Gmail hesabınızı bağlarsınız; e-posta CRM'den, sizin adresinizden gider.
Kendi Gmail hesabınızı OAuth ile bağlarsınız; bağlantı e-posta gönderimi ve takvim senkronizasyonunu kapsar, gelen kutusu okunmaz. Outlook ve Microsoft 365 bağlantısı bugün açık değil. Gmail bağlantısı kurulum sırasında yapılandırılır.
Yazışma müşterinin değil, kişinin posta kutusunda duruyor
Teklif e-postadan gider, itiraz e-postada yazılır, karar e-postada verilir. Mekanizma buradan başlıyor: yazışma kişisel posta kutusunda durduğu sürece müşteri kaydına bakan kişi onu göremez. Kendi CRM projelerimizde gördüğümüz tablo şu:
- Teklifin gönderilip gönderilmediği, kimin ne yazdığı kişisel posta kutusunda kalır; müşteri kaydına bakan kişi bunu göremez.
- Temsilci ayrıldığında ya da müşteri başkasına devredildiğinde yazışma geçmişi devredilmez; yeni sorumlu sıfırdan başlar.
- "Biz size dün yazmıştık" diyen müşteriye verilecek cevap, o e-postayı bulacak kişinin müsait olmasına bağlıdır.
- Aynı konuda üç kişi ayrı ayrı yazışır; müşteri aynı soruya iki farklı cevap alır.
- Müşteri kartındaki "son temas" bilgisi elle güncellenir; güncel kalması kimsenin unutmamasına bağlıdır.
- Cevapsız kalmış bir yazışma, müşteri hatırlatana kadar fark edilmeyebilir.
Bunun çözümü ekibi yeni bir posta programına taşımak değil; giden yazışmayı ekibin kendi hesabından, müşteri kaydının üzerinden göndermektir.
Bu bağlantı bugün canlı — nasıl çalışıyor?
Rapitek CRM'de e-posta bağlantısı Google (Gmail / Google Workspace) hesapları için üründe kuruludur. Bağlantı e-posta gönderimini ve takvim senkronizasyonunu kapsar; gelen kutusu okunmaz. Outlook ve Microsoft 365 bağlantısı bugün açık değil.
- Yetkilendirme OAuth ile. Gönderim ve takvim yetkisini Google'ın kendi onay ekranından verirsiniz; e-posta şifreniz bize verilmez.
- Gönderim CRM'den, kendi adresinizden. CRM içinden yazdığınız e-posta bağladığınız Gmail hesabından gider; posta kutunuza gelen yazışma CRM'e akmaz.
- Gönderdiğiniz mesaj kayda bağlanır. CRM'den giden mesaj, ilgili müşteri ya da müşteri adayı kaydının altına düşer; sorumlu değişse de bu geçmiş kayıtta kalır.
Neden yalnız Google? Bağlantının tamamı OAuth üzerine kuruludur. Genel IMAP/SMTP ile posta kutusu bağlamayı desteklemiyoruz — yani kendi sunucunuzdaki ya da hosting firmanızdaki bir posta kutusunu kullanıcı adı ve şifre vererek bağlamak bu üründe mümkün değil. Bunu dipnota gömmek yerine sayfaya yazıyoruz: kurumsal posta altyapınız Google değilse, e-posta tarafında ne yapılabileceğini keşif görüşmesinde peşinen konuşuruz.
Gmail'i Google Takvim ile birlikte mi kullanıyorsunuz? Bu sayfa e-posta tarafının kanonik sayfasıdır. Gmail ile Google Takvim'i bir arada kullanan ekipler için ayrıca Google Workspace entegrasyonu sayfamız var; orası Workspace'e daralır ve Drive, Dokümanlar, E-Tablolar ile Meet'in neden kapsam dışı olduğunu tek tek yazar.
Genel entegrasyon yaklaşımımızı ve neyi vaat etmediğimizi entegrasyonlar sayfasında aynı açıklıkla yazdık.
