Uyumsoft kullanıyorsanız, CRM'iniz Uyumsoft ile konuşur.
Cari ve fatura verisi Uyumsoft'ta kalır; satış ekibiniz aynı bilgiyi CRM'de görür. Bu sayfa iki yüzü ayrı ayrı anlatıyor: ERP tarafında ne kuruyoruz, e-Fatura tarafında ne yapmıyoruz.
“Bu fatura kesildi mi, tahsil edildi mi?” sorusu satış tarafında cevapsız kalıyor
Uyumsoft ile çalışan işletmelerde belge tarafı düzgün işler: fatura kesilir, arşivlenir, kayıt tutulur. Sorun belgede değil, belgenin bilgisiyle müşteriyle konuşan taraf arasındaki mesafede. Kendi projelerimizde gördüğümüz tablo şöyle:
- Temsilci müşteriye teklif hazırlarken açık faturaları ve vadesi geçen tutarı göremez; bilgi finansın ekranındadır.
- “Fatura kesildi mi” sorusu sevkiyat öncesinde yeniden sorulur; cevap kişiye ve mesai saatine bağlıdır.
- Tahsilatı geciken müşteriye yeni teklif götürülür, çünkü gecikme satış ekranında görünmüyordur.
- Ay sonunda açık bakiye listesi Excel'de elle eşleştirilir; eşleştirmeyi yapan kişi izne çıktığında rapor gecikir.
- Bir de yanlış beklenti dolaşır: “CRM alalım, faturayı da oradan keselim.” Bu beklenti karşılanmadığında proje ortasında hayal kırıklığı üretir.
Bu yüzden burada iki ayrı cümle kuruyoruz: ERP tarafında ne kurduğumuz ve belge tarafında ne yapmadığımız. İkincisini dipnota gizlemiyoruz.
ERP yüzü: bağlantı nasıl kuruluyor?
Uyumsoft için kutudan çıkan bir modülümüz yok ve olduğunu söylemeyeceğiz. Bağlantı; REST API, webhook ve içe/dışa aktarma ile kapsamı keşif görüşmesinde belirlenen bir entegrasyon projesi olarak kurulur.
“Uyumsoft bağlantımız kutudan çıkıyor” demek yanlış olurdu; “Uyumsoft bağlantınızı kurarız” doğru olanıdır.
Bağlantı üç araçla kurulur:
- REST API: müşteri adayından teklife, faturadan göreve CRM'deki kayıtların tamamı REST API ile okunup yazılabiliyor; erişim şifre paylaşmadan, yetkiyle verilir. Çok sayıda kayıt tek seferde aktarılabilir.
- Giden webhook: CRM olayları dış sisteme güvenli biçimde bildirilir; ulaşmayan bildirim yeniden denenir, hedef adres doğrulanır.
- İçe aktarma: dört adımlı sihirbaz: yükle, alan eşle, önizle, çalıştır. İş başına 100.000 satır, dosya başına 25 MB. Dışa aktarma aynı modülde yapılır; sınırlarını ölçmediğimiz için buraya rakam yazmıyoruz.
Bu üç aracın sınırları ölçülüdür, tahmin değildir: REST API alan yapısını dışarıdan okutur, tek toplu istekte 200 kayda kadar işlem yapar, birden çok işlemi tek istekte taşır; içe aktarma sihirbazı 75'ten fazla nesnede çalışır. Kapsamı keşifte bu sınırların içinde kurguluyoruz. Genel yaklaşımımız entegrasyonlar sayfasında, aynı çerçevenin başka bir ERP'deki hâli Netsis entegrasyonu sayfasında.
e-Fatura yüzü: burada net bir hayır var
e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri Uyumsoft'ta kesilmeye devam eder. Rapitek CRM belge düzenlemez ve GİB özel entegratörü değildir. Bunu sayfanın başına yazıyoruz, sonuna değil.
Ne olduğu net olsun diye tek tek: üründe ETTN ya da GİB durumu diye bir alan bulunmuyor; resmî belge üretilmiyor; GİB'e giden ya da GİB'den gelen bir akış yok.
Peki ne yapılıyor? Kesilmiş faturanın bilgisi (numara, tarih, tutar, vade ve tahsilat durumu) REST API ya da dönemsel içe aktarma ile müşteri kartına alan olarak taşınır. Belge Uyumsoft'ta, görünürlük CRM'de olur. Bu ayrımı kurmayan bir sayfa, keşif görüşmesinde düzeltilmesi gereken bir beklenti üretirdi. Biz o beklentiyi hiç kurmuyoruz.
Perşembe 17:05, ay sonu, müşteri “açık faturalarımız ne durumda” diye arıyor. Bağlantı kurulduğunda şunlar değişir:
-
1
Açık fatura listesi müşteri kartında
Fatura numarası, tarihi, tutarı ve vadesi müşteri kartında liste olarak durur. Temsilci finans ekibini aramadan cevap verir; belgenin kendisi Uyumsoft'ta kalır.
