Gmail ve Google Takvim, Google Workspace ile CRM'inizde çalışır.
Gmail hesabınızı OAuth ile bağlarsınız; bağlantı e-posta gönderimi ve takvim senkronizasyonunu kapsar — gönderdiğiniz e-posta ilgili müşteri kaydına düşer, gelen kutusu okunmaz. Google Takvim de çift yönlü çalışır: etkinlikler CRM'e çekilir, CRM'den açtığınız randevu takviminizde oluşur, güncellenir ve silinir. Bu bağlantı bugün canlı — kurmak için sağlayıcıya özel bir proje gerekmiyor.
Ekip Google'da çalışıyor, müşteri geçmişi kişisel posta kutusunda kalıyor
Google Workspace'e geçmiş bir ekipte iş günü iki ekranda geçer: Gmail ve Google Takvim. İkisi de tek tek iyi çalışır; mekanizma şurada tıkanıyor: ikisi de kişiye bağlı çalışır — yazışma ve randevu bir kişinin hesabında durur, şirketin kaydında değil. Kendi CRM projelerimizde gördüğümüz tablo şu:
- Müşteriyle yapılan bütün yazışma temsilcinin kendi posta kutusunda durur. Temsilci izne çıktığında ya da işten ayrıldığında geçmiş de onunla gider.
- "Bu müşteriye en son ne yazmıştık?" sorusunun cevabı, o kişiyi bulup sormaya bağlıdır.
- Randevu Google Takvim'de, görüşme notu başka bir yerde durur; ikisi aynı müşteri kaydında buluşmaz.
- Toplantı saati Takvim'de değişir, CRM'deki ya da tablodaki kayıt eski hâlinde kalır — hangisinin doğru olduğu bilinmez.
- Yeni bir temsilci devraldığında müşteri geçmişini yeniden kurmak zorunda kalır; devir teslim, e-postaların iletilmesiyle yapılır.
- Yönetici "bu ay kaç görüşme yapıldı" sorusunu takvimlere tek tek bakmadan cevaplayamaz.
Doğru kurgu Gmail'i ya da Takvim'i değiştirmek değil; ekibin zaten kullandığı bu iki yüzeyi müşteri kaydına bağlamaktır.
Bu bağlantı bugün canlı — nasıl çalışıyor?
Google Workspace tarafında iki bağlantı üründe kuruludur ve kurulum sırasında yapılandırılır:
- Gmail — OAuth ile bağlanır. Bağlantı e-posta gönderimini kapsar: e-posta CRM içinden yazılıp gönderilir ve ilgili kayda bağlanır; gelen kutusu okunmaz. Kullanıcı şifresi paylaşılmaz, erişim OAuth ile yetkilendirilir. E-posta tarafının tamamını e-posta entegrasyonu sayfasında anlattık; burada tekrarlamıyoruz.
- Google Takvim — çift yönlü senkron. Takvimdeki etkinlikler CRM'e çekilir; CRM'de oluşturulan, güncellenen ve silinen randevu Google tarafında karşılığını bulur. Senkron zamanlanmış olarak arka planda çalışır, elle tetiklemeye bağlı değildir.
Bunun ürün içinde ayrıca bir karşılığı var: aktivite, görev ve etkinlik kaydı CRM'in çekirdek modüllerindendir; standart kurulumda gelir, ayrıca kurulması gereken bir eklenti değildir. Takvim senkronu boşluğa değil, ürünün kendi kayıt düzenine bağlanır.
Takvim senkronu Google tarafına özeldir. Outlook ve Microsoft 365 bağlantısı bugün açık değil; Microsoft tarafında ne e-posta ne takvim bağlantısı kurulabiliyor. Bunu bir üstünlük olarak değil, bilinmesi gereken bir olgu olarak yazıyoruz — Workspace kullanıyorsanız bu sizin lehinize olan taraftır.