Çarşamba 11:15 — müşteri "teklifi göndermiştiniz sanırım" diyor. Bağlantı kurulduğunda şunlar değişir:
-
1
Teklif e-postası müşteri kaydının altında duruyor
CRM'den gönderilen e-posta, eki ve tarihiyle birlikte ilgili müşteri kaydına bağlanır. Telefonu açan kişi "gönderilmiş mi" sorusunu posta kutusunda aramaz, kayıttan okur.
-
2
Gelen cevap posta kutunuzda kalır
Müşterinin yanıtı kendi posta kutunuza düşer. Bağlantı gelen kutusunu okumaz, bu yüzden yanıt CRM'e kendiliğinden akmaz; bağlantı gönderim yönünde çalışır.
-
3
CRM'den yazılan e-posta kendi hesabınızdan gider
Yanıtı CRM içinden yazarsınız; mesaj bağladığınız Gmail hesabından gider. Müşteri tarafında değişen bir şey olmaz.
-
4
Sorumlu değiştiğinde geçmiş birlikte devreder
Müşteri başka bir temsilciye verildiğinde CRM'e kaydedilmiş yazışma kayıtta kaldığı için onunla birlikte devreder. Yeni sorumlu "bu müşteriye ne yazılmış" sorusunu kimseye sormaz.
-
5
Randevu takvimle birlikte yürür — Google tarafında
Görüşme kararlaştırıldığında etkinlik Google Takvim ile çift yönlü senkronlanır: çekme, oluşturma, güncelleme ve silme. Microsoft tarafında takvim senkronu yoktur; bunu aşağıda ayrıca yazdık.
-
6
Son gönderim bilgisi elle güncellenmiyor
Müşteriye en son ne zaman ne yazıldığı, CRM'den giden yazışmanın kendisinden okunur. Kimsenin "yazdım, cevap bekliyorum" diye ayrıca not açması gerekmez.
E-posta bağlantısı kurulduğunda üründe ne oluyor?
Gmail ve Google Workspace hesapları
Google hesabı OAuth ile bağlanır; yetki Google'ın kendi onay ekranından verilir. Bağlantı e-posta gönderimini ve takvim senkronizasyonunu kapsar; gelen kutusu okunmaz.
Microsoft 365 ve Outlook hesapları
Outlook ve Microsoft 365 bağlantısı bugün açık değil. Bu hesapları CRM'e bağlayamıyoruz — e-posta da takvim de kapsam dışıdır.
Gönderim CRM'den, kendi adresinizden
CRM'den yazdığınız e-posta bağladığınız Gmail hesabından gider. Gelen kutusu CRM'e akmaz; ekip alışkın olduğu posta kutusunu kullanmaya devam eder.
Giden yazışmanın müşteri kaydına bağlanması
CRM'den gönderdiğiniz mesajlar müşteri, müşteri adayı ve fırsat kayıtlarının altında toplanır. Gelen yanıtlar posta kutunuzda kalır.
Google Takvim ile birlikte kullanım
Google tarafında takvim senkronu da çift yönlüdür: etkinlik çekme, oluşturma, güncelleme ve silme zamanlanmış olarak çalışır. Randevu ile yazışma aynı kayıtta buluşur.
Aynı müşteri, tek kayıt
CRM'den giden e-postalar, WhatsApp mesajları ve aktiviteler aynı müşteri kaydında birleşir. Kanal değişince müşterinin geçmişi bölünmez.
Ne senkronlanıyor, ne senkronlanmıyor?