-
2
Vadesi geçen tutar görev üretir
Belirlediğiniz eşiği aşan bakiye için sorumluya takip görevi açılır. Tahsilat hatırlatması kişisel hafızaya değil kayda bağlanır.
-
3
Teklif, açık risk görülerek yazılır
Tahsilatı geciken müşteriye yeni teklif götürülüp götürülmeyeceği bilerek karara bağlanır. Karar değişmese bile bilinerek verilir.
-
4
Fatura kesme süreci hiç değişmez
Belge Uyumsoft'ta kesilmeye devam eder; muhasebe ekibi yeni bir ekran öğrenmez. CRM yalnızca kesilmiş belgenin bilgisini okur.
-
5
Ay sonu tablosu elle eşleştirilmez
Açık bakiye ve tahsilat verisi müşteri bazında aynı raporda görünür. Tablo ve özet rapor türleriyle, sürükle-bırak pano tasarımcısıyla hazırlanır.
-
6
Müşteri yazışması aynı kayda düşer
Kendi WhatsApp Business hesabınız bağlıysa “açık faturalarımız” konuşması da aynı müşteri kaydında birikir. Söz verilen tarih kimsenin telefonunda kalmaz. Outlook ve Microsoft 365 bağlantısı bugün açık değil.
Uyumsoft ile Rapitek CRM arasında kurulabilen akışlar
Cari kart – müşteri kaydı eşleşmesi
Vergi numarası anahtar alınarak cari kartlar CRM'deki müşteri kayıtlarıyla eşleştirilir. Mükerrer kayıtlar kurulum sırasında ayıklanır; eşleşme kuralı yazılı kapsamda tanımlanır.
Fatura bilgisinin taşınması
Kesilmiş faturanın numarası, tarihi, tutarı ve vadesi müşteri kartına alan olarak taşınır. Belgenin kendisi Uyumsoft'ta kalır; CRM görünürlük katmanı ekler.
Bakiye ve vade görünürlüğü
Cari bakiye ve vadesi geçen tutar müşteri kartına aktarılır. Aktarım sıklığı (günlük, haftalık ya da dönemsel) kapsamda belirlenir.
Gecikmede otomatik takip görevi
Belirlenen eşiği aşan bakiye için sorumluya görev açılır. Kuralı siz belirlersiniz; hatırlatma bir kişinin değil sistemin işi olur.
Ürün ve fiyat listesinin aktarılması
Ürün kataloğu ve fiyat listesi ERP'den CRM'e aktarılarak teklifler güncel fiyatla hazırlanır. Aktarım dönemsel de olabilir, API ile de kurgulanabilir.
Kendi alanlarınızı kod yazmadan eklemek
Ödeme vadesi, risk limiti ya da tahsilat sorumlusu gibi alanları CRM tarafında kod yazmadan yönetici tanımlar. Özel nesne ve alan ekleme üründe standarttır.
Hangi yöntem ne zaman?
| Yöntem | Ne işe yarar | Ne zaman tercih edilir |
|---|---|---|
| REST API | Dış sistem CRM'deki kayıtları okur ve yazar; erişim yetkiyle verilir, toplu aktarım desteklenir | Uyumsoft tarafında uygun erişim olduğunda ve akışın otomatik ilerlemesi istendiğinde |
| Giden webhook | CRM'deki olaylar (örn. fırsat kazanıldı) dış sisteme güvenli biçimde bildirilir; ulaşmayan bildirim yeniden denenir | CRM'den ERP yönüne bildirim gereken akışlarda |
| İçe aktarma (Data Hub) | Fatura ve bakiye dökümleri dört adımlı sihirbazla aktarılır: yükle, alan eşle, önizle, çalıştır | Karşı tarafta erişim açılmasını gerektirmediği için erişim sorusu cevaplanmadan da başlatılabilir; ay sonu dönemsel görünürlük yeterliyse |
| Üçüncü taraf entegratör | Uyumsoft tarafını tanıyan iş ortağınız aynı REST API'yi kullanarak bağlantıyı kendisi yazabilir; biz alan yapısını, API erişimini ve alan eşleme tablosunu veririz | Uyumsoft tarafını kuran firmayla çalışmaya devam etmek istediğinizde |
Doğruladıklarımız
Uyumsoft bağlantısı nasıl devreye alınır?
-
1
Keşif
Uyumsoft'un hangi yüzünü kullandığınızı (ERP tarafı, belge tarafı ya da ikisi) ve dışarıya erişimin nasıl tanımlandığını çıkarırız. Mali işler sorumlunuzun bu görüşmede olmasını öneririz.
-
2
Kapsam ve yöntem
Hangi verinin (cari, bakiye, fatura başlığı, tahsilat durumu) hangi yöne ve hangi sıklıkta akacağı burada karara bağlanır. Alan eşleme tablosu ve varsa bedel yazılı paylaşılır.
