Rapitek CRM e-fatura kesmez. Kesen sistemle nasıl çalışır, onu anlatıyoruz.
Faturayı bugünkü sağlayıcınız kesmeye devam eder. Değişen şey şu: kesildi bilgisi, tutarı, vadesi ve tahsilat durumu müşteri kartında satış ekibinizin önüne gelir, vadesi geçen bakiye takip görevi üretir. Bu akışı REST API ya da dönemsel içe aktarma ile biz kuruyoruz.
Fatura kesiliyor; onu satan kişi kesildiğini bilmiyor
Türkiye'de belge tarafı çözülmüş durumda: e-Fatura ve e-Arşiv'i GİB'e bağlı bir özel entegratör ya da ön muhasebe programınız kesiyor. Mekanizma şurada kopuyor: belge muhasebe tarafında üretiliyor, satış tarafı ise o sisteme erişmiyor. Bilgi iki sistem arasında bir soruya dönüşüyor. Kendi CRM projelerimizde gördüğümüz tablo şu:
- Fatura muhasebe programında durur; satış temsilcisinin oraya erişimi yoktur. “Kesildi mi?” sorusunun tek cevap yolu muhasebeye sormaktır.
- Temsilci yeni teklifi yazarken müşterinin vadesi geçmiş faturasını görmez; tahsilatı geciken müşteriye indirim teklif edilir.
- Tahsilat takibi tek bir Excel dosyasına ve tek bir kişinin sorumluluğuna sıkışabilir; o kişi izne çıktığında takip de izne çıkar.
- Mali müşavirle çalışan şirketlerde belge tamamen dışarıdadır. Ay ortasında bakiyeyi şirket içinde kimse bilmez.
- Aynı müşteri CRM'de bir unvanla, muhasebede başka bir cari kartla açılmıştır; hangisinin doğru olduğu fatura kesilirken anlaşılır.
- Satış hedefi “kazanılan fırsat” üzerinden, finans “tahsil edilen tutar” üzerinden konuşur. İki tablo aynı rakamı göstermez, çünkü aynı şeyi ölçmüyorlar.
Bu listedeki hiçbir madde yeni bir e-Fatura sağlayıcısı alarak çözülmez. Hepsi, kesilmiş faturanın bilgisinin satış tarafına ulaşmamasından doğar. Çözülmesi gereken yer de orası.
Fatura bugünkü sağlayıcınızda kesilir
Rapitek CRM e-Fatura veya e-Arşiv belgesi düzenlemez ve GİB özel entegratörü değildir; faturalarınız bugünkü sağlayıcınızda kesilmeye devam eder, fatura numarası ve tutar gibi bilgiler REST API ya da dönemsel içe aktarma ile müşteri kartına alan olarak taşınabilir.
CRM'deki fatura kaydında ETTN ya da GİB belge durumu diye bir alan bulunmuyor. Bu yüzden bu sayfanın konusu belge düzenleme değil, fatura bilgisinin satış ekranında görünmesidir.
e-Fatura kesmek Gelir İdaresi Başkanlığı nezdinde özel entegratör yetkisi ya da bir entegratör üzerinden yetkilendirme gerektirir. Bu yetki entegratörünüzdedir; Rapitek CRM'de yoktur.
e-Fatura ve KVKK ayrı konulardır. e-Fatura vergi mevzuatının konusudur, KVKK ise kişisel verinin. KVKK tarafını ayrı yazdık: KVKK uyumlu CRM.
Peki geriye ne kalıyor? Fatura görünürlüğü. Belgeyi kesen sistem sizde kalır; belgenin bilgisi CRM'e alan olarak gelir ve satış tarafındaki davranışı değiştirir. Bağlantının dayanağı şu: müşteri adayından teklife, faturadan göreve CRM'deki kayıtların tamamı REST API ile okunup yazılabiliyor; alan yapısını da dışarıdan görebilirsiniz. Yanında dört adımlı içe/dışa aktarma sihirbazı var. Ayrıca ERP entegratörleri aynı REST API üzerinden kayıt okuyup yazabilir. Genel çerçeveyi entegrasyonlar sayfasında anlattık.
Çarşamba 15:05, fatura kesildi, temsilci hâlâ indirim konuşuyor. Bilgi CRM'e aktığında şunlar değişir:
-
1
Kesilen fatura müşteri kartında görünür
Fatura numarası, tarihi ve tutarı belgeyi kesen sistemden CRM'e alan olarak taşınır. Temsilci teklif yazmadan önce müşterinin son faturasını kendi ekranında görür; muhasebeye telefon etmez.
