SET kullanıyorsanız, CRM'iniz SET ile konuşur.
Cari kart, bakiye ve fatura bilgisi SET tarafında kalır; satış ekibiniz aynı bilgiyi CRM'de görür. Bağlantıyı REST API, OAuth2, webhook ve içe/dışa aktarma ile biz kuruyoruz — kurulumu size bırakmıyoruz.
Tüm ticari bilgi tek kişinin ekranında — o kişi yoksa satış tarafı kör kalıyor
Bu sayfayı orta ve küçük ölçekli ekipler için yazdık. Bizi arayan firmalarda tekrar eden tablo şu: ekip sıkı, karar hızlı — bu bir avantaj; ama aynı yapı bilgiyi tek bir kişinin üzerinde biriktirdiğinde kırılganlık üretir.
- Ticari programı fiilen bir kişi kullanır. Bakiye, vade ya da fatura sorusunun adresi odur.
- O kişi izinliyse, raporluysa ya da hastaysa satış tarafı kör kalır — ve teklif bekleyen müşteri bunu bilmez.
- Temsilcinin müşteri listesi kendi telefonunda; görüşme notları defterde, teklifler kendi klasöründe durur.
- Yeni giren satışçı “bu müşteriyle en son ne konuşuldu” sorusunun cevabını hiçbir yerde bulamaz.
- Vadesi geçen tahsilatları hatırlamak bir sistemin değil, birinin görevi olur.
- Yazılıma yeni kullanıcı açıp satış ekibini oraya sokmak çözüm gibi görünür; pratikte muhasebe ekranı satışın günlük işine göre tasarlanmamıştır.
Buradaki mesele bir yazılım eksiği değil, kurumsal hafıza eksiği. Doğru kurgu ticari programı yerinde bırakıp satışın kendi kaydını kurmak ve iki tarafı tanımlı bir akışla bağlamaktır.
Bağlantı nasıl kuruluyor?
SET için kutudan çıkan bir modülümüz yok ve olduğunu söylemeyeceğiz. Bağlantı; REST API, OAuth2, webhook ve içe/dışa aktarma ile kapsamı keşif görüşmesinde belirlenen bir entegrasyon projesi olarak kurulur.
Küçük ve orta ölçekli ekiplerde bir şeyi özellikle yazıyoruz: kurulumu size bırakmıyoruz. Alanları, aşamaları ve raporları satış sürecinize göre biz yapılandırıyor, verinizi biz aktarıyor, ekibinize Türkçe eğitimi biz veriyoruz. Sekiz kişilik bir ekipte CRM'i kimin kuracağı sorusu, hangi CRM'in seçileceği sorusundan daha belirleyicidir.
Bağlantı üç araçla kurulur:
- İçe/dışa aktarma — dört adımlı sihirbaz: yükle, alan eşle, önizle, çalıştır. Aktarım çalışmadan önce neyin nereye yazılacağını ekranda görürsünüz.
- REST API — ürün kutudan 183 iş nesnesiyle geliyor ve her biri REST API'de kendi veri ve şema ucuyla yayımlanıyor; erişim OAuth2 ile yetkilendirilir.
- Giden webhook — CRM olayları dış sisteme imzalı olarak iletilir; başarısız çağrı yeniden denenir.
Bu üç aracın sınırları ölçülüdür, tahmin değildir: REST API nesne ve alan tanımlarını describe ucundan verir, tek toplu istekte 200 kayda kadar işlem yapar, bileşik çağrıda 25 alt isteği tek seferde taşır. İçe aktarma sihirbazı 75'ten fazla nesnede, iş başına 100.000 satıra ve dosya başına 25 MB'a kadar çalışır.
Neden kutudan çıkan bir eklenti değil de kurulan bir bağlantı? Çünkü SET tarafındaki erişim kurulumdan kuruluma değişir: sürümünüz, hangi modülleri kullandığınız ve programın nerede çalıştığı yöntemi belirler. Genel yaklaşımımız entegrasyonlar sayfasında, aynı çerçevenin başka bir ERP'deki hâli Netsis entegrasyonu sayfasında.
Cuma 16:20 — muhasebeci izinli, müşteri teklif bekliyor. Bağlantı kurulduğunda şunlar değişir:
-
1
Bakiye sorusu bir kişiye sorulmaz
SET'ten aktarılan cari bakiye ve vade bilgisi müşteri kartında alan olarak durur. Temsilci teklifi Cuma akşamı yazabilir; Pazartesi'yi beklemez.
-
2
Teklif güncel fiyattan yazılır
Ürün kataloğu ve fiyat listesi CRM'e aktarıldığı için teklif doğru fiyattan hazırlanır. Fiyatın otoritesi SET'te kalır; CRM'deki kopya satış ekranı içindir.
-
3
Görüşme geçmişi şirkette birikir
Müşteriyle en son ne konuşulduğu, hangi teklifin verildiği ve neden kaybedildiği kayıtta durur. Yeni giren satışçı sıfırdan başlamaz.
