Mikro kullanıyorsanız, CRM'iniz Mikro'yla konuşur.
Cari hesap, bakiye, sipariş ve fatura bilgisi Mikro'da kalır; satış ekibiniz aynı bilgiyi CRM'de görür. Bağlantıyı REST API, webhook ve içe/dışa aktarma ile biz kuruyoruz; hangi verinin hangi yöne ve hangi sıklıkta akacağı keşifte çıkarılıp yazılı kapsama bağlanır.
Muhasebe Mikro'da, satış Excel ve WhatsApp'ta; kopukluk buradan doğuyor
Mikro Yazılım'ın ticari ve muhasebe programı işini yapar: cari hesaplar tutulur, stok girilir, irsaliye ve fatura kesilir, ay sonu muhasebeye kapanır. Sorun programda değil, programın bittiği yerde başlar. 10-40 kişilik şirketlerde kendi projelerimizde gördüğümüz tablo şöyle:
- Mikro lisansı muhasebede ve ön muhasebededir; sahadaki temsilcinin ekranı yoktur. Bakiye sorusu bir WhatsApp mesajına dönüşür, cevabı da öyle gelir.
- Fiyat sorusu WhatsApp'tan gelir, cevap WhatsApp'ta kalır; aynı müşteriye altı ay önce hangi fiyatın verildiği kimsenin elinde değildir.
- Teklif Excel'de yazılır; "son" ve "son_2" adlı iki dosya birlikte dolaşır, hangi sürümün müşteriye gittiği tartışılır.
- Tahsilatı geciken müşteriye yeni teklif çıkar, çünkü vadesi geçmiş bakiye teklifi yazan kişinin ekranında yoktur.
- Temsilci ayrıldığında müşteri geçmişi de telefonuyla birlikte gider; devralan kişi sıfırdan tanışır.
- Ay sonunda satış ve tahsilat tablosu elle birleştirilir; iki farklı toplam dolaşır.
Mikro'nun yerini almaya çalışmak bu boşluğu kapatmaz: muhasebe, stok ve resmî belge tarafı ticari programda durmaya devam eder. Kendi projelerimizde işleyen kurgu şu: ticari program muhasebede kalır, müşteriyle ilgili ne varsa CRM'e taşınır, iki taraf tanımlı bir akışla bağlanır.
Bağlantı nasıl kuruluyor?
Mikro için kutudan çıkan bir modülümüz yok ve olduğunu söylemeyeceğiz. Bağlantı; REST API, webhook ve içe/dışa aktarma ile kapsamı keşif görüşmesinde belirlenen bir entegrasyon projesi olarak kurulur.
Bağlantı üç araçla kurulur:
- REST API: müşteri adayından teklife, faturadan göreve CRM'deki kayıtların tamamı REST API ile okunup yazılabiliyor; erişim şifre paylaşmadan, yetkiyle verilir. Çok sayıda kayıt tek seferde aktarılabilir.
- Giden webhook: CRM'deki olaylar (örneğin fırsat kazanıldı) dış sisteme güvenli biçimde bildirilir; ulaşmayan bildirim yeniden denenir.
- İçe/dışa aktarma: dört adımlı sihirbazla Excel/CSV aktarımı: yükle, alan eşle, önizle, çalıştır. Eşleşmeyi ekranda siz onaylarsınız.
Bu üç aracın sınırları ölçülüdür, tahmin değildir: REST API alan yapısını dışarıdan okutur, tek toplu istekte 200 kayda kadar işlem yapar, birden çok işlemi tek istekte taşır. İçe aktarma sihirbazı 75'ten fazla nesnede, iş başına 100.000 satıra ve dosya başına 25 MB'a kadar çalışır.
