ETA kullanıyorsanız, CRM'iniz ETA ile konuşur.
Cari kart, bakiye ve fatura bilgisi ETA'da kalır; satış ekibiniz aynı bilgiyi CRM'de görür. ETA kurulumunuz kendi sunucunuzda ve dışarıya kapalıysa yöntem değişir — bu sayfa önce o seçimi, sonra akışı anlatıyor.
Bilgi muhasebede, karar satışta — aradaki mesafe Excel'le kapatılıyor
Kendi projelerimizde tekrar tekrar gördüğümüz tablo şu: ETA yerinde durur, işini yapar; ama programı fiilen kullanan kişi sayısı az olduğu için bilginin oradan çıkıp satış tarafına ulaşması o kişiye bağlı kalır. Sorun programın kendisinde değil, aradaki aktarımın tanımlı olmamasında:
- Bakiye sorusunun cevabı bir kişiden gelir. O kişi toplantıdaysa ya da izinliyse cevap da bekler.
- Hafta başı toplantısı için muhasebeden Excel istenir; tablo geldiğinde bir gün eskimiştir ve kimse hangi sütunun ne olduğunu hatırlamaz.
- Aynı tablo hafta hafta elle yeniden biçimlenir; biçimleyen kişi değişince sütunlar da değişir.
- Temsilci, tahsilatı geciken müşteriye yeni teklif götürür — çünkü gecikmeyi gördüğü bir ekran yoktur.
- Görüşme geçmişi ve teklifler temsilcinin kendi dosyasında durur; ayrıldığında dosya da gider.
- ETA'ya ek kullanıcı açıp satış ekibini oraya sokmak çözüm gibi görünür; pratikte muhasebe ekranı satışın günlük işine göre tasarlanmamıştır.
Bu tabloda eksik olan şey bir ERP değil, satışın kendi kaydı ve muhasebeyle arasında tanımlı, tekrarlanabilir bir aktarım disiplini.
Bağlantı nasıl kuruluyor?
ETA için kutudan çıkan bir modülümüz yok ve olduğunu söylemeyeceğiz. Bağlantı; REST API, OAuth2, webhook ve içe/dışa aktarma ile kapsamı keşif görüşmesinde belirlenen bir entegrasyon projesi olarak kurulur.
ETA tarafında başka sayfalardan farklı bir noktadan başlıyoruz: yöntem — REST API mi, dönemsel döküm aktarımı mı — ETA tarafındaki erişim imkânına göre keşifte birlikte seçilir. Kurulumunuz yerel ağda ve dışarıya kapalı çalışıyorsa başlangıç noktası döküm tabanlı aktarımdır; bu bir eksiklik değil, karşı tarafta erişim açılmasını gerektirmeyen yoldur. Dışarıya açık bir arayüz tanımlanabiliyorsa aynı kapsam API tabanlı kurulur.
Rapitek CRM tarafında üç araç kullanılır:
- İçe aktarma — dört adımlı sihirbaz: yükle, alan eşle, önizle, çalıştır. İş başına üst sınır 100.000 satır, dosya başına 25 MB; 75'ten fazla nesne desteklenir. Dışa aktarma aynı modülde yapılır; sınırlarını ölçmediğimiz için buraya rakam yazmıyoruz.
- REST API — ürün kutudan 183 iş nesnesiyle geliyor ve her biri REST API'de kendi veri ve şema ucuyla yayımlanıyor; erişim OAuth2 ile yetkilendirilir.
- Giden webhook — CRM'deki olaylar dış sisteme imzalı olarak iletilir; başarısız çağrı yeniden denenir.
Bu araçların sınırları ölçülüdür, tahmin değildir: REST API nesne ve alan tanımlarını describe ucundan verir, tek toplu istekte 200 kayda kadar işlem yapar, bileşik çağrıda 25 alt isteği tek seferde taşır. Kapsamı keşifte bu sınırların içinde kurguluyoruz. Genel yaklaşımımız entegrasyonlar sayfasında, API tabanlı bir ERP akışının hâli Netsis entegrasyonu sayfasında.
Pazartesi 08:45 — hafta başı tahsilat toplantısı, muhasebeden tablo bekleniyor. Bağlantı kurulduğunda şunlar değişir:
-
1
Tablo beklenmez, ekran açılır
ETA'dan alınan bakiye ve vade dökümü tanımlı şablonla CRM'e aktarılır ve müşteri kartında alan olarak durur. Toplantı tabloyu biçimlemekle değil, konuşmakla başlar.
-
2
Aktarımın şablonu bir kez kurulur
Hangi sütunun hangi CRM alanına karşılık geldiği bir kez eşlenir ve kayıtlı kalır. Sonraki aktarımlarda aynı dört adım tekrarlanır: yükle, eşle, önizle, çalıştır.
-
3
Önizleme adımı hatalı aktarımı önler
Sihirbaz çalıştırmadan önce neyin nereye yazılacağını ekranda gösterir. Yanlış eşlenmiş bir sütun canlı veriye değil önizlemeye düşer; onay sizden çıkar.
