Müşteri takip programı: müşteri, satış ve teklif takibi tek yerde
Müşteri kartı, görüşme geçmişi, satış hattı, teklif ve takip görevleri tek sistemde. Excel dosyalarında dağılan takip, sürecinize göre yapılandırılmış tek kayda taşınır. Kurulumu, veri aktarımını ve eğitimi biz yaparız.
Müşteri takibi birkaç ayrı yerde tutulunca hangi bilginin güncel olduğu belirsizleşiyor
Müşteri takibi şirketlerde zaten bir yerlerde yapılıyor: bir Excel dosyası, telefon notları, satıcının hafızası ve WhatsApp yazışmaları. Kanayan yer, bu parçaların birbirini görmemesi.
Kendi CRM projelerimizde tekrar tekrar gördüğümüz tablo şu:
- Her satıcının kendi listesi var; "güncel liste hangisi" sorusunun cevabı yok. Aynı müşteriyi iki kişi ayrı ayrı arayabiliyor.
- Takip tarihi diye bir alan yok: "haftaya ara" notu akılda ya da yapışkan kâğıtta duruyor; hatırlamak kişiye kalıyor.
- Teklif Word'de hazırlanıyor, e-postayla gidiyor ve orada kayboluyor. "Geçen ay kaç teklif verdik, kaçı kabul edildi" sorusu ancak elle sayılarak cevaplanıyor.
- Görüşmeler kişisel telefonlarda kalıyor. Satıcı ayrıldığında müşteri geçmişi de onunla gidiyor.
- Yönetici ay sonunda herkesten dosya toplayıp rakamları elle birleştiriyor.
Bunların hiçbiri daha iyi bir Excel şablonuyla çözülmez. Ortak kayıt, hatırlatma ve yetkilendirme gerektirir. Müşteri takip programının işi tam olarak budur.
Salı 09:15, web sitenizden yeni bir talep düştü.
-
1
Talep, kaynağıyla birlikte kayda dönüşüyor
Form, telefon ya da WhatsApp'tan gelen talep müşteri adayı olarak açılıyor; kaynağı (web, reklam, referans) alan olarak işleniyor. Ay sonunda hangi kanalın gerçekten müşteri getirdiği tahmin değil, rapor oluyor.
-
2
İlk arama notu ve sıradaki adım aynı ekranda
Görüşme notu karta yazılıyor, bir sonraki adım tarihli görev olarak tanımlanıyor. Günü gelince görev sorumlusunun listesinde beliriyor; kimsenin hafızasına emanet değil.
-
3
Fırsat satış hattına giriyor
Görüşme ilerleyince kayıt fırsata dönüşüyor: tutar, tahmini kapanış tarihi ve aşama belli. Yönetici hattın tamamını Kanban'da görüyor: kim neyin peşinde, hangi iş nerede bekliyor.
-
4
Teklif fiyat listesinden üretiliyor
Kalemler ürün kataloğundan seçiliyor, indirim uygulanıyor, PDF üretilip gönderiliyor. Teklifin sürümü ve durumu kayıtta duruyor; ekler arasında Word dosyası aramak yok.
-
5
Teklif takibi görevle güvenceye alınıyor
"İki gün sonra teklifi sor" görevi tanımlanıyor. Revize istenirse yeni sürüm aynı kayıtta açılıyor; kabul edilen teklif siparişe dönüşüyor.
-
6
Kapanış gerekçesiyle kaydediliyor
Kazanıldıysa neden kazanıldığı, kaybedildiyse kime ve neden kaybedildiği alan olarak işleniyor. Üç ay sonra "fiyat mı, ürün mü, hız mı" sorusuna veriyle cevap veriliyor.
Müşteri, satış ve teklif takibi için yapı taşları
Müşteri kartı ve etkileşim geçmişi
Firma, kişi, telefon, e-posta ve size gereken özel alanlar tek kartta. Arama, not, toplantı, e-posta ve WhatsApp yazışması zaman damgasıyla kartın altında birikir; "en son ne konuşmuştuk" sorusunun cevabı ekranda.