Kapsam dar ve bunu peşinen söylüyoruz: Google Workspace denince akla gelen her uygulama değil, Gmail ve Google Takvim. Drive, Dokümanlar, E-Tablolar ve Meet için bağlantımız yok; hangisinin ne durumda olduğunu aşağıdaki tabloda tek tek yazdık.
Çarşamba 11:15 — müşteri "geçen hafta konuştuğumuz teklif" diyor. Bağlantı kurulduğunda şunlar değişir:
-
1
Yazışma geçmişi müşteri kartında, kişinin posta kutusunda değil
CRM'den Gmail hesabınızla gönderilen e-posta ilgili müşteri kaydına bağlanır. Telefonu açan kişi, o müşteriye en son ne yazıldığını kendi kutusunda arama yapmadan görür.
-
2
Randevu CRM'de açılır, Google Takvim'de belirir
Görüşmeyi CRM'deki müşteri kaydından planlarsınız; etkinlik Google Takvim'inizde oluşur. Ayrı bir yere ikinci kez girmek gerekmez.
-
3
Takvimde yapılan değişiklik CRM'e geri gelir
Toplantı Google Takvim'de saat değiştirdiğinde ya da iptal edildiğinde CRM tarafındaki kayıt da güncellenir. Senkron çekme yönünde de çalışır.
-
4
Görüşmenin sonucu kayda düşer, hafızaya değil
Görüşme sonrası not, bir sonraki adım ve sorumlu aynı müşteri kaydında durur. Aktivite ve görev kaydı ürünün çekirdek modülüdür; ayrıca kurulması gereken bir şey değildir.
-
5
Devir teslim e-posta iletmekle yapılmaz
Temsilci değiştiğinde müşteri geçmişi kaydın üstünde kalır. Yeni sorumlu, yazışmayı ve randevu geçmişini olduğu gibi devralır.
-
6
Ay sonunda görüşme sayısı takvimlerden toplanmaz
Kimin kaç görüşme yaptığı ve hangi müşteriye ne zaman gidildiği rapordan okunur. Yönetici tek tek takvimlere bakmak zorunda kalmaz.
Google Workspace tarafında bugün çalışan akışlar
Gmail'in OAuth ile bağlanması
Google hesabınızı OAuth ile yetkilendirirsiniz; kullanıcı şifresi paylaşılarak kurulan bir bağlantı değildir. Yetkilendirme kurulum oturumunda birlikte yapılır.
E-postanın CRM içinden gönderilmesi
E-posta CRM içinden yazılıp Gmail hesabınızla gönderilir ve ilgili kayda bağlanır; gelen kutusu okunmaz. Ayrıntısı e-posta entegrasyonu sayfasındadır.
Yazışmanın müşteri kaydına bağlanması
Gönderilen e-posta, ilgili müşteri ya da kişi kaydının altına düşer. Geçmiş, kişisel posta kutusunda değil şirketin kaydında birikir.
Google Takvim'den CRM'e çekme
Takviminizdeki etkinlikler CRM'e alınır. Randevularını Google Takvim'de tutmaya devam eden bir temsilcinin alışkanlığını değiştirmesi gerekmez.
CRM'den takvime oluşturma, güncelleme ve silme
CRM'de açılan randevu Google Takvim'de oluşur; güncellenirse güncellenir, silinirse silinir. Senkron zamanlanmış olarak arka planda yürür.
Aktivite ve görev kaydının aynı yerde durması
Randevu, görüşme notu ve takip görevi aynı müşteri kaydının altında birikir. Aktivite ve görev, ürünün çekirdek modüllerindendir; standart kurulumda gelir, ayrıca kurulması gerekmez.