-
4
Vadesi geçen bakiye görev üretir
Belirlediğiniz eşiği aşan bakiye için sorumluya takip görevi açılır. Hangi müşterinin aranacağı toplantıda not alınmaz, kayıtta durur.
-
5
Teklif ve görüşme geçmişi şirkette kalır
Müşteri adayı, görüşme notu, teklif ve kaybetme nedeni CRM'de birikir. Temsilci ayrıldığında dosya değil, devir listesi kalır.
-
6
Muhasebeye sorulan soru sayısı düşer
Bakiye ve fatura bilgisi satış ekranında göründüğünde muhasebe kesintiye uğramaz. ETA'yı kullanan kişi kendi işini yapar, bilgi dağıtıcısı olmaktan çıkar.
ETA ile Rapitek CRM arasında kurulabilen akışlar
Dönemsel bakiye ve vade aktarımı
ETA'dan alınan cari bakiye ve vade dökümü tanımlı şablonla CRM'e aktarılır. Sıklık — günlük, haftalık ya da aylık — sizin temponuza göre kapsamda belirlenir.
Cari kod – müşteri kaydı eşleşmesi
ETA'daki cari kod CRM'de alan olarak tutulur ve eşleştirmenin anahtarı olur; vergi numarası ikinci anahtar olarak kullanılır. Mükerrer kartlar kurulumda ayıklanır.
Aktarım şablonunun bir kez kurulması
Alan eşleme tablosu kurulumda çıkarılır ve saklanır; sonraki aktarımlar aynı şablonla yürür. Aktarım için Excel'i yeniden biçimlemeye gerek kalmaz.
Fatura bilgisinin müşteri kartında izlenmesi
Fatura numarası, tarihi ve tutarı müşteri kartında liste olarak izlenebilir. Belgenin otoritesi ETA'da kalır; CRM satış ekibine görünürlük katmanı ekler.
Ürün ve fiyat listesinin aktarılması
Ürün kataloğu ve fiyat listesi CRM'e aktarılarak teklifler güncel fiyatla hazırlanır. Fiyatın otoritesi ETA'da kalır; CRM'deki kopya teklif ekranı içindir.
Kendi alanlarınızı kod yazmadan eklemek
Risk limiti, ödeme vadesi ya da temsilci bölgesi gibi alanları CRM tarafında kod yazmadan yönetici tanımlar. Özel nesne ve alan ekleme üründe standarttır.
Hangi yöntem ne zaman?
| Yöntem | Ne işe yarar | Ne zaman tercih edilir |
|---|---|---|
| İçe aktarma (Data Hub) | ETA dökümleri dört adımlı sihirbazla aktarılır: yükle, alan eşle, önizle, çalıştır. İş başına 100.000 satır, dosya başına 25 MB. Dışa aktarma aynı modülde yapılır; sınırlarını ölçmedik | ERP'ye dışarıdan erişim yoksa ya da dönemsel senkron yeterliyse; karşı tarafta erişim açılmasını gerektirmez |
| REST API (kutudan gelen 183 iş nesnesi, her biri kendi veri ve şema ucuyla) | Dış sistem CRM'deki kayıtları okur ve yazar; OAuth2 ile yetkilendirilir, toplu ve bileşik istek destekler | ETA tarafında dışarıya açık bir arayüz tanımlanabildiğinde ve akışın otomatik ilerlemesi istendiğinde |
| Giden webhook | CRM'deki olaylar (örn. fırsat kazanıldı) dış sisteme imzalı olarak iletilir; başarısız çağrı yeniden denenir | CRM'den muhasebe yönüne bildirim gereken akışlarda |
| Üçüncü taraf entegratör | ETA tarafını tanıyan iş ortağınız ya da yazılımcınız aynı REST API'yi kullanarak bağlantıyı kendisi yazabilir; biz şemayı, OAuth2 erişimini ve alan eşleme tablosunu veririz | ETA'nızı kuran firmayla çalışmaya devam etmek istediğinizde |
Doğruladıklarımız
ETA bağlantısı nasıl devreye alınır?
-
1
Keşif
ETA'nın nerede çalıştığını, kimin kullandığını ve dışarıya açık bir arayüzün tanımlı olup olmadığını çıkarırız. Mali müşavirinizle çalışıyorsanız onun da bu görüşmede olmasını öneririz.
-
2
Yöntem ve alan eşleme
Erişime göre yöntem seçilir ve alan eşleme tablosu çıkarılır: hangi sütun hangi CRM alanına, hangi sıklıkta. Kapsam ve varsa bedel yazılı olarak paylaşılır — sürpriz kalem yok.
-
3
Şablon kurulumu ve test aktarımı
İçe aktarma şablonu bir kez kurulur ve örnek dökümle denenir. Önizleme ekranında eşleşmeler doğrulanır, mükerrer cari kartlar ayıklanır.
