WhatsApp CRM: رقم واحد، سجل في الشركة
كل رسالة واردة تصل إلى صندوق وارد مشترك وتُكتب في سجل العميل. وحتى لو تغيّر المندوب أو ذهب في إجازة أو ترك العمل، يبقى سجل المراسلات لديكم. تشرح هذه الصفحة كيف يعمل صندوق الوارد داخل الفريق؛ أما ربط الخط من جانب Meta فنشرحه في قسم مستقل أدناه.
حين تبقى محادثات WhatsApp على الهواتف الشخصية، لا يتراكم سجل العميل في الشركة
إن كانت مراسلات عملكم قد انتقلت إلى WhatsApp فلا حاجة لأن نخبركم بذلك؛ فالعميل ينتظر الفقاعة الخضراء لا البريد الإلكتروني. ليست هذه هي المشكلة. المشكلة أن هذه المراسلات تجري على الهواتف الشخصية للموظفين.
وهذه الصورة رأيناها مرة بعد مرة في مشاريع CRM التي نفّذناها:
- كل مندوب يكتب من رقمه الخاص؛ فيصبح العميل عميل المندوب لا عميل الشركة.
- وحين يذهب المندوب في إجازة تتوقف المحادثة — لا أحد يراها ولا يستطيع تسلّمها.
- الأسعار والمواعيد والوعود التي تُعطى عبر WhatsApp لا تُسجّل في أي مكان؛ وعند الخلاف لا يوجد مستند في اليد.
- ولا يعرف المدير ماذا دار مع أي عميل إلا بالسؤال.
- وحين يترك الموظف العمل، يذهب معه رقمه ودفتر عناوينه وسنوات من المراسلات المتراكمة.
ولا يُحلّ شيء من هذا بمنع WhatsApp — فعميلكم هناك. الحل أن تُخرَج المحادثة من الهاتف الشخصي وتُربط بنظام الشركة. وهذا بالضبط ما يفعله WhatsApp CRM.
الأربعاء 16:40 — عميل يكتب إلى رقم عملكم.
-
1
الرسالة تصل إلى صندوق وارد مشترك، لا إلى هاتف شخصي
الرسالة المرسلة إلى رقم عمل WhatsApp الوحيد للشركة تظهر في صندوق وارد الفريق على الويب والجوال. ولا يهمّ على مكتب من هي؛ فمن يراها أولاً يستطيع تسلّم المحادثة.
-
2
الرقم يُطابَق مع سجل العميل
إن كان المرسِل عميلاً مسجلاً، تُكتب المحادثة مباشرةً في سجله. وإن كان الرقم غير معروف، يُفتح سجل عميل محتمل جديد مع تسجيل مصدره — دون إدخال يدوي.
-
3
المحادثة تُسنَد إلى مندوب
الجميع يرى من يتولّاها؛ وعند الحاجة تُسلّم إلى مندوب آخر بملاحظة داخلية. ولا يلاحظ العميل التسليم أبداً — فمخاطبه دائماً الرقم نفسه.
-
4
الرد يخرج من رقم العمل نفسه
تُرسَل الصور والمستندات والموقع والرسائل الصوتية وتُستقبل في النافذة نفسها؛ وكلها تُحفظ في سجل العميل. والسعر والموعد اللذان ذكرتموهما صارا مسجّلين.
-
5
المحادثة تُربط بالفرصة
إن تحوّلت إلى بيع، تُربط المحادثة بسجل الفرصة؛ ويسير عرض السعر والمهام والتذكيرات على البطاقة نفسها. وتظهر في تقارير المبيعات مرحلة العمل الوارد من WhatsApp.
-
6
حتى لو ترك المندوب العمل، يبقى السجل في الشركة
يُغلَق حساب المستخدم، وتُسلّم محادثاته المفتوحة إلى مندوب آخر. ويواصل العميل الكتابة إلى الرقم نفسه؛ وتبقى سنوات من المراسلات في سجل العميل.
الرسالة تصل إلى القسم الصحيح.
تُستقبَل الرسالة الواردة بقائمة تلقائية؛ يختار العميل القسم المعني فتُحوّل المحادثة إلى مسؤول ذلك القسم. وتجري المحادثة على رقم عمل واحد، ويبقى سجلها في سجل العميل — حتى لو تغيّر المندوب.