Satış hattı ve Kanban
Fırsatlar aşama aşama ilerler: tutar, tahmini kapanış, sorumlu. Aşamalar sizin sürecinize göre yapılandırılır. Kurulumu biz yaparız. Hat; liste, özet ya da Kanban olarak görünür.
Görev ve hatırlatmalar
Her kayda tarihli görev bağlanır: ara, teklifi sor, numuneyi gönder. Günü gelince görev sorumlusunun önünde. Takip, kişilerin hafızasından sistemin takvimine taşınır.
Teklif üretimi ve takibi
Ürün kataloğu ve fiyat listesinden kalem seçimi, indirim, PDF çıktısı ve durum takibi. Kabul edilen teklif siparişe dönüşür. Çoklu para birimi TCMB kurlarıyla günlük dönüştürülür.
WhatsApp ortak gelen kutusu
Ekip şirketin tek iş numarasından yazışır; mesajlar takım gelen kutusuna düşer ve müşteri kartına işlenir. Önerdiğimiz bağlantı yolu Meta'nın resmî WhatsApp Cloud API'sidir; QR eşleme resmî API değildir ve numaranın Meta tarafından kısıtlanma riskini taşır. Yöntemi kurulumda birlikte seçeriz.
Raporlar ve panolar
Kaynak bazlı dönüşüm, aşamada bekleme süresi, satıcı başına teklif ve kapanış. Tablo ve özet raporlar hazır gelir; matris ve birleşik rapor türleri de desteklenir. Sürükle-bırak pano tasarımcısı, kod yazmadan.
Sahada mobil ve mevcut yazılımlarınızla bağlantı
Telefondan takip
Müşteri takibi masa başında bitmiyor. iOS ve Android uygulamalarımızın ikisi de yayında ve Türkçe arayüzle gelir; ziyaretten çıkarken not, görev ve fırsat güncellemesi telefondan yapılır, GPS ile ziyaret check-in desteklenir. Uygulamadaki sesli asistan Rapi, Türkçe konuşarak CRM'de kayıt oluşturur ve günceller. WhatsApp ve Instagram mesajları uygulama içindeki tek gelen kutusunda yönetilir. Ayrıntıları mobil uygulama sayfasında topluyoruz; ekibiniz ağırlıklı sahadaysa saha satış programı sayfası bu kullanımı ayrıntısıyla anlatır.
E-posta, takvim ve diğer sistemler
Kendi Gmail hesabınızı OAuth ile bağlayıp CRM içinden gönderim yapabilirsiniz; gönderilen e-posta ilgili kayda bağlanır, gelen kutusu okunmaz. Takvim senkronu iki yönlüdür ve bugün Google Takvim ile çalışır; Outlook ve Microsoft 365 bağlantısı bugün açık değil.
ERP ve muhasebe yazılımınız için kutudan çıkan bir modül yok; olduğunu söylemek doğru olmaz. Erişim kurulumdan kuruluma değiştiği için her kurulumda aynı çalışan tek bir düğme kurulamaz. Bağlantı şu şekilde kurulur: REST API, webhook ve içe/dışa aktarma ile ürünü kuran ve geliştiren ekip tarafından kurulur. Hangi verinin hangi yöne akacağını entegrasyonlar sayfasında ve keşif görüşmesinde netleştiririz.
Müşteri takibi bugün nerede tıkanıyor?