-
2
Vade tarihi kayda girer, hafızaya değil
Vade tarihi alan olarak durduğu için filtrelenebilir ve raporlanabilir. “Vadesi bu hafta dolanlar” tek bir görünümdür; kişisel bir Excel dosyası değildir.
-
3
Vadesi geçen bakiye takip görevi üretir
Belirlediğiniz gün ya da tutar eşiğini aşan bakiye için sorumluya görev açılır. Tahsilat hatırlatması kimin aklına gelirse ona bağlı olmaktan çıkar.
-
4
Tahsilat durumu satış ekranından okunur
Ödendi, kısmi ödendi ya da açık bilgisi kapsamda tanımlanan sıklıkla CRM'e işlenir. Temsilci indirim konuşmadan önce müşterinin geçmiş ödeme davranışını görür.
-
5
Cari kart ile müşteri kaydı vergi numarasıyla eşleşir
Muhasebedeki cari kart ile CRM'deki müşteri kaydı vergi numarası anahtar alınarak bağlanır. Mükerrer kayıtlar kurulum sırasında ayıklanır, sonradan değil.
-
6
Satış ve tahsilat aynı raporda görünür
Kazanılan fırsat ile tahsil edilen tutar aynı panoda karşılaştırılır. Ay sonunda iki tabloyu elle birleştirme işi ortadan kalkar.
Fatura bilgisi CRM'de nasıl kullanılır?
Fatura bilgisinin müşteri kartına taşınması
Belge numarası, tarihi, tutarı ve para birimi CRM'e alan olarak gelir. Belgenin kendisi ve yasal otoritesi kesen sistemde kalır; CRM'deki kopya satış ekibinin görmesi içindir.
Vade ve tahsilat durumu görünürlüğü
Vade tarihi, ödenen tutar ve kalan bakiye alan olarak taşınır. Aktarım sıklığı (günlük, haftalık ya da ay sonu) kapsamda belirlenir; anlık bir muhasebe aynası kapsam dışıdır.
Vadesi geçen bakiyede otomatik görev
Eşik aşıldığında sorumluya görev açan kural kurulumda tanımlanır. Tahsilat takibi kişisel hatırlatmadan çıkıp kayda bağlanır; para hareketiyle ilgili hiçbir adım CRM'de gerçekleşmez.
Cari kart eşleşmesi ve mükerrer ayıklama
Vergi numarası anahtar alınarak muhasebe tarafındaki cari kart ile CRM müşteri kaydı bağlanır. Eşleşme kuralı yazılı kapsamda durur, kurulum sırasında test verisiyle doğrulanır.
Kendi fatura alanlarınızı kod yazmadan eklemek
Ödeme vadesi, risk limiti ya da sipariş numarası gibi alanları CRM tarafında yönetici kod yazmadan tanımlar. Özel alan ekleme üründe standarttır: yönetici ekranından, kod yazmadan yapılır.
Teklif tarafının CRM'de kalması
Teklif CRM'de yazılır ve teklif PDF şablonu üründe hazırdır; şablonu kendiniz düzenlersiniz. Sipariş ve fatura için PDF şablonu üründe yoktur. Resmî belgeye dönüşüm sizin fatura sisteminizde gerçekleşir.