أسس ربط WhatsApp بـ CRM
رقم عمل واحد، وصندوق وارد مشترك
يكتب الفريق كله من رقم عمل WhatsApp الوحيد للشركة؛ وتصل الرسائل إلى صندوق الوارد المشترك على الويب والجوال. تُسنَد المحادثات إلى مندوب وتُسلّم بملاحظات داخلية، ولا يرى العميل كم شخصاً يعمل خلفها.
الكتابة التلقائية في سجل العميل
تُكتب كل رسالة في سجل العميل المطابق لرقم المرسِل؛ وللأرقام غير المعروفة يُفتح سجل عميل محتمل جديد مع تسجيل مصدره. ويُحفظ النص والصور والمستندات والصوت والموقع معاً.
على الشاشة نفسها مع خط المبيعات
تُربط المحادثة بسجل الفرصة المعني؛ ويسير عرض السعر والمهام والتذكيرات على البطاقة نفسها. وتظهر في تقارير المبيعات المرحلة التي ينتظر عندها العمل الوارد من WhatsApp.
الرسائل القوالب ومسار الموافقة
تُدار نصوص مثل تذكير الموعد أو إشعار الطلب كقوالب من داخل CRM. وتُرسَل القوالب إلى موافقة Meta عبر حساب WhatsApp Business الخاص بكم؛ وقرار الموافقة ومدتها عند Meta. ولا يستخدم الفريق إلا النصوص المعتمدة.
فحص إذن İYS يجري قبل الإرسال
قبل إرسال أي رسالة إلكترونية تجارية يُفحَص سجل المستلم في İYS — السجل الوطني التركي للأذونات: تنزل سجلات الرفض الواردة منه في قائمة حجب محلية فلا تُرسَل رسالة تجارية إلى ذلك المستلم. أما الرسائل الإعلامية فلا يشملها القيد.
الصلاحيات والتدقيق
يُحدّد بالأدوار من يرى أي محادثة؛ ويستطيع المدير رؤية مراسلات الفريق. وحين يترك الموظف العمل يُغلَق وصوله وتُسلّم محادثاته — وتبقى السجلات في الشركة.
الربط يُبنى عبر Cloud API الرسمية
تشرح هذه الصفحة صندوق الوارد؛ أما ربط الخط نفسه فموضوع قائم بذاته، وهذا مختصره:
الطريق الذي نوصي به ونبنيه هو WhatsApp Business Cloud API الرسمية من Meta. نربط حساب Meta WhatsApp Business الخاص بكم؛ ويبقى التطبيق وحساب WhatsApp Business والرقم باسمكم، وتصدر فاتورة Meta إليكم مباشرة. ولا نبيع في الوسط حزم رسائل أو أرصدة.
وفي جانب Meta خطوات لتوثيق الأعمال وتسجيل الرقم وموافقة القوالب؛ نتولّى إدارة هذا المسار ضمن الإعداد. ولا نقدّم التزاماً بمدة قرار Meta — فالموافقة ومدتها ليستا عندنا بل عند Meta.
ولا نقدّم المطابقة عبر رمز QR كوعد منتج. يمكن الاتصال بصندوق الوارد نفسه بهذه الطريقة أيضاً، لكنها ليست الواجهة الرسمية من Meta وتحمل خطر تقييد الرقم من جانب Meta؛ وإذا تحقق الخطر أُغلق رقم عملكم. وإن فضّلتم هذا الطريق فإننا نشارككم الخطر كتابياً ونتخذ القرار معاً.
صندوق الوارد نفسه على الهاتف؛ والربط ببرمجياتكم الأخرى
الرد من الجوال
تطبيقا iOS وAndroid منشوران ويأتيان بواجهة تركية؛ وصندوق الوارد المشترك يعمل على الهاتف بالطريقة نفسها. يرى المندوب الميداني الرسالة ويردّ ويحدّث سجل العميل ومهمة المتابعة. والمساعد الصوتي Rapi لا يقرأ CRM فحسب بالتحدّث بالتركية — بل يُنشئ السجلات ويحدّثها. والقرار قراركم: Rapi متوقف افتراضياً؛ وما لم تفعّلوه لا تُرسَل بيانات CRM الخاصة بكم إلى أي مزوّد ذكاء اصطناعي. وقد كتبنا إلى أين يذهب الطلب عند التفعيل في صفحة الأمان.