-
4
Vadesi geçen tahsilat görev üretir
Belirlediğiniz eşiği aşan bakiye için sorumluya takip görevi açılır. Hatırlamak bir kişinin değil sistemin işi olur.
-
5
Müşteri listesi telefonda değil kayıtta
Kartvizit tarayıcıyla ya da içe aktarmayla listeler CRM'e alınır; kimin hangi müşteriyi göreceği yetkiyle tanımlanır. Ekip değiştiğinde devir bir dosya kopyalaması olmaz.
-
6
Yanlış aktarım geri alınabilir
Önizleme adımı hatalı eşlenmiş sütunu canlı veriye geçmeden gösterir; silinen kayıtlar 30 gün geri dönüşüm kutusunda tutulur. Deneme yapmanın bedeli düşüktür.
SET ile Rapitek CRM arasında kurulabilen akışlar
Cari kart – müşteri kaydı eşleşmesi
Vergi numarası ya da SET tarafındaki cari kod anahtar alınarak kartlar CRM'deki müşteri kayıtlarıyla eşleştirilir. Mükerrer kayıtlar kurulum sırasında ayıklanır.
Bakiye ve vade görünürlüğü
Cari bakiye ve vadesi geçen tutar müşteri kartına aktarılır. Aktarım sıklığı — günlük, haftalık ya da dönemsel — ihtiyaca göre kapsamda belirlenir.
Fatura bilgisinin izlenmesi
Fatura numarası, tarihi ve tutarı müşteri kartında liste olarak izlenebilir. Belgenin otoritesi SET'te kalır; CRM satış ekibine görünürlük katmanı ekler.
Ürün ve fiyat listesinin aktarılması
Ürün kataloğu ve fiyat listesi CRM'e aktarılarak teklifler güncel fiyatla hazırlanır. Aktarım dönemsel de olabilir, API ile de kurgulanabilir.
Satış hafızasının şirkette kalması
Görüşme notu, teklif geçmişi ve kaybetme nedeni kayıtta birikir; alan bazlı denetim kaydı kimin neyi ne zaman değiştirdiğini tutar.
Kendi alanlarınızı kod yazmadan eklemek
Risk limiti, ödeme vadesi ya da bölge gibi alanları CRM tarafında kod yazmadan yönetici tanımlar. Özel nesne ve alan ekleme üründe standarttır.
Hangi yöntem ne zaman?
| Yöntem | Ne işe yarar | Ne zaman tercih edilir |
|---|---|---|
| İçe aktarma (Data Hub) | Dökümler dört adımlı sihirbazla aktarılır: yükle, alan eşle, önizle, çalıştır. İş başına 100.000 satır, dosya başına 25 MB. Dışa aktarma aynı modülde yapılır; sınırlarını ölçmedik | Karşı tarafta API erişimi gerektirmediği için erişim sorusu cevaplanmadan da başlatılabilir; dönemsel senkron yeterliyse ya da dışarıdan erişim tanımlı değilse |
| REST API (kutudan gelen 183 iş nesnesi, her biri kendi veri ve şema ucuyla) | Dış sistem CRM'deki kayıtları okur ve yazar; OAuth2 ile yetkilendirilir, toplu ve bileşik istek destekler | SET tarafında uygun erişim tanımlanabildiğinde ve akışın otomatik ilerlemesi istendiğinde |
| Giden webhook | CRM'deki olaylar (örn. fırsat kazanıldı) dış sisteme imzalı olarak iletilir; başarısız çağrı yeniden denenir | CRM'den muhasebe yönüne bildirim gereken akışlarda |
| Üçüncü taraf entegratör | SET tarafını tanıyan bayiniz ya da yazılımcınız aynı REST API'yi kullanarak bağlantıyı kendisi yazabilir; biz şemayı, OAuth2 erişimini ve alan eşleme tablosunu veririz | Programınızı kuran firmayla çalışmaya devam etmek istediğinizde |
Doğruladıklarımız
SET bağlantısı nasıl devreye alınır?
-
1
Keşif
Programın nerede çalıştığını, kimin kullandığını ve dışarıya açık bir arayüzün tanımlı olup olmadığını çıkarırız. Programınızı kuran bayinin bu görüşmede olmasını öneririz.
-
2
Kapsam ve yöntem
Hangi verinin hangi yöne, hangi sıklıkta akacağı ve yöntem burada karara bağlanır. Alan eşleme tablosu ve varsa bedel yazılı paylaşılır — sürpriz kalem yok.
-
3
Yapılandırma ve test aktarımı
CRM tarafındaki alanlar, aşamalar, yetkiler ve raporlar sizin satış sürecinize göre kurulur; örnek veriyle test aktarımı yapılır ve mükerrer kartlar ayıklanır.
