Özel Okul CRM
Kayıt sezonunda ilgilenen veli sayısı ile fiilen kayıt olan öğrenci sayısı arasındaki fark ölçülemiyor; süreçten hangi adımda kimin çıktığı bilinmediği için ertesi yıl aynı kayıp tekrar ediyor.
Okul turuna gelen veli, kaynağıyla birlikte tek dosyaya bağlanır; belge durumu, ödeme planı ve servis durağı kayıt olduktan sonra da aynı dosyanın alanlarında durur.
- Okul turuna gelen ve bilgi isteyen velileri tek listede toplayıp kayda dönüşene kadar adım adım izleyin
- Online kayıt formlarını, belge tamamlama durumunu ve ödeme planlarını aynı veli dosyasında tutun
- Sınıf, şube veya özel gruplara göre filtreleyip toplu ya da kişisel SMS, e-posta ve WhatsApp mesajı gönderin
- Mezun veritabanı oluşturup referans programlarıyla yeni kayıt kazanın
- Okulun tek WhatsApp numarasını tüm kayıt ekibine açın; görüşmeler tanımladığınız kurala göre atansın, personel değişse de yazışma geçmişi kalsın
| Potansiyel Veli Takibi | Okul turu ve bilgi talebi birer müşteri adayı kaydıdır; kaynağı alandadır, kayda dönüşene kadar aşamalarıyla ilerler. |
|---|---|
| Kayıt Dosyası | Başvuru formundan gelen kaydın doğrudan veli dosyasına düşmesi tanımlanabilir; belge durumu ve ödeme planı aynı dosyanın alanlarındadır. |
| Veli İletişim Merkezi | Sınıf ve şube veli kaydının alanlarıdır; toplu gönderim bu alanlara göre filtrelenen listeye yapılır, gönderim karta işlenir. |
| Alumni ve Referans | Mezun kaydı silinmez, durumu değişir; referansla gelen aday kaynağında mezunu gösterdiği için zincir izlenir. |
| Servis Güzergâhı ve Durak Kaydı | Öğrencinin bindiği servis, durağı ve iniş saati öğrenci kaydının alanlarıdır; güzergâh değişikliği bu alandan işlenir, yeni durak servis sorumlusuna görev olarak düşer. |
Özel okulda kayıt takvimi yılda bir kez açılır. Mart ayında okul turuna gelen bir aile eylülde kayıt olur; aradaki aylarda veliyle kurulan her temas — ikinci tur, burs görüşmesi, eksik belge, taksit sorusu — farklı kişilerin defterinde kalır. Tur sonrası ikinci bir aramanın yapılıp yapılmadığı kimse tarafından bilinmediği için kontenjan boş kaldığında nedeni geriye dönük çıkarılamaz.
Rapitek CRM veli adayını ilk temas kaynağıyla birlikte tek kayda bağlar ve aynı dosya kayıt sonrasında da sürer. Mezun kayıtları kaybolmadığı için referans programı yıllar sonra hâlâ çalışır durumda kalır. Kurulumu okulun kendi kayıt akışına göre biz yapılandırıyoruz; keşif görüşmesinden sonra size aralık değil tarih veririz.