-
3
Yapılandırma ve test aktarımı
CRM tarafındaki alanlar, listeler ve yetkiler kurulur; örnek veriyle test aktarımı yapılır. Vergi numarası anahtarıyla eşleşmeler doğrulanır, mükerrer kartlar ayıklanır.
-
4
Eğitim ve canlı geçiş
Satış ve mali işler ekiplerinin eğitimi, ardından ilk hafta yakın takip. Keşiften önce süre taahhüt etmiyoruz; keşif görüşmesinden sonra size aralık değil tarih veririz. Döküm tabanlı akış bu planın içinde devreye girer.
Kapsam ve kurulum koşulları
ERP entegrasyonu konuşulurken dört soru gelir. Her birinin cevabı şöyle:
- e-Fatura ve e-Arşiv Uyumsoft'ta kalır. Belgeler Uyumsoft'ta kesilmeye devam eder. Rapitek CRM GİB özel entegratörü değildir, resmî belge üretmez, ETTN ya da GİB durumu takip etmez. Üründe bu alanlar yoktur.
- Stok ERP tarafında kalır. Stok kaydının otoritesi ERP tarafındadır; CRM'e taşınacak stok bilgisinin kapsamı ve sıklığı keşifte tanımlanır.
- Sipariş → fatura → tahsilat zinciri üründe kuruludur. Otomatik bir muhasebe akışı olarak sunulmaz.
- Üretim ve MRP: ürün reçetesi ve üretim hattı tanımı üründe vardır. İş emri yürütmesi yeni; süreciniz buna bağlıysa demoda birlikte deneyelim.
Son üçünün nedenini ve “bunun yerine ne yapılabildiğini” tek yerde, satır satır yazdık: kapsam ve kurulum koşulları. Aynı çerçevenin ön muhasebe tarafındaki hâlini Paraşüt entegrasyonu sayfasında anlattık.
Veri konumu: verileriniz Avrupa Birliği'nde tutulur: veritabanı Helsinki'de (Finlandiya), dosyalar Frankfurt'ta, yedekler Falkenstein'da (Almanya). Türkiye'de hiçbir bileşenimiz yok ve bölge seçimi diye bir özelliğimiz yok. Bu, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır; aktarım dayanağınızı sözleşme sürecinde birlikte kurarız. Ayrıntı güvenlik sayfasında ve KVKK aydınlatma metnindedir.
Sertifika: ISO 27001 veya SOC 2 belgemiz yok ve alana kadar da iddia etmeyeceğiz.
Plan fiyatları açıkta; kapsam keşifte çıkar
Uyumsoft bağlantısının ERP tarafındaki kapsamı ve varsa bedeli keşif görüşmesinde çıkar. Plan fiyatlarını ve ayrı fiyatlanan kalemleri ise tek sayfada, rakamıyla yayımlıyoruz.
Üç plan, kapsam tablosu ve ayrı fiyatlanan kalemler tek sayfada.
Uyumsoft entegrasyonu hakkında sık sorulanlar
Uyumsoft ile CRM entegrasyonu mümkün mü?
Rapitek CRM'de hazır Uyumsoft modülü var mı?
CRM'den e-fatura kesebilir miyiz?
ETTN veya GİB durumunu CRM'de takip edebilir miyiz?
Uyumsoft özel entegratörümüz. Rapitek CRM onun yerine geçer mi?
Kesilen faturanın bilgisi CRM'e nasıl geliyor?
Uyumsoft'un ERP tarafını kullanıyoruz, belge tarafını değil. Bu sayfa bizim için mi?
Vadesi geçen faturalar için CRM hatırlatma yapar mı?
Stoklarımız CRM ile senkron çalışır mı?
Uyumsoft'un yerini alır mı?
Senkronizasyon gerçek zamanlı mı olur?
Uyumsoft entegrasyonunun maliyeti nedir?
Kurulum ne kadar sürer?
Verilerimiz nerede tutuluyor?
İlgili sayfalar
Entegrasyonlar
Entegrasyona genel bakış: hangi bağlantı bugün canlı, hangisini talep üzerine kuruyoruz; kapsam ve kurulum koşulları da burada.
Netsis entegrasyonu
Aynı çerçevenin başka bir ERP'deki hâli: cari, bakiye, sipariş ve fatura bilgisinin hangi yöne aktığı ve yöntem seçimi.
Paraşüt entegrasyonu
Ön muhasebe tarafında aynı sınır: belge sağlayıcınızda kalır, CRM cari ve tahsilat görünürlüğü ekler.
Uyumsoft akışınızı 30 dakikada netleştirelim
Görüşmede fatura ve bakiye bilgisinin satış ekranına nasıl akacağını kendi senaryonuz üzerinden konuşalım; belge tarafının Uyumsoft'ta kalacağını zaten biliyorsunuz. Ardından 7 günlük deneme hesabınızı açalım; kredi kartı istemiyoruz.