| Konu | Bugün nasıl gidiyor | Kurulumdan sonra |
|---|---|---|
| Takip hatırlatması | Yok, akılda ya da yapışkan kâğıtta | Tarihli görev; günü gelince sorumlusunun listesinde |
| Aynı anda çalışma | Sürüm çakışması, "liste_guncel_v3_SON" | Tek ortak kayıt, eşzamanlı erişim |
| Görüşme geçmişi | Hücre yorumları ve hafıza | Arama, not, e-posta ve WhatsApp kartta, zaman damgalı |
| Teklif | Şablon dosyası, elle sürüm takibi | Fiyat listesinden PDF; durum ve görüntülenme kayıtta |
| Mobil erişim | Telefonda tablo kaydırmak | iOS ve Android uygulamaları yayında, Türkçe arayüzle |
| Yetki ve devir | Dosya kime gittiyse onda; ayrılan çalışanla gider | Rol bazlı yetki; kayıtlar şirkette kalır |
| Raporlama | Ay sonunda elle pivot | Hazır rapor türleri ve anlık panolar |
| Veri güvenliği | E-postayla dolaşan kopyalar | Şifreli bağlantı, iki adımlı doğrulama, her müşteriye ayrı veritabanı |
Rakamlarla Rapitek CRM
Excel'de müşteri takip tablosu: hangi sütunlar olmalı?
| Sütun | Ne yazılır | Neden önemli |
|---|---|---|
| Müşteri | Firma ve yetkili kişinin adı | Aynı müşterinin iki kez girilmesini önler |
| İletişim | Telefon ve e-posta | Kimin aranacağı tek yerde durur |
| Kaynak | Müşterinin sizi nereden bulduğu: web sitesi, WhatsApp, tavsiye, fuar | Hangi kanalın satış getirdiğini gösterir |
| Durum | Yeni, görüşüldü, teklif verildi, kazanıldı, kaybedildi | Listeyi aşamaya göre süzersiniz |
| Son görüşme | Tarih ve kısa not | En son ne konuşulduğu kaybı olmaz |
| Sonraki adım ve tarihi | Ne yapılacak, ne zaman | Takibin unutulmamasını sağlar |
| Sorumlu | Müşteriyle kim ilgileniyor | İki kişinin aynı müşteriyi aramasını önler |
| Teklif tutarı | Verilen teklifin tutarı ve tarihi | Açık tekliflerin toplamını görürsünüz |
Ücretsiz müşteri takip seçenekleri
- Excel ya da Google E-Tablolar: Yukarıdaki sütunlarla ücretsiz başlarsınız. Hatırlatma, yetki ve görüşme geçmişi yoktur; tek kişi için yeterlidir.
- Ücretsiz CRM sürümleri: Bazı CRM'lerin ücretsiz sürümleri vardır ve sınırları sürümden sürüme değişir. Kullanıcı, kayıt ve özellik sınırlarını önceden okuyun; Türkçe desteğe, WhatsApp bağlantısına, teklif özelliğine ve verilerin nerede tutulduğuna bakın.
- Ücretsiz deneme: Rapitek CRM'i 7 gün ücretsiz deneyebilirsiniz. Önce 30 dakikalık bir tanışma yapıyor, deneme hesabınızı sürecinize göre hazırlıyoruz; kredi kartı istemiyoruz.
Asıl maliyet çoğu zaman lisans değil, kaçan takiptir: unutulan bir geri dönüş ya da cevapsız kalan bir teklif. Programı seçerken bu riski neyin azalttığına bakın. Seçim ölçütleri için CRM programı rehberine göz atın.
Ücretsiz müşteri takip şablonu (Excel)
Müşteri, son görüşme, sonraki adım ve teklif tutarını tek tabloda tutun. Tarihi geçen takipler kırmızıya döner; özet sayfası duruma göre müşteri sayısını ve teklif toplamını verir. Excel ve Google E-Tablolar'da açılır.
Excel'den CRM'e geçiş nasıl işler?
-
1
Keşif ve analiz
Mevcut Excel dosyalarınızı, satış akışınızı ve ekip rollerinizi birlikte çıkarırız. Hangi alanların gerçekten gerektiğine burada karar verilir: Excel'de biriken kolonların hepsi değil, işe yarayanı taşınır.
-
2
Yapılandırma
Alanlar, satış hattı aşamaları, teklif şablonu, liste görünümleri, yetki matrisi ve raporlar sürecinize göre kurulur. Kod gerekmez; iyi kurmak uzmanlık ister ve o kısmı biz yaparız.