Ne senkronlanır, ne senkronlanmaz?
| Google Workspace uygulaması | Durum | Ne oluyor |
|---|---|---|
| Gmail | Bağlı — gönderim | Hesap OAuth ile bağlanır; bağlantı e-posta gönderimini kapsar, gönderilen e-posta ilgili müşteri kaydına düşer ve gelen kutusu okunmaz. Kapsamın tamamı e-posta entegrasyonu sayfasında yazılı |
| Google Takvim | Bağlı — çift yönlü | Etkinlikler CRM'e çekilir; CRM'de oluşturulan, güncellenen ve silinen randevu Google tarafında karşılığını bulur. Senkron zamanlanmış olarak arka planda çalışır |
| Google Drive | Bağlantı yok | Drive'a özel bir bağlantımız yok ve olduğunu söylemeyeceğiz. Dosyalar CRM'e doğrudan yüklenir ve ilgili kayda eklenir; Drive'daki klasör yapısı CRM'e yansımaz |
| Google Dokümanlar ve E-Tablolar | Bağlantı yok | Canlı bir Docs ya da Sheets bağlantısı yok. E-Tablolar'daki listeyi CSV veya Excel olarak dışa aktarıp Data Hub'ın dört adımlı sihirbazıyla CRM'e aktarabilirsiniz: yükle, alan eşle, önizle, çalıştır |
| Google Meet | Bağlantı yok | Meet toplantıları CRM'e kendiliğinden düşmez; toplantı bağlantısı, katılımcıları ya da kaydı için bir bağlantımız yok |
Doğruladıklarımız
Google Workspace bağlantısı nasıl devreye alınır?
-
1
Keşif
Kaç kullanıcı bağlanacak, hangi takvimler senkronlanacak, yazışmanın hangi kayda bağlanmasını beklediğinizi çıkarırız. Workspace yöneticinizin bu görüşmede olmasını öneririz.
-
2
Google hesaplarının yetkilendirilmesi
Gmail ve Takvim yetkilendirmesini tek başınıza yapmanızı beklemiyoruz; kurulum oturumunda birlikte yapıyoruz. Google tarafındaki izin ekranlarını adım adım geçeriz.
-
3
Yapılandırma ve test
Hangi kullanıcının hangi takvimi senkronladığı, yazışmanın hangi kayda bağlanacağı ve yetkiler kurulur. Örnek bir randevu ve örnek bir e-postayla doğrulama yapılır; takvim tarafında iki yön de sınanır.
-
4
Eğitim ve canlı geçiş
Ekip eğitimi ve ilk hafta yakın takip. Keşiften önce süre taahhüt etmiyoruz; keşif görüşmesinden sonra size aralık değil tarih veririz. Gmail ve Takvim bağlantısı bu planın içinde devreye girer.
Sınırlarımız: bu sayfada vaat etmediklerimiz
"Google Workspace entegrasyonu" denince akla gelenlerin hepsini vaat etmiyoruz. Neyi vaat etmediğimizi adıyla yazıyoruz:
- "Tüm Workspace uygulamalarıyla entegre" demiyoruz. Kapsam Gmail ve Google Takvim ile sınırlı. Drive, Dokümanlar, E-Tablolar ve Meet için bağlantımız yok; bunları kurulum sırasında da açmıyoruz.
- "Sorunsuz bağlanır" demiyoruz. Google'ın uygulama doğrulama süreci bizim elimizde değil ve bugünkü durumunu bu sayfada bir taahhüde çeviremeyiz. Bu yüzden yetkilendirmeyi size bırakmıyor, kurulum oturumunda birlikte yapıyoruz.
- Gmail dışında bir posta sunucusu bağlanmaz. Genel IMAP/SMTP desteklenmiyor; e-posta tarafında yalnız Gmail OAuth bağlantısı var — Outlook ve Microsoft 365 bağlantısı bugün açık değil. Ayrıntısı e-posta entegrasyonu sayfasında.
- Raporlarınızın Gmail'e otomatik gönderilmesi diye bir özelliğimiz yok. Rapor ve panolar CRM içinde çalışır; zamanlanmış e-posta gönderimi bugün sunabileceğimiz bir şey değil.