وهذا فارق أهم مما يبدو: إذا كان صندوق الوارد لا يُستخدم عملياً إلا على سطح المكتب، فقولكم لمندوب في الميدان «ادخل من الويب» يعني «لا تستخدمه».
ERP والمحاسبة وأنظمتكم الأخرى
WhatsApp ليس قناتكم الوحيدة. إن كنتم تستخدمون برنامج محاسبة أو ERP أو نظام أعمال آخر، فالربط يُبنى هكذا: عبر REST API وOAuth2 وwebhook والاستيراد/التصدير، على يد الفريق الذي يصنع المنتج ويطوّره. وللإطار العام انظروا صفحة التكاملات.
ولنكن نحن أيضاً قريبين: يمكنكم كتابة أسئلتكم إلى خط WhatsApp لدينا — +90 212 963 22 84.
ما تحققنا منه بشأن صندوق الوارد
كيف يُدخَل WhatsApp CRM إلى الخدمة؟
-
1
الاكتشاف وقرار الرقم
أي الفرق ستكتب، وهل يُستخدم الرقم الحالي أم يُؤخذ رقم عمل جديد، وعبر أي كيان قانوني يجري التوثيق — نتخذ هذه القرارات معاً. أما توثيق الأعمال وتسجيل الرقم لدى Meta فنتولاهما ضمن الإعداد.
-
2
التهيئة
يُعَدّ صندوق الوارد وصلاحيات المندوبين وحقول سجل العميل وقوالب الرسائل وفق عمليتكم؛ وتُرسَل القوالب إلى موافقة Meta عبر حسابكم. لا حاجة إلى كود — لكن الإعداد الجيد يتطلب خبرة، وهذا الجزء نتولاه نحن.
-
3
نقل البيانات
تُستورَد قائمة عملائكم من Excel أو من نظامكم الحالي؛ وتُطابَق أرقام الهواتف مع سجلات العملاء وتُنقّى السجلات المكررة. فمنذ اليوم الأول تصل المحادثات إلى السجل الصحيح.
-
4
التدريب والانطلاق
تدريب المندوبين والمديرين، ومتابعة قريبة في الأسبوع الأول. لا يوجد مركز اتصال في خط الدعم؛ يجيب الفريق الذي يصنع المنتج. ولا نتعهد بمدة قبل الاكتشاف؛ وبعده نعطيكم تاريخاً لا نطاقاً. أما مدة موافقات Meta فتعود إلى Meta.
ماذا يقول من انتقلوا إلى نظام واحد؟
كشركة Anatolia Tile، نولي أهمية كبيرة للتحول الرقمي للحفاظ على موقعنا الرائد في السوق العالمية منذ عام 1995. غيّر مشروع CRM الذي بدأناه مع Rapitek عمليات المبيعات لدينا بالكامل. من خلال دمج بيانات عملائنا في منصة واحدة، قمنا بزيادة كفاءة الفريق وتسريع عمليات اتخاذ القرار. مكنتنا خبرة Rapitek في القطاع ونهجها الموجه نحو الحلول من تحقيق نتائج تفوق توقعاتنا.
المدير العام · Anatolia Tile
مع نهج Rapitek الموجه نحو الحلول، بدأنا العمل اللازم لإكمال التحسينات في تخصيصات وتكاملات Salesforce التي نستخدمها بسرعة. مع التحسينات التي تم إجراؤها، منعنا تكرار البيانات وزدنا كفاءة النظام.
مدير المبيعات · Petroyağ
بصفتنا مستخدمًا سابقًا لـ Salesforce، كان لقاؤنا مع Rapitek فرصة فتحت لنا أبوابًا لحلول مختلفة. مع الحلول الذكية التي قدمها مستشاروهم، قمنا بزيادة كفاءتنا بشكل ملحوظ. بالإضافة إلى ذلك، بفضل تعاوننا مع Rapitek، قمنا بدمج منتجنا بسلاسة مع Salesforce وجعلنا عملياتنا أكثر كفاءة.
