Workcube kullanıyorsanız, CRM'iniz Workcube ile konuşur.
Cari, sipariş ve fatura bilgisi Workcube tarafında kalır; müşteriyle konuşan ekip ihtiyacı olan kısmı CRM'de görür. Bu sayfa “ne yerine” değil “nerede” sorusuna cevap veriyor: hangi iş hangi sistemde kalır.
Operasyon platformda kalır; müşteriyle konuşma da kayda geçmeli
Workcube'ü birçok işi tek platformda toplamak için kullanıyorsanız bu sayfa size “değiştirin” demiyor. Bizi arayan firmaların anlattığı ihtiyaç, müşteriyle yapılan konuşmanın da kayda geçmesi.
- Müşteri talebi WhatsApp'tan gelir; mesaj bir kişinin telefonunda kalır ve hiçbir kayda bağlanmaz.
- Aynı müşteriyle üç farklı kişi üç ayrı kanaldan yazışır; kimin ne söz verdiği ortak bir yerde görünmez.
- Ziyaret notu sahada telefondan girilmezse akşam yazılmayan bir not olur.
- Satış öncesi süreç (aday, teklif revizyonu, kaybetme nedeni) siparişe dönüşene kadar hiçbir yerde birikmez.
- Ekip değiştiğinde müşteri geçmişi devredilmez, anlatılır.
Bu tabloda soru “hangi yazılım daha iyi” değil: müşteriyle konuşmanın nerede kayda geçtiği. Entegrasyonun işi de bu sınırı net çizmek.
Bağlantı nasıl kuruluyor?
Workcube için kutudan çıkan bir modülümüz yok ve olduğunu söylemeyeceğiz. Bağlantı; REST API, webhook ve içe/dışa aktarma ile kapsamı keşif görüşmesinde belirlenen bir entegrasyon projesi olarak kurulur.
Çok modüllü bir platformla çalışırken kapsamın ilk maddesi teknik değil: hangi işin hangi sistemde kalacağı. Önerdiğimiz sınır nettir: muhasebe, sipariş, resmî belge ve operasyon Workcube'de kalır; müşteri adayı, görüşme geçmişi, mesajlaşma, teklif süreci ve satış raporlaması CRM'e geçer. Bu sınır yazılmadan kurulan entegrasyonlarda iki ayrı müşteri listesi oluşabilir; kendi projelerimizde bu adımı ilk maddeye taşımamızın sebebi bu.
Bağlantı üç araçla kurulur:
- REST API: müşteri adayından teklife, faturadan göreve CRM'deki kayıtların tamamı REST API ile okunup yazılabiliyor; erişim şifre paylaşmadan, yetkiyle verilir. Çok sayıda kayıt tek seferde aktarılabilir.
- Giden webhook: CRM olayları dış sisteme güvenli biçimde bildirilir; ulaşmayan bildirim yeniden denenir, hedef adres doğrulanır.
- İçe/dışa aktarma: dört adımlı sihirbaz; ilk veri aktarımını kurulumda biz yaparız.
Bu üç aracın sınırları ölçülüdür, tahmin değildir: REST API alan yapısını dışarıdan okutur, tek toplu istekte 200 kayda kadar işlem yapar, birden çok işlemi tek istekte taşır. İçe aktarma sihirbazı 75'ten fazla nesnede, iş başına 100.000 satıra ve dosya başına 25 MB'a kadar çalışır. Genel yaklaşımımız entegrasyonlar sayfasında, aynı çerçevenin klasik bir ERP'deki hâli Netsis entegrasyonu sayfasında.
Salı 13:40. Müşteri WhatsApp'tan fiyat soruyor, mesaj bir temsilcinin telefonunda. Bağlantı kurulduğunda şunlar değişir:
-
1
Mesaj ortak gelen kutusuna düşer
Kendi Meta WhatsApp Business hesabınız CRM'e bağlandığında ekip tek iş numarasından yazışır ve mesaj ilgili müşteri kaydına işlenir. Numara ve Meta faturası sizin adınıza kalır.
-
2
Konuşma devredilebilir hâle gelir
Temsilci izne çıktığında konuşma başka birine devredilir; geçmiş de yeni kişiyle birlikte açılır. Müşteri kendini baştan anlatmak zorunda kalmaz.
-
3
Fiyat sorusuna güncel fiyatla cevap verilir
Ürün kataloğu ve fiyat listesi Workcube'den aktarıldığı için teklif doğru fiyattan yazılır. Fiyatın otoritesi platformda kalır; CRM'deki kopya satış ekranı içindir.