-
3
Veri aktarımı
Excel dosyalarınızdaki müşteri, kişi ve ürün kayıtları içe aktarılır; mükerrer kayıtlar ayıklanır, kolonlar CRM alanlarıyla eşlenir. Eski veriniz ilk günden sistemde olur.
-
4
Eğitim ve canlı geçiş
Ekip ve yönetici eğitimi, ilk hafta yakın takip, ardından sürekli destek. Keşiften önce süre taahhüt etmiyoruz; keşif görüşmesinden sonra size aralık değil tarih veririz. Kurulumun kapsamı ve varsa bedeli keşif görüşmesinde çıkarılıp işe başlamadan yazılı olarak paylaşılır.
Kurulumda birlikte verdiğimiz dört karar
Aynı program iki farklı kurulumda iki farklı sonuç verir. Kurulumu biz yapıyoruz; şu dört kararı sizinle birlikte veririz.
- Hangi alanlar açılır? Her alan için tek soru sorulur: bunu kim, hangi anda dolduracak? Cevabı olmayan alan açılmaz.
- Kim ne görür? Görme, değiştirme ve dosya olarak dışarı aktarma ayrı yetkilerdir ve baştan rollerle kurulur.
- Hangi veri taşınır? Aktif kayıtlar taşınır, geçmiş arşivlenir. Aktifin tanımını ekibinizle birlikte koyarız.
- İlk 30 günde ne ölçülür? Ciro değil kullanım: haftalık giriş yapan kullanıcı, programda açılan yeni kayıt oranı, son yedi günde aktivitesi olan açık fırsat oranı ve kritik alanların doluluğu.
CRM uygulama projelerimizden: dağınık veriyi tek sisteme taşıyan ekipler
Anatolia Tile olarak, 1995'ten bu yana global pazarda lider konumumuzu korumak için dijital dönüşüme büyük önem veriyoruz. Rapitek ile başlattığımız CRM projesi, satış süreçlerimizi tamamen dönüştürdü. Müşteri verilerimizi tek bir platformda birleştirerek ekip verimliliğimizi artırdık ve karar alma süreçlerimizi hızlandırdık. Rapitek'in sektörel deneyimi ve çözüm odaklı yaklaşımı, beklentilerimizin ötesinde sonuçlar elde etmemizi sağladı.
Genel Müdür · Anatolia Tile
Rapitek'in çözüm odaklı yaklaşımı ile kullanmakta olduğumuz Salesforce uyarlamalarındaki ve entegrasyonlarındaki iyileştirmeleri hızlı bir şekilde tamamlamak için gerekli çalışmalara başladık. Yapılan iyileştirmelerle birlikte verilerin tekrarlanmasının önüne geçilmiş ve sistemin verimliliğini arttırmış olduk.
Satış Direktörü · Petroyağ
Vakfımızın veri yönetimi konusunda bulut tabanlı bir yazılım sistemine ihtiyacı vardı. Rapitek, isteklerimizi ve ihtiyaçlarımızı anlama noktasında özenli ve hassas davranan bir firma; aynı zamanda taleplerimizi sisteme iyi bir şekilde aktardı. Yeni gereksinimlerimiz olduğunda da son derece hızlı ve köklü çözümlerle destek olmaktadırlar. SEV olarak Rapitek ile çalışmaktan son derece memnunuz.
Proje ve Kaynak Geliştirme Yöneticisi · Sağlık ve Eğitim Vakfı
Yukarıdaki referanslar Rapitek'in yürüttüğü CRM uygulama ve entegrasyon projelerine aittir; ilgili kurumların bugün Rapitek CRM ürününü kullandığı anlamına gelmez. Marka adları, logolar ve unvanlar sahiplerine aittir.
Veri konumu, KVKK ve güvenlik, olduğu gibi
Müşteri listesi bir şirketin en hassas varlıklarından biridir; nerede ve nasıl tutulduğu net olmalı.
- Verileriniz Avrupa Birliği'nde tutulur. Veritabanı Helsinki'de (Finlandiya), medya dosyaları Frankfurt'ta, yedekler Falkenstein'da (Almanya) tutulur. Verilerin Türkiye'de tutulduğunu söylemiyoruz, çünkü tutulmuyor.