| Konu | Durum | Ayrıntı |
|---|---|---|
| Gmail / Google Workspace e-posta gönderimi | Çalışıyor | Hesap OAuth ile bağlanır; CRM'den yazdığınız e-posta kendi hesabınızdan gider ve ilgili müşteri kaydına bağlanır |
| Gelen kutusunun CRM'e senkronu | Yok | Bağlantının yetki kapsamında gelen kutusu okuma bulunmuyor; müşterinin yanıtı kendi posta kutunuzda kalır |
| Microsoft 365 (Outlook) e-posta bağlantısı | Yok | Outlook ve Microsoft 365 bağlantısı bugün açık değil; hesap CRM'e bağlanamıyor |
| Google Takvim senkronu | Çalışıyor | Çift yönlü: etkinlik çekme, oluşturma, güncelleme ve silme. Zamanlanmış olarak çalışır |
| Outlook / Microsoft takvim senkronu | Yok | Microsoft 365 bağlantısı bugün açık olmadığı için takvim de senkronlanmıyor. Takvim senkronu yalnız Google tarafındadır |
| Genel IMAP/SMTP ile posta kutusu bağlama | Yok | Kendi sunucunuzdaki ya da hosting firmanızdaki bir kutu şifreyle bağlanamaz; yalnız Google hesapları OAuth ile bağlanır |
| Zamanlanmış rapor e-postası | Yok | Rapor ve panolar üründe var, ama raporun belirli aralıklarla e-postayla gönderilmesi bugün çalışan bir özellik değil |
| CRM'in kendi bildirim e-postaları | Ayrı altyapı | Sistem bildirimleri sizin posta kutunuzdan değil, ayrı bir gönderim servisi (AWS SES) üzerinden gider |
Doğruladıklarımız
E-posta bağlantısı nasıl devreye alınır?
-
1
Keşif
Posta altyapınızın Google Workspace olup olmadığını, hangi kutuların bağlanacağını ve hangi yazışmanın hangi kayda düşmesi gerektiğini çıkarırız. Bilgi işlem sorumlunuzun bu görüşmede olmasını öneririz.
-
2
Yetkilendirme
Hesap Kurulum ekranından bağlanır; yetki Google'ın kendi onay ekranından verilir. Kurumsal kiracılarda yönetici onayı gerekebilir — bu adımı birlikte yürütürüz, tek düğmelik bir iş gibi anlatmıyoruz.
-
3
Kapsam ve eşleşme
Hangi hesapların bağlanacağına siz karar verirsiniz; bağlamadığınız kutudan CRM'e veri akmaz. Giden yazışmanın hangi müşteri ve müşteri adayı kayıtlarıyla eşleşeceği örnek veriyle doğrulanır.
-
4
Eğitim ve canlı geçiş
Ekip eğitimi ve ilk hafta yakın takip. Keşiften önce süre taahhüt etmiyoruz; keşif görüşmesinden sonra size aralık değil tarih veririz. E-posta bağlantısının yapılandırılması bu planın içinde yapılır.
Sınırlarımız: bu sayfada vaat etmediklerimiz
E-posta entegrasyonunda karıştırılması kolay dört şey var. Dördünü de adıyla yazıyoruz — çünkü bunları kurulum gününde öğrenmek, sayfada okumaktan pahalıdır.
- Genel IMAP/SMTP desteklemiyoruz. Yalnız Google hesapları OAuth ile bağlanır. Kendi sunucunuzdaki ya da hosting firmanızdaki bir posta kutusunu şifresini vererek bağlamak mümkün değil; kurumsal posta altyapınız Google değilse e-posta bağlantısı kurulamaz.
- Gelen kutusu okunmuyor. Gmail bağlantısı e-posta gönderimini ve takvim senkronizasyonunu kapsar; gelen kutunuza düşen yazışma CRM'e akmaz. Müşterinin yanıtı kendi posta kutunuzda kalır — çift yönlü gelen kutusu senkronu vaat etmiyoruz.
- Outlook ve Microsoft 365 bağlantısı bugün açık değil. Bu hesapları CRM'e bağlayamıyoruz — ne e-posta ne takvim. Takvim senkronu yalnız Google tarafında vardır; "Microsoft 365 entegrasyonu" başlığı altında bir şey vaat etmiyoruz.
- Zamanlanmış rapor e-postası göndermiyoruz. Rapor ve pano üründe vardır; ama raporun her sabah e-postayla kutunuza düşmesi bugün çalışan bir özellik değil. Rapora CRM'den bakılır.
Kurulum kolaylığı sözü de vermiyoruz. Hesabı bağlarken Google'ın kendi onay ekranından geçilir; kurumsal kiracılarda yönetici onayı gerekebilir. Bu adımları kurulum sırasında birlikte yürütüyoruz.