-
4
Bakiye teklif yazılmadan görünür
Cari bakiye ve vadesi geçen tutar müşteri kartında alan olarak durur. Tahsilatı geciken müşteriye yeni teklif farklı bir kararla götürülür.
-
5
Kaynak etiketi kanal tartışmasını bitirir
Kaydın WhatsApp'tan mı, web formundan mu, sahadan mı geldiği kaynak alanında etiketlenir. Hangi kanalın iş getirdiği rapordan okunur, tahmin edilmez.
-
6
Kazanılan fırsat platforma bildirilir
Fırsat kazanıldığında sipariş bilgisini dış sisteme ileten webhook kurulabilir. Aynı verinin ikinci kez elle girilmesi azalır.
Workcube ile Rapitek CRM arasında kurulabilen akışlar
Sınır kuralı: hangi iş nerede kalır
Müşteri kaydının hangi sistemde açılacağı, hangi alanın hangi yöne akacağı ve çakışmada hangisinin kazanacağı yazılı kapsamda tanımlanır. İki ayrı müşteri listesi oluşmaz.
Cari kart eşleşmesi ve bakiye görünürlüğü
Vergi numarası anahtar alınarak kartlar eşleştirilir; bakiye ve vade müşteri kartına aktarılır. Aktarım sıklığı kapsamda belirlenir.
Mesajlaşmanın kayda bağlanması
Kendi Meta WhatsApp Business hesabınız CRM'e bağlanır; yazışma ilgili kayda düşer. Kendi Gmail hesabınızı OAuth ile bağlarsınız; bağlantı e-posta gönderimi ve takvim senkronizasyonunu kapsar, gelen kutusu okunmaz. Outlook ve Microsoft 365 bağlantısı bugün açık değil.
Sipariş ve fatura bilgisinin izlenmesi
Sipariş ve fatura başlık bilgileri müşteri kartında liste olarak izlenebilir. Belgenin otoritesi Workcube'de kalır; CRM görünürlük katmanı ekler.
Saha ekibinin mobil kaydı
Ziyaret notu, fotoğraf ve fırsat mobil uygulamadan kayda geçer. Konum izni yalnız uygulama açıkken istenir; arka planda konum takibi yapılmaz.
Kod yazmadan alan ve nesne eklemek
Satış tarafının ihtiyacı olan alanları yönetici kendisi tanımlar.
Hangi yöntem ne zaman?
| Yöntem | Ne işe yarar | Ne zaman tercih edilir |
|---|---|---|
| REST API | Dış sistem CRM'deki kayıtları okur ve yazar; erişim yetkiyle verilir, alan yapısı API'den okunur, toplu aktarım desteklenir | Workcube tarafında uygun erişim tanımlanabildiğinde ve akışın otomatik ilerlemesi istendiğinde |
| Giden webhook | CRM'deki olaylar (örn. fırsat kazanıldı) dış sisteme güvenli biçimde bildirilir; ulaşmayan bildirim yeniden denenir | CRM'den platform yönüne olay bildirimi gereken akışlarda |
| İçe aktarma (Data Hub) | Excel/CSV dökümleri dört adımlı sihirbazla aktarılır: yükle, alan eşle, önizle, çalıştır. Dışa aktarma aynı modülde yapılır | İlk veri aktarımı ve tek seferlik geçişler için; API akışı kurulana kadar köprü olarak |
| Sizin platform ekibiniz | Workcube tarafını zaten tanıyan ekip aynı REST API'yi kullanarak bağlantıyı kendisi yazabilir; biz alan yapısını, API erişimini ve alan eşleme tablosunu veririz | Platform tarafında kendi geliştirici ekibinizle çalışıyorsanız |
Doğruladıklarımız
Workcube bağlantısı nasıl devreye alınır?
-
1
Keşif ve sınır kuralı
Hangi modülleri kullandığınızı ve hangi işin hangi sistemde kalacağını çıkarırız. Workcube tarafınızı yöneten ekibin bu görüşmede olmasını öneririz; sınırı birlikte çizmek sonradan tartışmaktan ucuzdur.
-
2
Kapsam, alan eşleme ve yöntem
Hangi verinin hangi yöne, hangi sıklıkta akacağı ve bağlantıyı kimin yazacağı burada karara bağlanır. Alan eşleme tablosu ve varsa bedel yazılı paylaşılır.
-
3
Yapılandırma, kanallar ve test aktarımı
CRM tarafındaki nesneler, alanlar ve yetkiler kurulur; WhatsApp ve e-posta bağlantıları yapılandırılır. Örnek veriyle iki yönlü doğrulama yapılır.