e-Fatura tarafında ne var, ne yok: satır satır
| Ne isteniyor | Rapitek CRM'de | Nerede yapılır |
|---|---|---|
| e-Fatura ya da e-Arşiv belgesi düzenlemek | Yok. Rapitek CRM GİB özel entegratörü değildir ve resmî belge üretmez | Bugünkü e-Fatura sağlayıcınızda ya da ön muhasebe programınızda |
| ETTN ve GİB belge durumu takibi | Yok. CRM'deki fatura kaydında ETTN ya da GİB durumu diye bir alan bulunmuyor | Entegratörünüzün kendi ekranında |
| Fatura numarası, tarihi ve tutarının müşteri kartında görünmesi | Var. REST API ya da dönemsel içe aktarma ile alan olarak taşınır | Rapitek CRM: kapsamı keşifte belirlenen bağlantıyla |
| Vade ve tahsilat durumunun satış ekranında görünmesi | Var. Alan olarak taşınır; aktarım sıklığı yazılı kapsamda tanımlanır | Rapitek CRM |
| Vadesi geçen bakiyede otomatik takip görevi | Var. Eşik, sorumlu ve zamanlama kurulumda tanımlanır | Rapitek CRM |
| Resmî faturanın CRM'den müşteriye gönderilmesi | Yok. Belgeyi üretmediğimiz için gönderemeyiz. CRM'den giden yazışma Gmail bağlantısıyla kayda düşer; Outlook ve Microsoft 365 bağlantısı bugün açık değil | Gönderim entegratörünüzde; yazışma kaydı Rapitek CRM'de |
| Banka ekstresiyle tahsilat eşleştirme | Yok. Bugün üründe hazır bir banka ekstresi ve IBAN eşleştirmesi yok | Muhasebe ya da banka tarafınızda |
| e-İrsaliye, e-Müstahsil, e-SMM gibi diğer GİB belgeleri | Yok. Aynı gerekçe: belge üretimi entegratörünüzde kalır | Entegratörünüzde |
e-Fatura sağlayıcısı seçerken soracağınız altı soru
Veriyi dışarı verebiliyor mu?
Sağlayıcı fatura numarasını, tarihini, tutarını ve durumunu bir API ya da düzenli dosya çıktısıyla verebiliyorsa CRM'e taşıma işi kısalır. Veremiyorsa akış elle indirilen dökümlere bağlanır. Bu da mümkündür, ama emek ister.
Belge durumu değişince haber veriyor mu?
Kesildi, gönderildi, kabul edildi gibi durum değişimlerinde bildirim veren sağlayıcılarda tahsilat takibi olaya yakın çalışır. Vermiyorsa dönemsel çekme yapılır ve sıklık kapsamda yazılır.
İki sistemi bağlayan anahtar ne?
Vergi kimlik numarası mı, kendi müşteri kodunuz mu? Keşifte ilk sorduğumuz soru budur. Mekanizma basit: anahtar belirsizse aynı firma iki sistemde iki ayrı kayda bağlanır ve fark her aktarımda büyür. Kendi içe aktarma işlerimizde bunun ancak sonradan fark edildiğini gördük; o yüzden anahtarı en başta yazıya döküyoruz.
Geçmiş veriyi geri alabiliyor musunuz?
Sağlayıcı değiştirdiğinizde geçmiş belgelerinizi ve cari hareketlerinizi tam olarak dışa aktarabiliyor musunuz? Bunu ayrılırken değil, sözleşme imzalarken sormak gerekir.
Sadece entegratör mü, ön muhasebe de mi?
Bazı sağlayıcılar yalnız belge keser, bazıları cari hesap ve tahsilat da tutar. CRM'e taşınacak bakiye bilgisinin kaynağı bu ayırımla belirlenir; ikisi karıştırılırsa iki farklı bakiye ortaya çıkar.
Mali müşavirinizin erişimi ne durumda?
Belgeler müşavirinizdeyse veri de onun tarafındadır. Bu durumda önerdiğimiz başlangıç dönemsel içe aktarmadır; kimin hangi dosyayı ne zaman vereceği kapsamda yazılır.
Fatura görünürlüğü nasıl devreye alınır?
-
1
Keşif
Belgeyi hangi sistemin kestiğini, cari ve tahsilat verisinin kimde durduğunu ve mali müşavirinizin bu zincirdeki yerini çıkarırız. Muhasebe sorumlunuzun bu görüşmede olmasını öneririz.
-
2
Kapsam ve alan eşleme
Hangi fatura alanının CRM'de hangi alana karşılık geleceği tablo hâlinde yazılır: numara, tarih, tutar, para birimi, vade, tahsilat durumu. Yöntem ve varsa bedel yazılı paylaşılır.
-
3
Test aktarımı ve mükerrer ayıklama
Örnek bir dönemin faturaları aktarılır; vergi numarası anahtarıyla eşleşmeler doğrulanır, aynı müşterinin iki kaydı birleştirilir. Hatalı eşleşme canlıda değil burada yakalanır.
-
4
Eğitim ve canlı geçiş
Temsilcilere “bu alan neyi gösterir, neyi göstermez” eğitimi verilir. Yanlış anlaşılması en kolay ekran budur. Keşiften önce süre taahhüt etmiyoruz; keşif görüşmesinden sonra size aralık değil tarih veririz.