- Bu, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarım anlamına gelir. Bu nedenle formlarımızda aydınlatma metni sunulur; aktarım dayanağınızı ise sözleşme sürecinde birlikte kurarız. Yapay zekâ özelliklerini açarsanız ilgili istek Amerika Birleşik Devletleri'ne gider; bu ikinci bir aktarımdır ve aydınlatma metninizde ayrıca yer almalıdır.
- Aktarımda TLS kullanılır. Parolalar tek yönlü özetlenir; iki adımlı doğrulama sırları ile e-posta, WhatsApp Business API, Instagram/Meta, ödeme ve İYS bağlantılarının kimlik bilgileri uygulama düzeyinde şifrelenir. CRM kayıtlarınız için müşteri başına ayrı veritabanı kullanılır, paylaşılan tabloda satır filtresi değil. Teknik hata günlükleri bu kapsamın dışındadır; onlar merkezî tutulur ve her müşteri yalnız kendi kayıtlarını görür.
- Rol bazlı yetkilendirme vardır; kimin hangi kaydı göreceği kurulumda tanımlanır. Verinizi istediğiniz an dışa aktarıp götürebilirsiniz.
Elimizde bir bilgi güvenliği sertifikası yok ve olduğunu iddia etmiyoruz. Söylediğimiz her teknik ayrıntının karşılığı sistemde vardır; güvenlik sorularınızı kurulum öncesi yazılı olarak yanıtlarız.
Plan fiyatları fiyatlandırma sayfasında
Kurulum, veri aktarımı ve eğitimin kapsamı her projede aynı değildir; keşiften sonra yazılı paylaşılır. Plan fiyatlarını ise tek yerde tutuyoruz; iki yerde farklı bir rakam okumayasınız diye.
Üç plan, kapsam tablosu ve ayrı fiyatlanan kalemler tek sayfada.
Müşteri takip programı hakkında sık sorulanlar
Müşteri takip programı nedir?
Müşteri takip sistemi nedir?
Excel ile müşteri takibi neden bir yerden sonra yetmez?
Excel'de müşteri takip tablosu nasıl yapılır?
Excel'deki müşteri listemizi aktarabilir miyiz?
Satış takip programı ile müşteri takip programı arasındaki fark nedir?
Teklif takibi nasıl çalışır?
Müşteri takip programı fiyatları ne kadar?
Ücretsiz müşteri takip programı var mı?
WhatsApp yazışmalarını takip edebilir miyiz?
Mobil uygulama var mı?
Kurulum ne kadar sürer ve neler dahildir?
Verilerimiz nerede tutuluyor?
Kaç kişilik ekipler için uygun?
Kim hangi müşteriyi görmeli?
Kurulumun ilk ayında başarıyı nasıl ölçerim?
İlgili çözümler
WhatsApp CRM
Müşteriyle yazışma kişisel telefonda değil, ekibin ortak gelen kutusunda ve müşteri kartında.
Teklif Takip Programı
Teklifi hazırlayın, takip bağlantısıyla gönderin, müşteri açınca haberiniz olsun.
CRM Programı
CRM programı nedir, nasıl seçilir ve fiyatı neye göre değişir?
Saha Satış Programı
Ekip masada değilse: mobil kayıt, ziyaret takibi ve saha performans raporları.
CRM Nedir?
CRM'in ne olduğu, türleri ve işletmeye faydaları sade bir dille.
Emlak CRM
Emlak ofisleri için portföy kaydı, kriter bazında eşleştirme ve görüntüleme randevusu takibi.
Müşteri takibinizi kendi senaryonuzla deneyin
Tanışmada müşteri kartını, satış hattını ve teklif akışını sizin sürecinize göre gösterelim; isterseniz kendi Excel dosyanızdan örnek verilerle. Ardından 7 günlük deneme hesabınızı açalım; kredi kartı istemiyoruz.
