IFS kullanıyorsanız, CRM'iniz IFS ile konuşur.
Cari, sipariş, proje ve servis verisi IFS'te kalır; satış ve saha ekibiniz ihtiyacı olan kısmı CRM'de görür. Bağlantıyı REST API ve webhook ile kuruyoruz.
IFS kurumun omurgası; satış ve saha tarafı o omurganın dışında kalıyor
IFS kullanan kurumlarda ERP'nin taşıdığı yük geniştir: üretim, proje ve saha servis tarafı. Sorun ERP'de değil: lisans, eğitim ve yetki ekonomisi ERP ekranını belirli ekiplere kapatır ve müşteriyle konuşan taraf o ekranların dışında kalır. Kendi projelerimizde gördüğümüz tablo şöyle:
- Satış temsilcisinin ve saha mühendisinin ERP kullanıcısı yoktur; olsa bile ekran onun günlük işi için yapılmamıştır.
- Satış öncesi süreç (aday, keşif, teklif revizyonları, kaybetme nedeni) ERP'de hiç başlamaz; ERP işin siparişe döndüğü anda devreye girer.
- Saha ziyaretinin çıktısı bir servis emri olarak IFS'e girer, ama ziyaretin içindeki satış fırsatı kimsenin kaydına girmez.
- Aday müşteri kayıtları pazarlamanın dosyalarında, teklifler satışın dosyalarında, yazışmalar Outlook'ta durur.
- Bilgi işlem haklı bir soru sorar: “yeni bir sistem daha mı?” ve cevap “hayır, ERP'nin üstüne değil, ERP'nin başlamadığı yere” olmalıdır.
- Satın alma ve güvenlik süreci uzun; tedarikçi değerlendirme formu, veri konumu ve alt işleyen listesi ilk hafta istenir.
Bu tabloda doğru kurgu IFS'in yerini almak değil; satış öncesi süreci kendi kaydına almak ve iki tarafı tanımlı bir akışla bağlamaktır.
Önce ölçek, sonra bağlantı
Önce ölçekten başlıyoruz, çünkü IFS sayfasında yanlış anlaşılma riski yüksek. Rapitek CRM'i en az 5 kullanıcılı, satış ya da saha ekibi olan işletmeler için kuruyoruz. Grup genelinde binlerce kullanıcılı, çok ülkeli bir CRM programı arıyorsanız doğru tedarikçi muhtemelen biz değiliz. Bunu ilk görüşmede söyleriz, altıncı ayda değil. IFS kullanan bir kurumun tek bir iş biriminde, tek bir satış ya da saha ekibiyle başlamak ise tam bizim çalıştığımız şekildir.
IFS için kutudan çıkan bir modülümüz yok ve olduğunu söylemeyeceğiz. Bağlantı; REST API, webhook ve içe/dışa aktarma ile kapsamı keşif görüşmesinde belirlenen bir entegrasyon projesi olarak kurulur.
Bağlantı üç araçla kurulur:
- REST API: müşteri adayından teklife, faturadan göreve CRM'deki kayıtların tamamı REST API ile okunup yazılabiliyor; erişim şifre paylaşmadan, yetkiyle verilir, alan yapısı dışarıdan görülür ve birden fazla işlem tek istekte gönderilebilir.
- Giden webhook: CRM olayları dış sisteme güvenli biçimde bildirilir; ulaşmayan bildirim yeniden denenir, hedef adres doğrulanır.
- İçe aktarma: dört adımlı sihirbaz; karşı tarafta erişim açılmasını gerektirmediği için dönemsel senkron yeterliyse erişim sorusu cevaplanmadan da başlatılabilir. Dışa aktarma aynı modülde yapılır; sınırlarını ölçmediğimiz için buraya rakam yazmıyoruz.
Bu üç aracın sınırları ölçülüdür, tahmin değildir: REST API alan yapısını dışarıdan okutur, tek toplu istekte 200 kayda kadar işlem yapar, birden çok işlemi tek istekte taşır. İçe aktarma sihirbazı 75'ten fazla nesnede, iş başına 100.000 satıra ve dosya başına 25 MB'a kadar çalışır. Genel yaklaşımımız entegrasyonlar sayfasında, aynı çerçevenin başka ERP'lerdeki hâli Netsis ve SAP entegrasyonu sayfalarında.
Salı 10:30. Saha ekibi bakım ziyaretinden dönüyor, içinde bir yenileme fırsatı var. Bağlantı kurulduğunda şunlar değişir:
-
1
Ziyaretin içindeki fırsat kayda geçer
Saha mühendisi ziyaret notunu mobil uygulamadan müşteri kaydına yazar ve fırsatı açar. Servis emri IFS'te kalmaya devam eder; satış tarafı artık bir yerde başlar.