Neden kutudan çıkan bir eklenti değil de kurulan bir bağlantı? Çünkü Mikro tarafındaki erişim kurulumdan kuruluma değişir: sürümünüz, lisansınız, programın şirket içi sunucuda mı yoksa barındırılan bir ortamda mı çalıştığı ve veritabanına dışarıdan erişim verilip verilmediği yöntemi belirler. Herkese aynı düğmeyi verip tek hamlede bağlandığını söylemek, erişim koşulları değiştiğinde çalışmayan bir vaat olurdu. Onun yerine yöntemi keşifte birlikte seçiyor, kapsamı ve varsa bedeli yazılı paylaşıyoruz. Genel yaklaşımımızı entegrasyonlar sayfasında aynı açıklıkla anlattık; aynı çerçevenin başka bir ERP'deki hâli için Netsis entegrasyonu sayfasına bakabilirsiniz.
Çarşamba 11:40. Müşteri WhatsApp'tan fiyat soruyor. Bağlantı kurulduğunda şunlar değişir:
-
1
Yazışma temsilcinin telefonundan çıkar
Kendi Meta WhatsApp Business hesabınız CRM'e bağlıysa mesaj ortak gelen kutusuna düşer ve müşteri kaydına işlenir. Ekip tek iş numarasından yazışır; verilen fiyat da o kayıtta durur.
-
2
Bakiye, fiyat verilmeden önce ekranda
Mikro'dan aktarılan cari bakiye ve vade müşteri kartında alan olarak durur. Temsilci vadesi geçmiş bakiyeyi fiyat vermeden önce görür; muhasebeye mesaj atmaz.
-
3
Eşiği aşan bakiye takip görevi açar
Belirlediğiniz limiti aşan bakiye için sorumluya görev düşer. Tahsilat takibi "ay sonunda bakarız"dan çıkıp kayda bağlanır.
-
4
Teklif Excel'de değil kayıtta yazılır
Teklif CRM'de hazırlanır; hangi müşteriye hangi fiyat ve iskontonun verildiği sürümüyle birlikte kayıtta kalır. "Son hâli hangisi" sorusu ortadan kalkar.
-
5
Sipariş ve fatura durumu sormadan görünür
Sipariş Mikro'da girilmeye, fatura Mikro'da kesilmeye devam eder; kesildi bilgisi ve tutar kapsamda tanımlanan sıklıkla müşteri kartına işlenir.
-
6
Ay sonu tablosu tek yerden okunur
Müşteri bazında satış ve tahsilat aynı raporda görünür. Yönetici iki ayrı Excel'i birleştirip toplam tutturmaya çalışmaz.
Mikro ile Rapitek CRM arasında kurulabilen akışlar
Cari kart – müşteri kaydı eşleşmesi
Vergi numarası anahtar alınarak Mikro cari kartları CRM'deki müşteri kayıtlarına bağlanır. Mükerrer kayıt kurulumda ayıklanır; eşleşme kuralı yazılı kapsamda durur.
Bakiye ve vade görünürlüğü
Cari bakiye ve vadesi geçen tutar müşteri kartına alan olarak aktarılır; eşiği aşan bakiye için görev açılacak biçimde kurgulanabilir. Aktarım sıklığı kapsamda belirlenir.
Sipariş ve fatura bilgisinin izlenmesi
Sipariş ve fatura başlıkları müşteri kartında liste olarak izlenir. Belgenin otoritesi Mikro'da kalır; CRM sahadaki ekibe görünürlük katmanı ekler.
Excel'deki listelerin tek seferde taşınması
Bugün Excel'de duran müşteri, aday ve teklif listeleri dört adımlı sihirbazla aktarılır: yükle, alan eşle, önizle, çalıştır. Tek bir içe aktarma işinde 100.000 satıra ve dosya başına 25 MB'a kadar aktarım yapılır.
WhatsApp yazışmasının müşteri kartına bağlanması
Kendi Meta WhatsApp Business hesabınız CRM'e bağlanır; ekip tek iş numarasından ortak gelen kutusunda yazışır ve mesajlar müşteri kaydına işlenir. Bu bağlantı bugün üründe çalışıyor.
