Fuardan dönünce kartvizitler masada kalmasın: 48 saatlik takip planı

Fuardan döndünüz. Çantada bir deste kartvizit, aklınızda birkaç sıcak görüşme var. Bir hafta sonra o kartvizitler çekmecede durabilir. Bunu önleyen şey ilgi değil, bir sıra.

Bu yazıda fuar akşamından başlayan bir takip planı var: aynı akşam ne yapılır, ilk 48 saatte kime nasıl yazılır, 10. günde neye bakılır. Planın her adımı ücretsiz Excel şablonundaki bir sütuna karşılık geliyor.

Ücretsiz şablon: Fuar sonrası aday takip şablonunu buradan indirin. Yedi sütun var: firma, kişi, fuar, kaynak, görüşme notu, sonraki adım, tarih.

Takip fuarda başlar. Konuştuğunuz kişiden kartvizit alırken bir soru ekleyin:

"Size WhatsApp'tan kısa bilgi atabilir miyim?"

Bu sorunun iki faydası var. Hangi kanaldan yazacağınızı bilirsiniz. Ve kişi sizden bir mesaj beklediğini bilir.

Standda satış konuşması açmak yerine önce dinleyin. Kişinin ne sorduğu, görüşme notunun ilk satırı olur.

Fuar günü bitmeden kartvizitleri kayda geçirin. Ertesi sabah hangi kartın kime ait olduğunu, kimin neyi sorduğunu hatırlamak zorlaşır.

1. Her kartvizite bir satır açın. Firma ve kişi sütunlarını doldurun.
2. Fuar sütununa fuarın adını ve yılını yazın. Birkaç fuar sonra hangi fuarın size ne getirdiğini bu sütundan ayırırsınız.
3. Kaynağı seçin.
   • "Kartvizit": standda konuştuğunuz kişi.
   • "Araştırma": katılımcı listesinden bulduğunuz, ama görüşmediğiniz firma.
   • İkisine aynı mesaj gitmez.
4. Görüşme notunu kısa yazın: ne sordu, neyle ilgilendi, ne söz verdiniz.
5. Her satıra bir sonraki adım ve tarih koyun. Tarihi olmayan adım unutulur. Şablonda tarihi geçen satır kırmızıya döner.

Kartvizit aldığınız her kişiye fuardan sonraki 48 saat içinde kişisel bir mesaj gönderin. Fuarda WhatsApp'tan yazmayı sorduysanız WhatsApp'tan, sormadıysanız e-postayla.

Kişisel mesaj, herkese aynı metnin gitmemesi demek. Mesajda üç şey olsun:

• Nerede tanıştığınız. Hangi fuar, hangi konu.
• Onun sorusuna bir cevap. Görüşme notunuzdaki ilk satır.
• Tek bir sonraki adım. Bir katalog, bir fiyat listesi ya da kısa bir görüşme önerisi. Bir mesajda üç soru sormayın.

Örnek:

"Merhaba, dün fuarda ambalaj tedariki üzerine konuşmuştuk. Sorduğunuz fiyat listesini ekte gönderiyorum. Uygunsa önümüzdeki hafta 15 dakikalık bir görüşme ayarlayalım mı?"

Gönderdiğiniz mesajı şablondaki satıra işleyin ve bir sonraki adımın tarihini güncelleyin.

Fuarda görmek isteyip konuşamadığınız firmalar da var. Katılımcı listesinden çıkardığınız bu firmalara toplu e-posta göndermeyin.

• Firmanın genel kurumsal adresini kullanın (info@, satis@ gibi).
• Ad.soyad@ biçimindeki adresler kişisel veridir; fuar listesinden toplanmaz.
• Her firmaya ayrı, sektörüne uygun bir e-posta yazın. E-postada tek bir soru olsun.
• Uygun birkaç firmanın satış ya da genel müdürüne LinkedIn'den kısa bir notla bağlantı isteği de gönderebilirsiniz.

Fuardan 10 gün sonra dört şeyi sayın:

1. Kaç kişiye yazdınız?
2. Kaçı cevap verdi?
3. Kaçıyla tanışma görüşmesi yaptınız?
4. Kaç satış fırsatı açıldı?

Bu dört sayıyı her fuar için ayrı tutun. Bir fuarın işe yarayıp yaramadığına bu sayılara bakmadan karar vermeyin. Şablondaki Özet sayfası, sonraki adımı yazılmamış ve tarihi geçmiş satırları sizin için sayar.

• Bireysel alıcı: Ticari elektronik ileti göndermeden önce onay gerekir (6563 sayılı Kanun md. 6). Bireysel alıcıdan onay istemek için de e-posta gönderilmez.
• Esnaf ve tacir: Önceden onay alınmadan ticari ileti gönderilebilir, ama ret bildirdiklerinde gönderim durdurulur. Toplu gönderimden önce İleti Yönetim Sistemi'ndeki (İYS) ret kayıtlarını kontrol edin.
• İletinin içeriği: Ticaret unvanınız ve alıcının kolayca ret bildirebileceği bir yol bulunsun.
• Kişisel veri: Kartvizitteki ad, telefon ve e-posta kişisel veridir. Bu verileri işlerken aydınlatma yükümlülüğünüzü yerine getirin (KVKK md. 10).

Bu bölüm bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş yerine geçmez. Ayrıntılar için İYS nedir yazımıza bakın.

Bu plan bir Excel dosyası ve ekipte net bir kuralla çalışır; bir yazılıma geçmek şart değil.

Kartvizitleri tek tek yazmak istemeyen ekipler için Rapitek CRM'in mobil uygulamasında iki yol var:

• Kartvizit tarama: Kartvizitin fotoğrafını çekersiniz; alanlar çıkarılır ve müşteri adayı kaydı açılır. Tek fotoğrafta birden fazla kartvizit de olabilir.
• Rapi ile sesli giriş: Yapay zekâ asistanı Rapi, görüşme notunu sesle kaydeder ve takip görevini açar. Kaydetmeden önce onayınızı isteyecek şekilde ayarlanabilir.

Ayrıntılar mobil uygulama sayfasında.