Excel'den CRM'e geçişte zor olan veri değil, alışkanlıktır.
Excel kötü bir araç değil — satış takibi için yanlış araç. Bu sayfada ne zaman geçilmesi gerektiğini, verinin nasıl hazırlandığını ve kendi projelerimizde geçişin nerede takıldığını anlatıyoruz.
Excel ne zaman yetmemeye başlar?
Excel, müşteri listesi tutmak için uzun süre yeter. Yetmediği an şu belirtilerle gelir:
- Aynı dosyanın üç sürümü dolaşıyor. Kimin dosyasının güncel olduğu tartışma konusu.
- Takip kimsenin işi değil. "Bu müşteriyi kim arayıp soracak" sorusunun cevabı dosyada yok.
- Geçmiş kaybolmuş. Ne konuşulduğu, hangi fiyatın verildiği kimsenin telefonunda ya da e-postasında.
- Rapor elle üretiliyor. Ay sonu birinin iki günü pivot tabloya gidiyor.
- Çalışan ayrılınca müşteri de gidiyor. İlişki şirketin değil kişinin üzerinde.
Bunlardan birkaçı size tanıdık geliyorsa, sorun dosyanın kendisinde değil işin dosyayla yürütülmesinde.
Geçişten önce Excel'inizi nasıl hazırlarsınız?
-
1
1. Tek bir dosyada birleştirin
Dağınık dosyaları tek sayfada toplayın. Hangi sürümün geçerli olduğuna şimdi karar verin — göç sırasında karar vermek aktarımı durdurur ve o parçayı baştan koşmayı gerektirir.
-
2
2. Başlık satırını düzeltin
Her kolonun tek ve net bir başlığı olsun: şirket adı, kişi, telefon, e-posta, şehir, son görüşme, durum. Birleştirilmiş hücre ve üst üste başlık satırları göçü zorlaştırır.
-
3
3. Telefon ve e-postayı tekilleştirin
Mükerrer kaydı yakalarken telefon numarasına bakıyoruz: aynı numara iki kayıtta görünüyorsa eşleştirme oradan kuruluyor. Formatı birleştirin — ülke kodu karışıksa aynı numara iki ayrı kayıt gibi görünüyor. Biz de aktarımda ayıklıyoruz; bunu kendi aktarım işlerimizde gördük.
-
4
4. Ölü kayıtları işaretleyin
Yıllardır dokunulmamış, kapanmış firmaları silmeyin — ayrı bir kolonda işaretleyin. Arşiv olarak taşınır, günlük listeyi kirletmez.
-
5
5. Neyin taşınmayacağına karar verin
Her kolonun CRM'de karşılığı olmak zorunda değil. Kullanılmayan alanları taşırsanız yeni sistemde de boş kalıyorlar ve ekranı kimsenin doldurmadığı kolonlarla dolduruyorlar. Bunu kendi aktarım işlerimizde gördük.
Kendi projelerimizde geçiş nerede takıldı?
Kendi projelerimizde geçişin takıldığını gördüğümüz üç yer var; üçü de yazılımla değil kurulumla ilgiliydi. Ölçülmüş bir sektör oranı değil, bizim gözlemimiz:
1. Sistem kuruldu, kimse kullanmadı. Ekip Excel'e devam etti çünkü yeni sistem onların işini kolaylaştırmıyordu, yöneticiye rapor üretiyordu. Çözüm: kurulumu satışçının günlük akışına göre yapmak.
2. Gereğinden çok alan açıldı. "Madem geçiyoruz, her şeyi kaydedelim" denip uzun bir zorunlu alan listesi tanımlandı. İlk hafta herkes boş geçmeye başladı. Çözüm: az alanla başlayıp ihtiyaç çıktıkça eklemek.
3. Geçiş yılın en yoğun ayına denk geldi. Ekibin öğrenmeye vakti olmadı. Çözüm: sezon dışı bir tarih seçmek.
Rapitek'te Excel göçü
-
1
Keşif
Dosyanızı birlikte açıyoruz. Hangi kolon nereye gidecek, hangi bilgi CRM'de alan mı olacak yoksa not mu — bunu 30 dakikada çıkarıyoruz.
-
2
Aktarım
Kayıtlar içe aktarılır, mükerrer kayıtlar ayıklanır, telefon formatları tekilleştirilir. Dosyanızın orijinali sizde kalır; aktarım sonrası kayıt sayıları karşılaştırılır, eksik çıkarsa düzeltilip tekrarlanır.
-
3
Yapılandırma
Satış hattı aşamalarınız, alanlarınız ve raporlarınız sizin sürecinize göre kurulur. Kullanmayacağınız modül açılmaz.
-
4
Eğitim ve ilk hafta
Ekibe Türkçe eğitim veriyoruz ve ilk haftayı yakın takip ediyoruz. İlk haftada ekip yeni sisteme girmezse eski dosyaya dönmek kolaylaşıyor — bunu kendi projelerimizde gördük.
Excel göçü hakkında
Excel dosyam dağınık, yine de taşınabilir mi?
Veri kaybolur mu?
Ekip Excel'e geri dönerse ne olur?
Kaç kayıta kadar taşınabilir?
Geçiş ne kadar sürer?
Göç sırasında ve sonrasında sorulanlar
Dosyanıza birlikte bakalım.
30 dakikalık görüşmede Excel'inizi açıp hangi kolonun nereye gideceğini çıkaralım. Henüz erkense bunu da söyleriz.
30 dakika · Yükümlülük doğurmaz