Satış alanlarını kod yazmadan eklemek
Risk limiti, ödeme vadesi ya da bayi kodu gibi Mikro'dan gelen alanların CRM karşılığını yönetici kod yazmadan tanımlar; bilgi işlem kuyruğu beklenmez. Özel nesne ve alan ekleme üründe standarttır.
Hangi yöntem ne zaman?
| Yöntem | Ne işe yarar | Ne zaman tercih edilir |
|---|---|---|
| REST API | Dış sistem CRM'deki kayıtları okur ve yazar; erişim yetkiyle verilir, toplu aktarım desteklenir | Mikro tarafında uygun erişim olduğunda ve akışın otomatik ilerlemesi istendiğinde |
| Giden webhook | CRM'deki olaylar (örn. fırsat kazanıldı) dış sisteme güvenli biçimde bildirilir; ulaşmayan bildirim yeniden denenir | CRM'den ticari program yönüne bildirim gereken akışlarda |
| İçe aktarma (Data Hub) | Excel/CSV dökümleri dört adımlı sihirbazla aktarılır: yükle, alan eşle, önizle, çalıştır. Dışa aktarma aynı modülde yapılır | Karşı tarafta erişim açılmasını gerektirmediği için erişim sorusu cevaplanmadan da başlatılabilir; dönemsel senkron yeterliyse ya da Mikro'ya dışarıdan erişim yoksa |
| Üçüncü taraf entegratör | Mikro tarafını tanıyan bayiniz ya da yazılımcınız aynı REST API'yi kullanarak bağlantıyı kendisi yazabilir; biz alan yapısını, API erişimini ve alan eşleme tablosunu veririz | Programınızı kuran bayiyle çalışmaya devam etmek istediğinizde |
Doğruladıklarımız
Mikro bağlantısı nasıl devreye alınır?
-
1
Keşif
Mikro sürümünüzü, programın nerede çalıştığını ve hangi verinin kimde durduğunu çıkarırız: neresi Mikro'da, neresi Excel'de, neresi WhatsApp'ta. Programınızı kuran bayinizin ya da mali müşavirinizin bu görüşmeye katılmasını öneririz.
-
2
Kapsam ve yöntem
Cari, bakiye, sipariş ve fatura bilgisinden hangisinin hangi yöne ve hangi sıklıkta akacağına burada karar verilir; yöntem (REST API, webhook, içe/dışa aktarma) buna göre seçilir. Kapsam ve bedel yazılı paylaşılır. Sürpriz kalem yok.
-
3
Excel'in taşınması ve test aktarımı
Önce bugün Excel'de duran müşteri ve aday listeleri sihirbazla aktarılır; alan eşleşmesini ekranda siz onaylarsınız. Vergi numarası anahtarıyla eşleşmeler doğrulanır, mükerrer kayıtlar ayıklanır.
-
4
Eğitim ve canlı geçiş
Satış ekibinin eğitimi ve ilk hafta yakın takip. Keşiften önce süre taahhüt etmiyoruz; keşif görüşmesinden sonra size aralık değil tarih veririz. İçe/dışa aktarma tabanlı Mikro akışı bu planın içinde devreye girebilir, API tabanlı akışların süresi kapsamla birlikte netleşir.
Kapsam ve kurulum koşulları
Ticari program entegrasyonu konuşulurken dört soru gelir. Her birinin cevabı şöyle:
- Stok Mikro'da kalır. Stok kaydının otoritesi Mikro'dadır. Anlık ve çift yönlü stok senkronu kapsam dışıdır; CRM'e taşınacak stok bilgisinin kapsamı ve sıklığı keşifte tanımlanır.
- Sipariş → fatura → tahsilat zinciri üründe kuruludur. Hesap bazında açılıp kapatılabilir; otomatik bir muhasebe akışı olarak sunulmaz.