Veri konumu: verileriniz Avrupa Birliği'nde tutulur — veritabanı Helsinki'de (Finlandiya), yüklediğiniz dosyalar Frankfurt'ta, veritabanı yedekleri Falkenstein'da (Almanya). Türkiye'de hiçbir bileşenimiz yok ve bölge seçimi diye bir özelliğimiz yok. Bu, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır; aktarım dayanağınızı sözleşme sürecinde birlikte kurarız. CRM verileriniz size ait ayrı bir veritabanında tutulur. Ayrıntı güvenlik sayfasında ve KVKK aydınlatma metnindedir.
Sertifika: ISO 27001 veya SOC 2 belgemiz yok ve alana kadar da iddia etmeyeceğiz. Kurumsal güvenlik değerlendirme formlarınızı dolduruyor, mimariyi yazılı anlatıyoruz.
ERP, stok ve fatura tarafında vaat etmediklerimizi tek yerde topladık; burada tekrarlamıyoruz: vaat etmediğimiz üç şey.
Plan fiyatlarını tek yerde, açıkta tutuyoruz
Gmail bağlantısı kurulum sırasında yapılandırılır. Hangi planın neyi kapsadığını ve hangi kalemlerin ayrı fiyatlandığını fiyatlandırma sayfasında satır satır yazdık.
Rakamı iki yerde yazmıyoruz ki farklı okumayasınız.
E-posta entegrasyonu hakkında sık sorulanlar
Rapitek CRM Gmail ile entegre olur mu?
Microsoft 365 ve Outlook e-postası bağlanıyor mu?
Kendi sunucumuzdaki posta kutusunu IMAP/SMTP ile bağlayabilir miyiz?
Outlook takvimimiz CRM ile senkron olur mu?
Gelen e-postalar CRM'e düşüyor mu?
E-posta şifremizi vermemiz gerekiyor mu?
Kişisel yazışmalarımız da CRM'e düşer mi?
Raporlar her sabah e-postayla gelsin, mümkün mü?
CRM'in gönderdiği bildirim e-postaları bizim hesabımızdan mı çıkıyor?
E-posta bağlantısı plan fiyatına dahil mi?
Kurulum ne kadar sürer?
WhatsApp yazışmaları da aynı kayıtta görünüyor mu?
Verilerimiz nerede tutuluyor?
İlgili sayfalar
Google Workspace entegrasyonu
Yalnız Google kullanan ekipler için dar kapsam: Gmail ve Google Takvim bir arada; Drive, Dokümanlar, E-Tablolar ve Meet kapsam dışı.
Entegrasyonlar
Hangi bağlantı bugün üründe çalışıyor, hangisini talep üzerine kuruyoruz — ve vaat etmediğimiz üç şey, nedenleriyle.
WhatsApp CRM
Ortak gelen kutusu ve ekip yazışma düzeni: e-postayla aynı müşteri kaydında buluşan diğer kanal.
Güvenlik
Verinin hangi ülkede durduğu, alt işleyen listesi, yedekleme, denetim izi ve henüz sunmadıklarımız.
Kanal bağlamadan önce okunacaklar
“E-posta entegrasyonu var” neyi kapsıyor?
Hangi sağlayıcı, hangi yön, hangi izin kapsamı — bir satıcıyı sınamak için altı adımlı yordam.
WhatsApp Business API rehberi
Resmî Cloud API ile QR eşleme arasındaki fark ve numaranın kısıtlanma riski.
Bağlanan yazışma silinirse ne olur?
Çöp kutusu, yedek sıklığı ve geri dönüş testinin ölçülen sonucu.
E-posta akışınızı 30 dakikada netleştirelim
Demo görüşmesinde hangi posta altyapısını kullandığınızı, hangi kutuların bağlanacağını ve giden yazışmanın müşteri kaydına nasıl düşeceğini kendi senaryonuz üzerinden konuşalım.
Kurulumun kapsamı ve varsa bedeli keşif görüşmesinde çıkarılıp yazılı paylaşılır.