Kapsam ve kurulum koşulları
Kapanışta kapsamı bir kez daha netleştirelim.
- Resmî belgeler mevcut sağlayıcınızda kesilir. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve benzeri GİB belgeleri bugünkü düzeninizde düzenlenmeye devam eder; Rapitek CRM fatura bilgisini satış ekranına taşır. ETTN ya da GİB belge durumu alanı üründe yoktur.
- Sipariş → fatura → tahsilat zinciri üründe kuruludur. Muhasebe akışınıza nasıl bağlanacağı kurulumda birlikte belirlenir.
- Stok kaydının otoritesi ERP ya da depo sisteminizde kalır. Bağlantının kapsamı keşifte belirlenir.
- Ürün reçetesi ve hat tanımı üründe vardır. İş emri ve MRP ihtiyacınız varsa kapsamı demoda birlikte değerlendirelim.
- Tahsilat kaydı CRM içinde tutulur. Banka ekstresiyle otomatik eşleştirme bu kapsamın dışındadır.
Ayrıntısını kapsam ve kurulum koşulları bölümünde satır satır yazdık.
Veri konumu: verileriniz Avrupa Birliği'nde tutulur: veritabanı Helsinki'de (Finlandiya), dosyalar Frankfurt'ta, yedekler Falkenstein'da (Almanya). Türkiye'de hiçbir bileşenimiz yok ve bölge seçimi diye bir özelliğimiz yok. Bu, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır; aktarım dayanağınızı sözleşme sürecinde birlikte kurarız. Ayrıntı güvenlik sayfasında ve KVKK aydınlatma metnindedir.
Sertifika: ISO 27001 veya SOC 2 belgemiz yok ve alana kadar da iddia etmeyeceğiz. Kurumsal güvenlik değerlendirme formlarınızı dolduruyor, mimariyi yazılı anlatıyoruz.
Plan fiyatlarını tek yerde, açıkta tutuyoruz
Fatura bilgisinin satış ekranına taşınmasının kapsamı keşif görüşmesinde çıkarılıp yazılı paylaşılır. Plan fiyatlarını ve ayrı fiyatlanan kalemleri ise tek sayfada, rakamıyla yayımlıyoruz.
Üç plan, kapsam tablosu ve ayrı fiyatlanan kalemler tek sayfada.
e-Fatura ve CRM hakkında sık sorulanlar
Rapitek CRM'den e-fatura kesebilir miyiz?
Rapitek CRM'de hazır e-fatura modülü var mı?
e-Fatura entegratörümüzü değiştirmemiz gerekir mi?
Fatura kesildiğinde CRM'de anında görünür mü?
Vadesi geçen faturalar için otomatik hatırlatma kurulabilir mi?
e-Fatura KVKK uyumu için gerekli mi?
Mali müşavirimiz faturaları kesiyor, sistem onun elinde. Yine de mümkün mü?
Fatura PDF'lerini CRM'de saklayabilir miyiz?
Teklifi CRM'de yazıp faturaya dönüştürebilir miyiz?
Banka ekstremizle tahsilatları eşleştirebilir misiniz?
Bu bağlantının maliyeti nedir?
Kurulum ne kadar sürüyor?
Verilerimiz nerede tutuluyor?
Destek kimden geliyor?
Bu bağlantıyı satın almadan önce görebilir miyiz?
İlgili sayfalar
Entegrasyonlar
Entegrasyona genel bakış: hangi bağlantı bugün üründe çalışıyor, hangisini talep üzerine kuruyoruz; kapsam ve kurulum koşulları da burada.
Netsis entegrasyonu
Fatura bilgisinin kaynağı bir ERP ise: cari, bakiye, sipariş ve fatura verisinin hangi yöne aktığı ve yöntemin nasıl seçildiği.
Güvenlik
Verinin hangi ülkede durduğu, alt işleyen listesi, yedekleme ve denetim izi.
Fatura bilgisinin satış ekranına yolunu 30 dakikada çizelim
Tanışma görüşmesinde hangi sağlayıcıyla çalıştığınızı, hangi alanların taşınacağını ve vadesi geçen bakiyenin kimde görev açacağını kendi senaryonuz üzerinden konuşalım. Ardından 7 günlük deneme hesabınızı açalım; kredi kartı istemiyoruz.