- Üretim ve MRP: ürün reçetesi ve üretim hattı tanımı üründe vardır. İş emri yürütmesi yeni; süreciniz buna bağlıysa demoda birlikte deneyelim.
- e-Fatura ve e-Arşiv bugünkü düzeninizde kalır. Rapitek CRM bir GİB özel entegratörü değildir; resmî belge üretmez, ETTN ya da GİB durumu takip etmez. Faturalarınız bugünkü düzeninizde kesilmeye devam eder; fatura numarası ve tutar gibi bilgiler CRM'e alan olarak taşınabilir.
İlk üçünün nedenini ve bunun yerine ne yapılabildiğini tek yerde yazdık: kapsam ve kurulum koşulları.
Veri konumu: verileriniz Avrupa Birliği'nde tutulur: veritabanı Helsinki'de (Finlandiya), dosyalar Frankfurt'ta, yedekler Falkenstein'da (Almanya). Türkiye'de hiçbir bileşenimiz yok ve bölge seçimi diye bir özelliğimiz yok. Bu, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır; aktarım dayanağınızı sözleşme sürecinde birlikte kurarız. Ayrıntı güvenlik sayfasında ve KVKK aydınlatma metnindedir.
Sertifika: ISO 27001 veya SOC 2 belgemiz yok ve alana kadar da iddia etmeyeceğiz. Kurumsal güvenlik değerlendirme formlarınızı dolduruyor, mimariyi yazılı anlatıyoruz.
Rakamı bu sayfaya değil, fiyatlandırma sayfasına yazıyoruz
Mikro bağlantısının kapsamı ve varsa bedeli keşif görüşmesinde çıkarılıp yazılı paylaşılır. Plan fiyatlarını ise tek yerde tutuyoruz; iki yerde farklı bir rakam okumayasınız diye.
Üç plan, kapsam tablosu ve ayrı fiyatlanan kalemler tek sayfada.
Mikro entegrasyonu hakkında sık sorulanlar
Mikro ile CRM entegrasyonu mümkün mü?
Rapitek CRM'de hazır Mikro modülü var mı?
Müşteri listemiz Excel'de duruyor. Onu da taşıyabilir misiniz?
Satış ekibimiz WhatsApp'tan yazışıyor. O taraf da CRM'e bağlanıyor mu?
Mikro bayimizle çalışmaya devam edebilir miyiz?
Mikro'daki cari hesaplarımız CRM'e aktarılabilir mi?
Stoklarımız CRM ile senkron çalışır mı?
CRM'den e-fatura kesebilir miyiz?
Mikro'nun yerini alır mı?
Kaç kişilik bir ekip için mantıklı?
Senkronizasyon gerçek zamanlı mı olur?
Mikro şirket içindeki sunucumuzda, dışarıya kapalı. Entegrasyon yine mümkün mü?
Mikro entegrasyonunun maliyeti nedir?
Kurulum ne kadar sürer?
Verilerimiz nerede tutuluyor?
İlgili sayfalar
Entegrasyonlar
Entegrasyona genel bakış: REST API, webhook ve içe/dışa aktarma ile bağlantı nasıl kurulur, hangi bağlantı bugün canlı.
Netsis entegrasyonu
Aynı çerçevenin başka bir ERP'deki hâli: yöntem seçimi, akış yönü ve kapsamın nasıl belirlendiği.
Müşteri Takip Programı
Ticari program tarafı bağlandıktan sonra asıl iş: müşteri kaydı, satış hattı, teklif süreci ve raporlama.
Mikro akışınızı 30 dakikada netleştirelim
Tanışma görüşmesinde cari, bakiye, sipariş ve fatura verinizin CRM'e nasıl akacağını kendi senaryonuz üzerinden konuşalım; yöntemi ve kapsamı birlikte seçelim. Ardından 7 günlük deneme hesabınızı açalım; kredi kartı istemiyoruz.
