Dil Okulları CRM
Deneme dersi biter, öğrenci "düşüneyim" der ve kimse dönmezse karar birkaç gün içinde başka kurstan yana çıkar; aynı sırada mevcut öğrencilerin seviyesi ve sınav tarihi ayrı listelerde tutulur.
Deneme dersine gelen kişi bir aday kaydıdır; 24, 48 ve 72 saatlik takip adımları bu kayda bağlı görevlerdir. Seviye ve hedef sınav tarihi aynı kartta alan olarak durur.
Neyi nasıl kuruyoruz
- Deneme dersine gelen öğrenciyi 24-48-72 saat adımlarıyla WhatsApp ve e-posta üzerinden takip edin
- A1'den C2'ye seviye ilerlemesini, seviye atlama testlerini ve başarı raporlarını izleyin
- TOEFL/IELTS hedef tarihine göre geri sayım kurun, mock test sonuçlarını ve eksik konuları tek ekranda görün
- Online dersleri şubedeki yüz yüze derslerle aynı takvimde yönetin; toplantı bağlantısı ders kaydındaki alanda durur
- Mevcut öğrencilerin seviye ve kurs geçmişi alanlarına göre üst kurs listelerini çıkarın; teklif mesajını bu listeye kurala bağlayın
| Deneme Dersi ve Kayıt Dönüşümü | Deneme dersine gelen kişi bir aday kaydıdır; 24, 48 ve 72 saatlik takip adımları bu kayda bağlı tarihli görevlerdir ve WhatsApp ya da e-posta üzerinden gönderilir. |
|---|---|
| Seviye Takibi | Öğrencinin A1-C2 seviyesi öğrenci kaydının bir alanıdır; seviye atlama testinin sonucu aynı alana yazılır ve ilerleme raporu bu alandan çıkar. |
| TOEFL/IELTS Sınav Takibi | Hedef sınav tarihi öğrenci kaydının bir alanıdır; 3, 2 ve 1 ay kala hatırlatma görevleri bu tarihe bağlanır, mock test sonuçları ve eksik konular aynı kartta birikir. |
| Online ve Yüz Yüze Hibrit Yönetim | Ders CRM'de bir kayıttır; online dersin toplantı bağlantısı kayıttaki alana yazılır, şube bazlı yüz yüze derslerle aynı takvimde durur. Görüntülü ders araçlarına bağlantıyı biz kuruyoruz; kutudan çıkan bir modül yok. |
| Konuşma Kulübü ve Ek Satış | Konuşma kulübü, özel ders ve yoğunlaştırılmış kurs birer teklif kalemidir; öğrencinin seviyesi ve kurs geçmişi alanlarına göre uygun öğrenciler listeye düşer. |
| Arkadaş Getir Programı | Tavsiye eden ve tavsiye edilen öğrenci aynı kayıtta iki ayrı alanda tutulur; bonus takibi bu bağdan okunur ve teklif görevi bu listeden açılır. |
| Kur Bitirme Belgesi Kaydı | Kuru tamamlayan öğrencinin belgesi öğrenci kaydına bağlı bir sertifika kaydıdır; kur, veriliş tarihi ve belge numarası alanlarda durur, teslim edilmemiş belgeler listede açık kalır. |
Dil kursunda satış tek anda kapanmaz; kurs araştıran kişi aynı hafta içinde üç okulun deneme dersine girer ve kararını bir ila dört hafta içinde verir. Ön büro o günün ziyaretçileriyle uğraşırken geçen haftanın listesi kendiliğinden eskir, kimse kasten vazgeçmemiştir.
Rapitek CRM deneme dersini bir kaydın kapanışı değil başlangıcı sayar: takip adımları tarihe bağlı görevler olarak açılır, gelen cevap aynı kartta birikir. Kayıt olan öğrenci de o kartta kalmayı sürdürür: seviyesi, hedef sınav tarihi ve kurs geçmişi alanlarda durduğu için yeni bir kurs paketine uygun öğrenciler bu alanlardan süzülüp listeye düşer.
Öğrenci kartı, yoklama, taksit ve veli iletişiminin genel akışı öğrenci takip programı sayfasında.
Sıkça sorulan sorular
Dil okulları için CRM neden kritik?
Karar sürecinde deneme dersine gelen kişiyi düzenli takip etmezseniz kaybedersiniz. Ayrıca mevcut öğrencilere üst kurs satışı ve referans programı için CRM şart.
TOEFL/IELTS öğrenci takibi nasıl çalışıyor?
Her öğrencinin hedef sınav tarihi kaydın bir alanıdır. Sınava 3, 2 ve 1 ay kala hatırlatma görevleri bu tarihe bağlanır; mock test sonuçları ve eksik konular aynı kartta birikir.
Seviye belirleme testi entegrasyonu var mı?
Online seviye belirleme testi araçlarına bağlantıyı biz kuruyoruz; kutudan çıkan bir modül yok. Bağlantı, CRM kayıtlarını okuyup yazan REST API'miz, webhook ve içe/dışa aktarma üzerinden projeye özel kurulur; kapsamı ve bedeli keşif görüşmesinde yazılı olarak paylaşılır. Bağlantı kurulmadığı sürece test sonuçları içe aktarma dosyasıyla ya da elle girilir; öğrencinin seviyesi, hedef sınavı ve önerilen kurs paketi yine öğrenci kaydında tutulur, sonraki adım hatırlatmaları oradan üretilir.
Online ve yüz yüze dersleri nasıl yönetiyorsunuz?
Zoom, Google Meet ya da başka bir görüntülü ders aracına bağlantıyı talep üzerine biz kuruyoruz; kutudan çıkan bir modül yok. Ders CRM'de bir kayıttır: online dersin toplantı bağlantısı ders kaydındaki alana yazılır, şubedeki yüz yüze derslerle aynı takvimde görünür, katılım durumu öğrenci kaydına işlenir. Toplantı aracıyla bağlantı isterseniz REST API'miz ve webhook üzerinden projeye özel kurulur; kapsamı ve bedeli keşif görüşmesinde yazılı olarak paylaşılır.
Mevcut öğrenciye üst kurs teklifi nasıl götürülüyor?
Öğrencinin seviyesi, hedef sınavı ve kurs geçmişi kaydın alanlarıdır; konuşma kulübü, özel ders ve yoğunlaştırılmış kurs için uygun öğrenciler bu alanlara göre filtrelenip listeye düşer. Teklif mesajının bu listeye ne zaman ve hangi kanaldan gideceğini kurulumda kurala bağlarsınız.
Dil Okulları için kurulum ne kadar sürer?
Keşif görüşmesinden sonra size aralık değil tarih veririz: dil okulu sürecinizin kaç alan, kaç aşama ve kaç rapor gerektirdiği o görüşmede belli olur. Mevcut öğrenci verinizi biz aktarıyoruz; aktarımın kapsamı ve varsa bedeli aynı görüşmede çıkarılıp yazılı olarak paylaşılır.
Dil Okulları için birden fazla kişi aynı WhatsApp numarasını kullanabilir mi?
Evet. Kendi Meta WhatsApp Business hesabınızı CRM'e bağlarız; ekibiniz tek iş numarasından yanıt verir ve tüm mesajlar takım gelen kutusunda görünür. Görüşmeler, tanımladığınız kurala göre atanır. Yöneticiler görüşmeleri ve yanıt sürelerini izleyebilir. Personel değişse bile yazışma geçmişi CRM'de kalır. Meta faturası doğrudan size kesilir. Biz mesaj paketi ya da kredi satmıyoruz.