مدير تطوير الأعمال · Iyzico
الشهادات أعلاه تعود إلى مشاريع تطبيق CRM وتكامل نفّذتها Rapitek؛ وهي لا تعني أن تلك المؤسسات تستخدم منتج Rapitek CRM اليوم. أسماء العلامات التجارية والشعارات والمسمّيات الوظيفية مملوكة لأصحابها.
محادثة WhatsApp بيانات شخصية — موقع البيانات وKVKK كما هي
تحتوي محادثات WhatsApp على أسماء وأرقام هواتف وعناوين، وأحياناً أسعاراً وتفاصيل عقود؛ أي أنها بيانات شخصية ويجب أن تُدار كذلك. ولهذا نتحدث هنا بوضوح.
- تُحفَظ بياناتكم في الاتحاد الأوروبي. قاعدة البيانات في هلسنكي، والملفات والوسائط في فرانكفورت، والنسخ الاحتياطية في فالكنشتاين. وليس لنا أي مكوّن في تركيا ولا نقدّم اختيار المنطقة؛ ولا نقول إن البيانات تُحفَظ في تركيا، لأنها لا تُحفَظ هناك.
- ومن منظور تركيا يُعدّ هذا نقلاً للبيانات إلى الخارج بموجب المادة 9 من KVKK. وتمرّ الرسالة نفسها أيضاً عبر بنية Meta؛ وهذا ينطبق على كل تركيب مؤسسي لـ WhatsApp. ونؤسّس معاً أساس النقل خلال مسار التعاقد.
- يُستخدم TLS أثناء النقل؛ وتُحمى بيانات الاعتماد وأسرار المصادقة الثنائية عند التخزين. وتُحفَظ بيانات CRM الخاصة بكم في قاعدة بيانات منفصلة تخصّكم.
- وللرسائل التسويقية توجد إدارة أذونات الرسائل التجارية المتوافقة مع İYS؛ ولا تُرسَل الحملات إلا إلى قوائم لديها إذن.
- ويُحدّد بالأدوار من يرى أي محادثة؛ وحين يترك الموظف العمل يُغلَق وصوله وتبقى السجلات في الشركة.
وليس لدينا شهادة أمن معلومات مثل ISO 27001 أو SOC 2، ولا ندّعي ذلك. وكل تفصيل تقني نذكره له مقابل في النظام؛ ونجيب عن أسئلتكم الأمنية كتابةً قبل التركيب. للتفاصيل راجعوا صفحتي الأمان وإشعار الإفصاح بموجب KVKK.
نكتب الرقم في صفحة الأسعار، لا في هذه الصفحة
يُحدّد نطاق تركيب خط WhatsApp في اجتماع الاكتشاف ويُشارَك كتابياً. أما أسعار الخطط فنحفظها في مكان واحد — كي لا تقرأوا رقمين مختلفين للشيء نفسه.
ثلاث خطط، وجدول النطاق، وبنود تُسعّر منفصلة في صفحة واحدة.
أسئلة شائعة حول WhatsApp CRM
ما هو WhatsApp CRM؟
لماذا نحتاج WhatsApp CRM ولدينا تطبيق WhatsApp Business؟
هل يمكن لعدة مندوبين استخدام رقم WhatsApp نفسه؟
ماذا يحدث لمحادثات WhatsApp حين يترك الموظف العمل؟
هل يمكننا استخدام رقم WhatsApp الحالي لدينا؟
هل يمكن الربط بمطابقة الهاتف عبر رمز QR؟
هل يمكننا إرسال رسائل جماعية أو حملات من WhatsApp؟
كم يستغرق تركيب تكامل WhatsApp CRM؟
ما تكلفة تكامل WhatsApp؟
كيف تُحفظ محادثات WhatsApp من منظور KVKK؟
هل يمكننا رؤية المنتج قبل الشراء؟
هل يمكننا الرد من الهاتف؟
اربطوا حركة WhatsApp لديكم بذاكرة الشركة
في عرض توضيحي مدته 30 دقيقة، نعرض صندوق الوارد المشترك والكتابة التلقائية في سجل العميل ومسار الرسائل القوالب — ضمن سيناريو عملكم.
يُحدّد نطاق التركيب وبدله إن وُجد في اجتماع الاكتشاف ويُشارَك كتابياً.
