Zoom'un ses kaydı CRM'de döküme, özete ve aksiyona dönüşür.
Kaydı müşteri ya da fırsat kaydına yüklersiniz; ses metne çevrilir, özet ve aksiyon maddeleri çıkarılır ve maddeler göreve dönüştürülebilir. Toplantının Zoom'dan kendiliğinden çekilmesi ise Zoom API'si üzerinden, kapsamı keşifte belirlenen ayrı bir iş olarak kurulur.
Kırk dakika konuşuldu, geriye üç satır not kaldı
Kırk dakika konuşuluyor, geriye üç satır not kalıyor ve o üç satırı yazan kişi aynı anda konuşmaya da çalışıyor. Mekanizma burada: konuşma anlık, not ise sonradan yazılan bir özet; ikisi aynı anda yapıldığında geriye kalan iz konuşmanın kendisi değil, o özet oluyor. Kendi görüşmelerimizde ve müşteri projelerimizde gördüğümüz tablo şu:
- Temsilci hem dinlemeye hem yazmaya çalışır. İkisini birden iyi yapamaz; feda edilen taraf not tarafı olur.
- “Geçen sefer ne konuşmuştuk?” sorusu bir sonraki görüşmenin ilk beş dakikasını yer. Müşteri aynı şeyi ikinci kez anlatır.
- Konuşmada verilen sözler (fiyat, teslim tarihi, kapsam) hiçbir yere yazılmış olarak geçmez. Anlaşmazlık çıktığında iki tarafın hafızası karşı karşıya gelir.
- Aksiyon maddeleri kimseye atılmaz. “Teklifi yollarız” cümlesi bir göreve dönüşmediği için üç gün bekler.
- Ekibe yeni katılan kişi geçmişi okuyamaz; sadece kendisine anlatılanı bilir. Temsilci değiştiğinde müşteri sıfırdan başlar.
- Kayıt alınacaksa rıza sorusu ortada kalır: kim soruyor, ne zaman soruyor, cevabı nerede duruyor? Bu soruların yazılı bir cevabı yoksa kayıt alma kararı da havada kalır.
Bu sayfa iki işi ayrı ayrı anlatıyor: görüşmeden kayda dönüşen bir iz bırakmak ve bunu rızası belgelenmiş biçimde yapmak. İkincisini de öne alıyoruz.
Toplantı içeriğini işleyen zincir üründe; Zoom'dan çekme ayrı bir iş
Zoom için kutudan çıkan bir modülümüz yok ve olduğunu söylemeyeceğiz. Bağlantı; REST API, webhook ve içe/dışa aktarma ile kapsamı keşif görüşmesinde belirlenen bir entegrasyon projesi olarak kurulur. Toplantının Zoom'dan kendiliğinden çekilmesi tam olarak bu sınıfa girer.
Ama toplantının içeriğini işleyen zincir üründe var: ses kaydı CRM'e yüklenir, metne çevrilir, özet ve aksiyon maddesi çıkarılır; maddeler göreve dönüştürülüp sorumluya atanabilir. Mobil uygulamada ses kaydı alma da vardır.
Bu özellik yeni. Dökümün ve özetin kendi görüşmelerinizde nasıl çıktığını görmenin en doğru yolu, demoya kendi kayıtlarınızdan bir örnek getirmeniz; kararınız buna bağlıysa demoda birlikte deneyelim.
Neden böyle yazıyoruz? Çünkü bu özellik satın alındıktan sonra çok çabuk sınanır: ilk toplantıda çalışır ya da çalışmaz. Satış öncesinde "tamamen otomatik" demiş olmak, ilk hafta açılan bir destek talebine dönüşür. Kapsamı baştan dar ve doğru söylemek ikimizin de işine yarıyor.
Zoom tarafıyla otomatik bağlantı istendiğinde dayanılacak yol REST API'dir; erişim şifre paylaşmadan, yetkiyle verilir. Bu yol dışarıdan kullanılabilir: ERP entegratörleri aynı REST API üzerinden kayıt okuyup yazabilir. Aynı çerçevenin bir ERP'deki hâlini Netsis entegrasyonu sayfasında, genel yaklaşımımızı entegrasyonlar sayfasında anlattık.