- Google Takvim'in yerine geçmiyoruz. Takvim Google'da kalır; CRM, aynı randevuyu müşteri kaydına bağlar. İki taraftan hangisinin ana kaynak olacağı kurulumda kurala bağlanır.
ERP, pazaryeri ve muhasebe tarafında vaat etmediğimiz üç şeyi — anlık stok senkronizasyonu, sipariş-fatura-tahsilat zincirinin kendiliğinden akması ve üretim/MRP otomasyonu — nedenleriyle birlikte tek yerde yazdık: entegrasyonlar sayfasındaki sınırlar bölümü. Burada tekrarlamıyoruz.
Veri konumu: verileriniz Avrupa Birliği'nde tutulur — veritabanı Helsinki'de (Finlandiya), dosyalar Frankfurt'ta, yedekler Falkenstein'da (Almanya). Türkiye'de hiçbir bileşenimiz yok ve bölge seçimi diye bir özelliğimiz yok. Bu, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır; aktarım dayanağınızı sözleşme sürecinde birlikte kurarız. Gmail ve Takvim bağlantısında verinin bir tarafı ayrıca Google'dadır. Ayrıntı güvenlik sayfasında ve KVKK aydınlatma metnindedir.
Sertifika: ISO 27001 veya SOC 2 belgemiz yok ve alana kadar da iddia etmeyeceğiz. Kurumsal güvenlik değerlendirme formlarınızı dolduruyor, mimariyi yazılı anlatıyoruz.
Rakamı bu sayfaya değil, fiyatlandırma sayfasına yazıyoruz
Gmail ve Google Takvim bağlantısı kurulum sırasında yapılandırılır. Hangi planın neyi kapsadığını ve hangi kalemlerin ayrı fiyatlandığını tek sayfada yazdık.
Rakamı iki yerde yazmıyoruz ki farklı okumayasınız.
Google Workspace entegrasyonu hakkında sık sorulanlar
Rapitek CRM Google Workspace ile entegre çalışır mı?
Google Takvim senkronu gerçekten çift yönlü mü?
Gmail yazışmalarımız müşteri kaydına düşer mi?
Şirket alan adımızdaki e-postalar Workspace üzerinden geliyor. Yine de çalışır mı?
Google Drive'daki dosyalarımız CRM'e bağlanır mı?
Google E-Tablolar'daki müşteri listemizi CRM'e aktarabilir miyiz?
Google Meet toplantılarımız CRM'e düşer mi?
Microsoft 365 kullanan bir ekibimiz de var. Onlar için de aynı mı?
Bağlantıyı biz mi kuruyoruz, siz mi?
Her kullanıcının kendi Google hesabı ayrı ayrı mı bağlanır?
Bu entegrasyon plan fiyatına dahil mi?
Kurulum ne kadar sürer?
Verilerimiz nerede tutuluyor?
Satın almadan önce görebilir miyiz?
İlgili sayfalar
E-posta entegrasyonu
E-posta tarafının kanonik sayfası: hangi sağlayıcılar bağlanır, senkron nasıl çalışır, neyin desteklenmediği tek tek yazılı.
Entegrasyonlar
Bugün üründe çalışan bağlantılar, talep üzerine kurduklarımız ve vaat etmediğimiz üç şey — hepsi tek sayfada.
Güvenlik
Verinin hangi ülkede durduğu, alt işleyen listesi, yedekleme, denetim izi ve henüz sunmadıklarımız.
Gmail ve Takvim akışınızı 30 dakikada netleştirelim
Demo görüşmesinde yazışmanın hangi kayda bağlanacağını ve takvim senkronunun kendi ekibinizde nasıl kurulacağını kendi senaryonuz üzerinden konuşalım.
Kurulumun kapsamı ve varsa bedeli keşif görüşmesinde çıkarılıp yazılı paylaşılır.