-
4
Eğitim ve canlı geçiş
Türkçe ekip eğitimi ve ilk hafta yakın takip. Keşiften önce süre taahhüt etmiyoruz; keşif görüşmesinden sonra size aralık değil tarih veririz. Döküm tabanlı SET akışı bu planın içinde devreye girer.
Sınırlarımız: bu sayfada vaat etmediklerimiz
ERP ve ticari yazılım entegrasyonu konuşulurken sorulan dört şey var. Dördünü de biz vaat etmiyoruz ve nedenini yazıyoruz.
- “Stoklarınız senkron olur” demiyoruz. Stok kaydının otoritesi SET'te kalır.
- Sipariş → fatura → tahsilat zincirinin kendiliğinden akacağını söylemiyoruz. Bu zincir üründe kuruludur, ama otomatik bir muhasebe akışı olarak satılmasını doğru bulmuyoruz.
- Üretim ve MRP otomasyonu vaat etmiyoruz. Ürün reçetesi ve üretim hattı tanımı üründe vardır; iş emri yürütmesini bugün bir referansla anlatamayız.
- e-Fatura ve e-Arşiv düzenlemiyoruz. Rapitek CRM bir GİB özel entegratörü değildir; resmî belge üretmez, ETTN ya da GİB durumu takip etmez. Faturalarınız bugünkü düzeninizde kesilmeye devam eder.
İlk üçünün nedenini ve “bunun yerine ne yapılabildiğini” tek yerde, satır satır yazdık: vaat etmediğimiz üç şey. Burada tekrarlamıyoruz ki iki yerde iki farklı cümle kurmuş olmayalım.
Bir de kime uygun olmadığımızı yazalım: Rapitek CRM'i en az 5 kullanıcılı, satış ya da saha ekibi olan işletmeler için kuruyoruz. Üç kişilik bir ekip için kurulum hizmetiyle birlikte gelen bu model ağır kalabilir; ücretsiz plan arıyorsanız bizde yok. Bunu baştan söylemeyi tercih ediyoruz.
Veri konumu: verileriniz Avrupa Birliği'nde tutulur — veritabanı Helsinki'de (Finlandiya), dosyalar Frankfurt'ta, yedekler Falkenstein'da (Almanya). Türkiye'de hiçbir bileşenimiz yok ve bölge seçimi diye bir özelliğimiz yok. Bu, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır. Ayrıntı güvenlik sayfasında ve KVKK aydınlatma metnindedir.
Sertifika: ISO 27001 veya SOC 2 belgemiz yok ve alana kadar da iddia etmeyeceğiz.
Plan fiyatları açıkta; kapsam keşifte çıkar
SET bağlantısının kapsamı ve varsa bedeli keşif görüşmesinde çıkarılıp yazılı paylaşılır. Plan fiyatlarını ve ayrı fiyatlanan kalemleri ise tek sayfada, rakamıyla yayımlıyoruz.
Üç plan, kapsam tablosu ve ayrı fiyatlanan kalemler tek sayfada.
SET entegrasyonu hakkında sık sorulanlar
SET ile CRM entegrasyonu mümkün mü?
Rapitek CRM'de hazır SET modülü var mı?
Ticari programı tek kişi kullanıyor. O ayrılırsa ne olur?
Küçük bir ekibiz, sekiz kişiyiz. Bu iş bize göre mi?
SET'in yerine geçmeden sadece bakiyeyi görmek istiyoruz. Bu kadarı olur mu?
Verilerimizi istediğimizde geri alabilir miyiz?
Yanlış aktarım yaparsak geri dönüş var mı?
Stoklarımız CRM ile senkron çalışır mı?
CRM'den e-fatura kesebilir miyiz?
SET'in yerini alır mı?
Senkronizasyon gerçek zamanlı mı olur?
SET sunucumuza dışarıdan erişim yok. Entegrasyon yine mümkün mü?
SET entegrasyonunun maliyeti nedir?
Kurulum ne kadar sürer?
Verilerimiz nerede tutuluyor?
İlgili sayfalar
Entegrasyonlar
Entegrasyona genel bakış: hangi bağlantı bugün canlı, hangisini talep üzerine kuruyoruz ve vaat etmediğimiz üç şeyin nedeni.
Netsis entegrasyonu
Aynı çerçevenin başka bir ERP'deki hâli: cari, bakiye, sipariş ve fatura bilgisinin hangi yöne aktığı ve yöntem seçimi.
Müşteri Takip Programı
Bağlantıdan sonra asıl iş: müşteri kaydı, satış hattı, teklif süreci ve satış hafızasının şirkette kalması.
SET akışınızı 30 dakikada netleştirelim
Görüşmede en dar başlangıç kapsamını birlikte seçelim: hangi bilgi satış ekranında görünmeli ve hangi sıklıkta güncellenmeli?
Kurulumun kapsamı ve varsa bedeli keşif görüşmesinde çıkarılıp yazılı paylaşılır.