-
4
Eğitim ve canlı geçiş
Satış ve saha ekibinin Türkçe eğitimi, ardından ilk hafta yakın takip. Keşiften önce süre taahhüt etmiyoruz; keşif görüşmesinden sonra size aralık değil tarih veririz. API tabanlı akışın süresi kapsama göre netleşir.
Kapsam ve kurulum koşulları
Çok modüllü bir platformla çalışırken dört soru gelir. Her birinin cevabı şöyle:
- Stok Workcube'de kalır. Stok kaydının otoritesi Workcube'dedir; CRM'e taşınacak stok bilgisinin kapsamı ve sıklığı keşifte tanımlanır.
- Sipariş → fatura → tahsilat zinciri üründe kuruludur. Otomatik bir muhasebe akışı olarak sunulmaz.
- Üretim ve MRP: ürün reçetesi ve üretim hattı tanımı üründe vardır. İş emri yürütmesi yeni; süreciniz buna bağlıysa demoda birlikte deneyelim.
- e-Ticaret ve resmî belge Workcube tarafında kalır. Sipariş ve müşteri verisinin CRM'e taşınması kapsamı belirlenmiş bir iştir; kendiliğinden işleyen bir zincir olarak sunulmaz. Rapitek CRM e-Fatura ya da e-Arşiv belgesi düzenlemez ve GİB özel entegratörü değildir.
İlk üçünün nedenini ve “bunun yerine ne yapılabildiğini” tek yerde, satır satır yazdık: kapsam ve kurulum koşulları.
Veri konumu: verileriniz Avrupa Birliği'nde tutulur: veritabanı Helsinki'de (Finlandiya), dosyalar Frankfurt'ta, yedekler Falkenstein'da (Almanya). Türkiye'de hiçbir bileşenimiz yok ve bölge seçimi diye bir özelliğimiz yok. Bu, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır; aktarım dayanağınızı sözleşme sürecinde birlikte kurarız. Ayrıntı güvenlik sayfasında ve KVKK aydınlatma metnindedir.
Sertifika: ISO 27001 veya SOC 2 belgemiz yok ve alana kadar da iddia etmeyeceğiz.
Bu sayfada yanlış ya da eskimiş bir bilgi görürseniz info@rapitek.com adresine yazın; inceleyip düzeltiriz.
Plan fiyatları açıkta; kapsam keşifte çıkar
Workcube bağlantısının kapsamı ve varsa bedeli keşif görüşmesinde çıkarılıp yazılı paylaşılır. Plan fiyatlarını ve ayrı fiyatlanan kalemleri ise tek sayfada, rakamıyla yayımlıyoruz.
Üç plan, kapsam tablosu ve ayrı fiyatlanan kalemler tek sayfada.
Workcube entegrasyonu hakkında sık sorulanlar
Workcube ile CRM entegrasyonu mümkün mü?
Rapitek CRM'de hazır Workcube modülü var mı?
Workcube'ün içinde zaten CRM var. Neden ayrı bir CRM?
Hem Workcube hem Rapitek CRM: iki sistem yönetmek zor değil mi?
WhatsApp'tan gelen talepler Workcube'e mi düşecek, CRM'e mi?
Workcube tarafındaki geliştirici ekibimiz bağlantıyı yazabilir mi?
Workcube'deki e-ticaret siparişleri CRM'e düşer mi?
Stoklarımız CRM ile senkron çalışır mı?
CRM'den e-fatura kesebilir miyiz?
Workcube'ün yerini alır mı?
Senkronizasyon gerçek zamanlı mı olur?
Workcube entegrasyonunun maliyeti nedir?
Kurulum ne kadar sürer?
Verilerimiz nerede tutuluyor?
İlgili sayfalar
Entegrasyonlar
Entegrasyona genel bakış: hangi bağlantı bugün canlı, hangisini talep üzerine kuruyoruz; kapsam ve kurulum koşulları da burada.
Netsis entegrasyonu
Aynı çerçevenin klasik bir ERP'deki hâli: cari, bakiye, sipariş ve fatura bilgisinin hangi yöne aktığı.
WhatsApp entegrasyonu
Bugün hazır: kendi Meta WhatsApp Business hesabınız, numara kaydı, şablon onayı ve faturalama nasıl işliyor.
Workcube akışınızı 30 dakikada netleştirelim
Görüşmede önce sınırı çizelim: hangi iş Workcube'de kalır, hangisi CRM'e geçer. Sonra yöntemi ve kapsamı birlikte seçelim. Ardından 7 günlük deneme hesabınızı açalım; kredi kartı istemiyoruz.