-
2
Müşterinin kurulu tabanı satış ekranında
IFS'ten aktarılan ekipman, sözleşme ve garanti bilgisi müşteri kartında alan olarak durur. Teklif hazırlanmadan önce hangi kurulumun konuşulduğu belli olur.
-
3
Teklif revizyonları tek yerde birikir
Teklifin kaçıncı revizyon olduğu, neyin değiştiği ve kimin onayladığı fırsat kaydında durur. Revizyon zinciri e-posta kutusundan çıkar.
-
4
Kazanılan fırsat ERP yönüne bildirilir
Fırsat kazanıldığında sipariş bilgisini dış sisteme ileten webhook kurulabilir. Aynı verinin ikinci kez elle girilmesi azalır.
-
5
Kaybetme nedeni ölçülebilir hâle gelir
Kaybedilen işin nedeni zorunlu alan olarak toplanır ve raporlanır. “Fiyat yüzünden kaybediyoruz” cümlesi bir kanaat olmaktan çıkıp bir sayıya dönüşür.
-
6
Bilgi işlemin sorularının cevabı yazılı durur
Veri konumu, alt işleyen listesi, yetkilendirme ve denetim kaydı güvenlik sayfamızda yazılı; değerlendirme formunuzu da biz doldururuz. Süreç e-posta trafiğiyle değil belgeyle yürür.
IFS ile Rapitek CRM arasında kurulabilen akışlar
Müşteri ve cari kart eşleşmesi
Vergi numarası ya da IFS tarafındaki müşteri kodu anahtar alınarak kayıtlar eşleştirilir. Eşleşme kuralı ve çakışma senaryoları yazılı kapsamda tanımlanır.
Kurulu taban ve sözleşme görünürlüğü
Ekipman, sözleşme ve garanti bilgisi müşteri kartına aktarılır. Satış ve saha ekibi hangi kurulumu konuştuğunu ekrandan görür; kayıt IFS'te kalır.
Sipariş ve fatura bilgisinin izlenmesi
Sipariş ve fatura başlık bilgileri müşteri kartında liste olarak izlenebilir. Belgenin otoritesi IFS'te kalır; CRM görünürlük katmanı ekler.
Kazanılan fırsatın ERP'ye iletilmesi
Fırsat kazanıldığında sipariş bilgisini dış sisteme ileten webhook kurulabilir; bildirimin bizden geldiği doğrulanabilir ve ulaşmayan bildirim yeniden denenir.
Saha ekibinin mobil kaydı
Ziyaret notu, fotoğraf ve fırsat mobil uygulamadan kayda geçer. Konum izni yalnız uygulama açıkken istenir; arka planda konum takibi yapılmaz.
Yetkilendirme ve denetim izi
Profil, izin seti, rol hiyerarşisi ve kayıt paylaşımı desteklenir; alan bazlı değişiklik kaydı tutulur. Kurumsal denetim sorularının cevabı buradan verilir.
Hangi yöntem ne zaman?
| Yöntem | Ne işe yarar | Ne zaman tercih edilir |
|---|---|---|
| REST API | Dış sistem CRM'deki kayıtları okur ve yazar; erişim yetkiyle verilir, alan yapısı API'den okunur, toplu aktarım desteklenir | IFS tarafında entegrasyon katmanı tanımlıyken ve akışın otomatik ilerlemesi istendiğinde |
| Giden webhook | CRM'deki olaylar (örn. fırsat kazanıldı) dış sisteme güvenli biçimde bildirilir; ulaşmayan bildirim yeniden denenir | CRM'den ERP yönüne olay bildirimi gereken akışlarda |
| İçe aktarma (Data Hub) | Excel/CSV dökümleri dört adımlı sihirbazla aktarılır: yükle, alan eşle, önizle, çalıştır. Dışa aktarma aynı modülde yapılır | Pilot iş biriminde başlamak için; entegrasyon onay süreci uzunken ilk faydanın gelmesini geciktirmez |
| Üçüncü taraf entegratör | IFS tarafını tanıyan danışmanınız aynı REST API'yi kullanarak bağlantıyı kendisi yazabilir; biz alan yapısını, API erişimini ve alan eşleme tablosunu veririz | IFS tarafında yerleşik bir danışman ekibiyle çalışıyorsanız |
Doğruladıklarımız
IFS bağlantısı nasıl devreye alınır?
-
1
Keşif ve kapsam daraltılması
Hangi iş biriminde, kaç kullanıcıyla başlanacağını ve IFS tarafında hangi entegrasyon katmanının tanımlı olduğunu çıkarırız. Bilgi işlem ve IFS danışmanınızın bu görüşmede olmasını öneririz.
-
2
Güvenlik ve satın alma döngüsü
Tedarikçi değerlendirme formu, alt işleyen listesi, veri konumu ve KVKK aktarım dayanağı bu aşamada yazılı olarak çıkar. Sertifikamız olmadığını da burada yazılı söyleriz.