Salı 16:45, kırk dakikalık uzaktan görüşme yeni bitti. Bu akış açıksa şunlar değişir:
-
1
Kayıt, işin durduğu yere yüklenir
Ses dosyası müşteri ya da fırsat kaydına eklenir. Toplantı bir e-posta ekinde ya da birinin bilgisayarında değil, konuşulan işin yanında durur.
-
2
Ses metne çevrilir, konuşma okunabilir hâle gelir
Döküm çıkarılır. Fiyat, teslim tarihi ve kapsam gibi sözler hafızaya değil metne bağlanır; görüşme sırasında not tutmak için konuşmayı bölmek gerekmez.
-
3
Özet ve aksiyon maddeleri çıkarılır
Kırk dakikalık kayıttan özet ve yapılacaklar listesi üretilir. "Teklifi yollarız" cümlesi bir satır olarak kalır; okunabilir ve üzerine iş kurulabilir.
-
4
Aksiyon maddesi göreve dönüşür, sorumluya atanır
Maddeler görev olarak açılıp tarihiyle birlikte sorumluya verilir. Üç gün bekleyen teklif, bir hatırlatma sorunundan çıkıp bir kayıt sorunu olmaktan da çıkar.
-
5
Rıza görüşmenin başında alınır ve belgelenir
Kaydın alınacağını katılımcılara başta söylersiniz. Biyometrik ses izi işlenecekse bunun için ayrı ve açık rıza gerekir; izin metni, sürümü ve zamanı veri modelinde tutulur.
-
6
Sonraki görüşme sıfırdan değil, dökümden açılır
Ekibe yeni katılan kişi kaydı açıp geçmişi okur. Müşteri aynı şeyi ikinci kez anlatmaz; temsilci değiştiğinde ilişki başa dönmez.
Toplantı tarafında neye dayanırsınız?
Ses → metin → özet zinciri
Yüklenen ses kaydı metne çevrilir, özet ve aksiyon maddesi çıkarılır. Zincir üründe kuruludur; kaydı yükledikten sonra çıktıyı kaydın üzerinde görürsünüz.
Aksiyon maddesinden göreve
Özetten çıkan maddeler görev olarak açılır, tarihlenir ve sorumluya atanır. Toplantı çıktısı bir metin dosyası olarak kalmaz.
Mobil uygulamada ses kaydı
Kayıt mobil uygulamadan başlatılabilir. Ekran kilitlendiğinde kayıt durur ve arka planda kayıt alınmaz. Bu mağaza kuralı gereği yapılmış bilinçli bir tercihtir.
Kayıt dosyası Frankfurt'ta durur
Yüklenen ses kayıtları Almanya'daki dosya alanında, müşteri başına ayrılmış bölmede tutulur. Ortak bir havuza atılmaz.
Rıza kanıt zinciri
İzin metni, sürümü, alındığı zaman, IP adresi ve kaynak adresi veri modelinde tutulur. Biyometrik ses izi için ayrı açık rıza gerekir.
Zoom bağlantısı için açık REST API
Toplantının kendiliğinden çekilmesi istendiğinde dayanılan yol budur: müşteri adayından teklife, faturadan göreve CRM'deki kayıtların tamamı REST API ile okunup yazılabiliyor; erişim şifre paylaşmadan, yetkiyle verilir ve alan yapısını da dışarıdan görebilirsiniz.
Toplantı tarafında ne var, ne yok?
