquement.

Processus d'approbation

Le contrat est envoye aux services concernes pour approbation. Les validations juridique, financiere et de direction sont suivies via le CRM.

Envoi et signature

Le contrat approuve est envoye au client via un lien traçable. Le PDF signe est telecharge dans le dossier du contrat, avec le signataire et la date enregistres.

Suivi et renouvellement

Le contrat est suivi dans le CRM tout au long de sa duree. Un rappel de renouvellement est envoye a l'equipe commerciale a l'approche de la date d'expiration.

Archivage et reporting

Les contrats expires ou annules sont archives. La performance des contrats fait l'objet de rapports, et les taux de renouvellement sont analyses.

Liste de controle de la gestion des contrats

Phase de creation

Les informations client ont-elles ete transferees correctement ?
La tarification et les conditions de paiement ont-elles ete finalisees ?
Le perimetre du produit/service a-t-il ete clairement defini ?
La duree du contrat et les conditions de renouvellement ont-elles ete precisees ?

Phase d'approbation et de signature

Le service juridique l'a-t-il approuve ?
Le service financier a-t-il approuve la tarification ?
Le contrat a-t-il ete envoye au client via un lien suivi ?
Le contrat signe a-t-il ete telecharge dans le CRM ?

Questions Fréquentes

Rapitek propose-t-il une signature electronique integree ?

Rapitek ne fournit pas de service de signature electronique integre ; a la place, vous envoyez le contrat au client via un lien public traçable, vous telechargez le PDF signe et vous enregistrez le signataire et la date. Vous pouvez connecter des prestataires tels que E-Guven ou Turktrust en externe via l'API REST pour l'etape de signature, mais il n'existe pas d'integration prete a l'emploi.

Pouvons-nous importer nos contrats existants dans le CRM ?

Oui. Vos contrats existants au format PDF, Word ou autre peuvent etre importes en masse dans le CRM. Les details des contrats (date, montant, client) peuvent etre associes manuellement ou automatiquement.

Comment les modeles de contrats sont-ils personnalises ?

Rapitek livre des modeles HTML PDF bilingues pour les devis et les factures, qui remplissent automatiquement les informations client, et la meme approche peut etre adaptee aux documents contractuels. Le contrat lui-meme est stocke comme un Custom Object avec des champs tels que le nom du client, la date et le montant, et les fichiers PDF/Word finalises sont joints a l'enregistrement du contrat.

Rapi peut-il vraiment creer l'enregistrement du contrat ?

La plupart des IA de CRM ne font que lire ; Rapitek ecrit. Lorsque vous dites a Rapi, en langage naturel, par la voix ou par texte, "cree un contrat de maintenance annuel avec la societe X, date de fin le 31 decembre", il cree ou met a jour le veritable enregistrement pour vous. Il demande une confirmation avant toute ecriture, pour que vous gardiez le controle.

Comment fonctionnent les rappels de renouvellement de contrat ?

Des notifications automatiques par e-mail et dans le CRM sont envoyees 90, 60 et 30 jours avant la date de fin du contrat. Une tache de reunion de renouvellement est assignee au commercial.

Que montrent les rapports de contrats ?

Le nombre total de contrats, les contrats actifs/expires, les taux de renouvellement, le chiffre d'affaires par contrat et les contrats arrivant a echeance sur la periode a venir font tous l'objet de rapports.

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