-
3
Yapılandırma ve test aktarımı
CRM tarafındaki nesneler, alanlar, yetkiler ve raporlar kurulur; örnek veriyle iki yönlü doğrulama yapılır. Mükerrer kayıt ve çakışma senaryoları burada denenir.
-
4
Pilot ekip, sonra yaygınlaştırma
Tek bir satış ya da saha ekibiyle canlıya çıkar, ölçer, sonra genişletiriz. Keşiften önce süre taahhüt etmiyoruz; keşif görüşmesinden sonra size aralık değil tarih veririz. API tabanlı IFS akışının süresi kapsama göre netleşir.
Kapsam ve kurulum koşulları
Kurumsal ölçekte beş soru gelir. Her birinin cevabı şöyle:
- Ölçek. Rapitek CRM'i en az 5 kullanıcılı ekipler için kuruyoruz. Tek bir iş biriminde, tek bir satış ya da saha ekibiyle başlamak bizim çalıştığımız şekildir; ölçek uyumunu ilk görüşmede netleştiririz.
- Stok IFS'te kalır. Stok kaydının otoritesi IFS'tedir; CRM'e taşınacak stok bilgisinin kapsamı ve sıklığı keşifte tanımlanır.
- Sipariş → fatura → tahsilat zinciri üründe kuruludur. Otomatik bir muhasebe akışı olarak sunulmaz.
- Üretim, MRP ve iş emri yürütmesi IFS'te kalır. Ürün reçetesi ve üretim hattı tanımı üründe vardır. İş emri yürütmesi yeni; süreciniz buna bağlıysa demoda birlikte deneyelim.
- Güvenlik değerlendirmesi. ISO 27001 veya SOC 2 belgemiz yok. Kurumsal güvenlik değerlendirme formlarınızı dolduruyor, mimariyi yazılı anlatıyoruz. Yazılı bir hizmet düzeyi (SLA) taahhüdü sunulmuyor.
Ortadaki üçün nedenini ve “bunun yerine ne yapılabildiğini” tek yerde, satır satır yazdık: kapsam ve kurulum koşulları.
Veri konumu: verileriniz Avrupa Birliği'nde tutulur: veritabanı Helsinki'de (Finlandiya), dosyalar Frankfurt'ta, yedekler Falkenstein'da (Almanya). Türkiye'de hiçbir bileşenimiz yok ve bölge seçimi diye bir özelliğimiz yok. Bu, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır; aktarım dayanağınızı sözleşme sürecinde birlikte kurarız. Ayrıntı güvenlik sayfasında ve KVKK aydınlatma metnindedir.
Kapsam keşifte çıkar; plan fiyatları ise açıkta
IFS bağlantısının kapsamı ve varsa bedeli keşif görüşmesinde çıkarılıp yazılı paylaşılır. Plan fiyatlarını ve ayrı fiyatlanan kalemleri ise tek sayfada, rakamıyla yayımlıyoruz.
Üç plan, kapsam tablosu ve ayrı fiyatlanan kalemler tek sayfada.
IFS entegrasyonu hakkında sık sorulanlar
IFS ile CRM entegrasyonu mümkün mü?
Rapitek CRM'de hazır IFS modülü var mı?
Biz IFS ölçeğinde bir kurumuz. Rapitek CRM bize göre mi?
Ekibiniz kaç kişi? Bizim ölçeğimizi kaldırabilir mi?
Bilgi işlemimiz güvenlik değerlendirme formu gönderiyor. Dolduruyor musunuz?
Tek oturum açma (SSO) destekliyor musunuz?
IFS'teki iş emri ve saha servis emirleri CRM'e düşer mi?
IFS'i kuran danışman firmayla çalışmaya devam edebilir miyiz?
Stoklarımız CRM ile senkron çalışır mı?
CRM'den e-fatura kesebilir miyiz?
IFS'in yerini alır mı?
Senkronizasyon gerçek zamanlı mı olur?
Kurulum ne kadar sürer ve maliyeti nedir?
Verilerimiz nerede tutuluyor?
İlgili sayfalar
Entegrasyonlar
Entegrasyona genel bakış: hangi bağlantı bugün canlı, hangisini talep üzerine kuruyoruz; kapsam ve kurulum koşulları da burada.
Netsis entegrasyonu
Aynı çerçevenin başka bir ERP'deki hâli: cari, bakiye, sipariş ve fatura bilgisinin hangi yöne aktığı ve yöntem seçimi.
Güvenlik
Bilgi işlemin soracağı her şey: veri konumu, alt işleyen listesi, yedekleme ve denetim izi.
IFS akışınızı 30 dakikada netleştirelim
Görüşmede hangi iş biriminde ve kaç kullanıcıyla başlanacağını, IFS tarafındaki entegrasyon katmanını ve güvenlik sürecini birlikte konuşalım. Ardından 7 günlük deneme hesabınızı açalım; kredi kartı istemiyoruz.
