Psikoloji ve Psikoterapi CRM
Tek başına çalışan bir psikolog aynı anda hem terapist hem sekreter hem muhasebecidir; randevu yazışması, seans kaydı ve tahsilat üç ayrı yerde birikince gizliliği de takibi de tek kişinin dikkati taşır.
Seans notu, seansın kendi kaydının içinde durur ve yazan psikolog dışında kimseye görünmez; randevu, tahsilat ve fatura aynı danışan kartına bağlıdır.
Neyi nasıl kuruyoruz
- Her danışanın başvuru sebebini, uygulanan terapi yaklaşımını ve seans tarihçesini yalnızca size açık tek kartta tutun
- Kurulumda tanımlanan BDT, EMDR, ACT ve çift terapisi şablonlarıyla seans notunu doldururken tarih ve süre kayda kendiliğinden yazılsın
- Web sitenize yerleştirdiğiniz rezervasyon formundan gelen talebi seans kaydına dönüştürüp görüşme bağlantısını kayıttaki alana yapıştırın
- Seans paketi satışını ve fatura kaydını CRM'de tutun; vadesi geçen ödemeler listeye düşsün, hatırlatmayı bu listeye kurala bağlayın
- Süpervizyona açtığınız vaka notlarını ayrı alanda tutun, seans devamlılığını anonim raporlarla izleyin
| Danışan Kartı ve Erişim | Danışan kendi kaydıdır; başvuru sebebi, uygulanan terapi yaklaşımı, seans tarihçesi ve ödemeler onun alanlarındadır. Notlar yalnızca giriş yapan psikoloğa görünür; erişim rol bazlı yetkiyle sınırlanır. Barındırma Finlandiya'da olduğundan işleme KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarım sayılır; aydınlatma ve açık rıza süreçlerini bu nedenle işletiyoruz. |
|---|---|
| Seans Notu Şablonu | Seans notu, seans kaydının içinde durur; BDT, EMDR, ACT ve çift terapisi için ayrı şablonlar kurulumda tanımlanır, tarih ve süre kayda kendiliğinden yazılır. |
| Online Randevu ve Video Seans | Rezervasyon formu web sitenize yerleştirilir; gelen talep seans kaydına dönüştürülür, hatırlatma bu kayda bağlı çalışır. Görüşme bağlantısı kayıttaki bir alandır; toplantıyı kendi Zoom ya da Google Meet hesabınızda açar, bağlantıyı o alana yapıştırırsınız ve hatırlatma bu bağlantıyı taşır. |
| Faturalama ve Tahsilat | Seans paketi satışı, ödeme ve fatura kaydı CRM içinde tutulur; vadesi geçen ödeme satırları listeye düşer ve hatırlatma bu listeye kurala bağlanır. Ödeme sağlayıcı ve e-fatura bağlantısı projeye özel kurulur; kutudan çıkan bir modül yok, kurulmadan tahsilat ödeme satırına elle işlenir. |
| Süpervizyon Notu | Süpervizyöre açılan vaka notu ayrı bir alandır ve seans notundan bağımsız paylaşılır; seans devamlılığı ile anonim vaka istatistikleri bu kayıtların raporundan çıkar. |
Bir psikoloğun günü arka arkaya dizilmiş seanslardan oluşur; iki seans arasındaki birkaç dakikada hem not yazılacak hem sonraki danışanın dosyasına göz atılacaktır. O anda yazılmayan not akşama kalır, akşama kalanın bir kısmı hiç yazılmaz — ve eksik kalan ayrıntı üç ay sonra rahat bir günde değil, tam da danışan karşınızda otururken aranır.
Rapitek CRM'de not seansın kendi kaydının içinde durur: şablon açılır, tarih ve süre kendiliğinden düşer, yazan psikolog dışında kimse göremez. Randevu, tahsilat ve fatura da aynı danışan kartına bağlı olduğu için ödemesi eksik kalan danışanı ay sonunda ayrı bir tabloda aramazsınız.
Sıkça sorulan sorular
Psikolog için CRM şart mı?
Tek başına çalışan psikolog için bile CRM, danışan takibi + faturalama + randevu süreçlerini saatler kazandırarak sadeleştirir. Klinik veya merkez işletiyorsanız zaten zorunlu — birden fazla psikoloğun aynı danışan üzerinde çakışmasını engeller, gizlilik kurallarını uygular.
Seans notları başka psikologlar görebilir mi?
Hayır. Her seans notu varsayılan olarak yalnızca onu yazan psikoloğa görünür. Süpervizyör paylaşımı ve vaka tartışması için ayrı, opt-in alanlar var. Barındırma Avrupa Birliği'ndedir: veritabanı Finlandiya'da, medya dosyaları Frankfurt'ta. Bu, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarım sayılır; aydınlatma ve açık rıza süreçlerini bu nedenle işletiyoruz.
Online video seans yapabilir miyim?
Zoom ve Google Meet bağlantısını biz kuruyoruz; kutudan çıkan bir modül yok. Bağlantı 183 iş nesnesini kapsayan REST API'miz, OAuth2, webhook ve içe/dışa aktarma üzerinden profesyonel hizmet ekibimizce projeye özel kurulur; kapsamı ve bedeli keşif görüşmesinde yazılı olarak paylaşırız. Bu kurulmadan seans kaydındaki görüşme bağlantısı alanını kullanırsınız: toplantıyı kendi Zoom ya da Google Meet hesabınızda açar, bağlantıyı alana yapıştırırsınız; danışana giden e-posta ve WhatsApp hatırlatmaları (24 saat ve 1 saat önce) bu bağlantıyı taşır. Seans sonrası fatura kaydı CRM içinde açılır.
Online randevu sistemini web siteme nasıl ekliyorum?
Rezervasyon formu tek satır embed koduyla web sitenize, Instagram bio'nuza veya Linktree sayfanıza eklenir; danışan müsait saatlerinizi görür, formu doldurur ve talep size randevu isteği olarak ulaşır, siz de takvimdeki seans kaydına dönüştürürsünüz. Formda ödeme almak için ödeme sağlayıcı bağlantısını biz kuruyoruz; kutudan çıkan bir modül yok. Bağlantı 183 iş nesnesini kapsayan REST API'miz, OAuth2, webhook ve içe/dışa aktarma üzerinden profesyonel hizmet ekibimizce projeye özel kurulur; kapsamı ve bedeli keşif görüşmesinde yazılı olarak paylaşırız. Bu bağlantı kurulmadan tahsilat, danışan kartındaki ödeme satırına elle işlenir.