-
4
Eğitim ve canlı geçiş
Aktarımı kimin, ne sıklıkta çalıştıracağı yazılı olarak belirlenir ve ekip eğitilir. Keşiften önce süre taahhüt etmiyoruz; keşif görüşmesinden sonra size aralık değil tarih veririz. ETA akışı bu planın içinde devreye girer.
Sınırlarımız: bu sayfada vaat etmediklerimiz
ERP ve muhasebe entegrasyonu konuşulurken sorulan dört şey var. Dördünü de biz vaat etmiyoruz ve nedenini yazıyoruz.
- “Stoklarınız senkron olur” demiyoruz. Stok kaydının otoritesi ETA'da kalır.
- Sipariş → fatura → tahsilat zincirinin kendiliğinden akacağını söylemiyoruz. Bu zincir üründe kuruludur, ama otomatik bir muhasebe akışı olarak satılmasını doğru bulmuyoruz.
- Üretim ve MRP otomasyonu vaat etmiyoruz. Ürün reçetesi ve üretim hattı tanımı üründe vardır; iş emri yürütmesini bugün bir referansla anlatamayız.
- e-Fatura ve e-Arşiv düzenlemiyoruz. Rapitek CRM bir GİB özel entegratörü değildir; resmî belge üretmez, ETTN ya da GİB durumu takip etmez. Faturalarınız bugünkü düzeninizde kesilmeye devam eder; fatura numarası ve tutar gibi bilgiler CRM'e alan olarak taşınabilir.
İlk üçünün nedenini ve “bunun yerine ne yapılabildiğini” tek yerde, satır satır yazdık: vaat etmediğimiz üç şey. Burada tekrarlamıyoruz ki iki yerde iki farklı cümle kurmuş olmayalım.
Bir şeyi daha yazalım: ETA tarafına kurulacak bir eklenti ya da yazılacak bir arayüz gerekiyorsa bu iş, ETA'yı kuran firmanın ya da sizin yazılımcınızın tarafındadır. Biz CRM tarafını, şemayı, OAuth2 erişimini ve alan eşleme tablosunu veririz; ETA'nın içine müdahale etmeyiz.
Veri konumu: verileriniz Avrupa Birliği'nde tutulur — veritabanı Helsinki'de (Finlandiya), dosyalar Frankfurt'ta, yedekler Falkenstein'da (Almanya). Türkiye'de hiçbir bileşenimiz yok ve bölge seçimi diye bir özelliğimiz yok. Bu, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır; aktarım dayanağınızı sözleşme sürecinde birlikte kurarız. Ayrıntı güvenlik sayfasında ve KVKK aydınlatma metnindedir.
Sertifika: ISO 27001 veya SOC 2 belgemiz yok ve alana kadar da iddia etmeyeceğiz.
Plan fiyatları açıkta; kapsam keşifte çıkar
ETA kurulumunuz kendi sunucunuzdaysa yöntem değişir, bedel de kapsamla birlikte netleşir. Plan fiyatlarını ise tek yerde ve rakamıyla yayımlıyoruz.
Üç plan, kapsam tablosu ve ayrı fiyatlanan kalemler tek sayfada.
ETA entegrasyonu hakkında sık sorulanlar
ETA ile CRM entegrasyonu mümkün mü?
Rapitek CRM'de hazır ETA modülü var mı?
Rapitek CRM'in REST API'si belgeli mi, dışarıdan kullanılabiliyor mu?
ETA'mız yerel ağda kurulu ve dışarıya kapalı. Ne yapıyoruz?
Muhasebemizi mali müşavirimiz tutuyor, ETA onun elinde. Bu bir engel mi?
Excel dökümüyle çalışmak geriye dönük bir çözüm değil mi?
Aktarımı her hafta kim yapacak?
ETA'daki cari kodumuz CRM'de kaybolur mu?
Stoklarımız CRM ile senkron çalışır mı?
CRM'den e-fatura kesebilir miyiz?
ETA'nın yerini alır mı?
Senkronizasyon gerçek zamanlı mı olur?
ETA entegrasyonunun maliyeti nedir?
Kurulum ne kadar sürer?
Verilerimiz nerede tutuluyor?
İlgili sayfalar
Entegrasyonlar
Entegrasyona genel bakış: hangi bağlantı bugün canlı, hangisini talep üzerine kuruyoruz ve vaat etmediğimiz üç şeyin nedeni.
Netsis entegrasyonu
API tabanlı bir ERP akışının hâli: cari, bakiye, sipariş ve fatura bilgisinin hangi yöne aktığı ve yöntem seçimi.
Excel'den CRM'e geçiş
Dökümle başlayan bir kurulumda veri hijyeni: mükerrer kayıt, alan eşleme ve ilk aktarımın nasıl yapıldığı.
ETA akışınızı 30 dakikada netleştirelim
Görüşmede ETA'nızın nerede çalıştığına bakalım, hangi dökümün hangi sıklıkta CRM'e akacağını birlikte seçelim; kapsamı yazılı alalım.
Kurulumun kapsamı ve varsa bedeli keşif görüşmesinde çıkarılıp yazılı paylaşılır.