| Konu | Bugün ne var | Nasıl kurulur |
|---|---|---|
| Ses kaydından döküm ve özet | Zincir üründe var: ses metne çevrilir, özet ve aksiyon maddesi çıkarılır | Kurulum kapsamında açılır; kaydı siz yükler, çıktıyı kaydın üzerinde görürsünüz |
| Toplantının Zoom'dan kendiliğinden çekilmesi | Zoom'a bağlanan bir modülümüz bulunmuyor | Zoom API'si üzerinden, kapsamı keşifte belirlenen ayrı bir iş olarak yazılır |
| Mobil uygulamada ses kaydı | Var; ekran kilitlendiğinde kayıt durur, arka planda kayıt alınmaz | Uygulamadan başlatılır. Bu davranışı bir eksik gibi değil, olduğu gibi anlatıyoruz |
| Toplantının takvimle eşleşmesi | Takvim senkronu yalnız Google Takvim ile çalışır | Google hesabınızı bağlarsınız; Outlook takvimi kapsam dışıdır |
| Biyometrik ses izi işleme | Varsayılan bir işleme değildir; ayrı ve açık rıza gerektirir | Rıza metni, sürümü, zamanı ve kaynağı izin kanıt zincirinde tutulur |
| Toplantı sırasında canlı yazıya döküm | Yok; işleme kayıt tamamlandıktan sonra başlar | İhtiyacınız canlı alt yazıysa bunu keşifte belirtin |
Doğruladıklarımız
Toplantı akışı nasıl devreye alınır?
-
1
Keşif
Görüşmelerinizin nasıl yapıldığını, kaydın kimin tarafından alınacağını ve rıza sürecinizin bugün nasıl işlediğini çıkarırız. Hukuk ya da uyum tarafından bir muhatabınız varsa bu görüşmede olmasını öneririz.
-
2
Kapsam ve rıza metni
Hangi görüşmenin kaydedileceği, kaydın ne kadar saklanacağı ve rızanın nasıl alınacağı yazıya dökülür. Biyometrik ses izi işlenecekse ayrı açık rıza metni bu aşamada hazırlanır.
-
3
Yapılandırma ve örnek kayıt
Akış açılır ve kendi kaydınızla sınanır: dökümün kalitesini, özetin işe yararlığını ve göreve dönüşen maddeleri kabul etmeden önce görürsünüz.
-
4
Eğitim ve canlı geçiş
Ekip eğitiminde ayrıca durduğumuz konu teknik değil: görüşmenin başında rızanın nasıl isteneceği. Keşiften önce süre taahhüt etmiyoruz; keşif görüşmesinden sonra size aralık değil tarih veririz.
Kapsam ve kurulum koşulları
Toplantı tarafında bilinmesi gereken noktalar:
- Kayıt CRM'e yüklenerek işlenir. Toplantıyı Zoom'dan çeken bir modülümüz bulunmuyor. Otomatik çekme, Zoom API'si üzerinden yazılan ayrı bir iştir.
- Mobil uygulamada kayıt, ekran açıkken alınır. Arka planda kayıt alma özelliği kaldırıldı; ekran kilitlendiğinde kayıt durur.
- Kayıt, katılımcıların rızasıyla alınır. Biyometrik ses izi işlenecekse ayrı ve açık rıza gerekir. Bu, ürünün değil hukukun koşuludur.
- Döküm, kayıt tamamlandıktan sonra başlar. Toplantı sırasında canlı yazıya döküm yok.
- Anlık stok senkronu, kendiliğinden akan bir sipariş → fatura → tahsilat zinciri ve üretim/MRP otomasyonu kapsam dışıdır. Üçünün de nedeni ve yerine ne yapılabildiği tek yerde: kapsam ve kurulum koşulları.
Yapay zekâ işlemesi ve alt işleyenler: ses kaydının metne çevrilmesi ve özetlenmesi bir yapay zekâ işlemesidir. Hangi alt işleyenlerin devrede olduğunu ve kaydın hangi ülkede işlendiğini sözleşme sürecinde yazılı olarak veriyoruz; bugün sayabildiğimiz liste güvenlik sayfamızdaki alt işleyen bölümündedir. Ürünün içindeki asistan Rapi ise ayrı bir konudur ve varsayılan olarak kapalıdır; kapsamını Claude entegrasyonu sayfasında yazdık.
Veri konumu: verileriniz Avrupa Birliği'nde tutulur: veritabanı Helsinki'de (Finlandiya), yüklediğiniz ses kayıtları dahil dosyalar Frankfurt'ta, yedekler Falkenstein'da (Almanya). Türkiye'de hiçbir bileşenimiz yok ve bölge seçimi diye bir özelliğimiz yok. Bu, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır; dayanağını sözleşme sürecinde birlikte kurarız. Ayrıntı güvenlik sayfasında ve KVKK aydınlatma metnindedir.
Sertifika: ISO 27001 veya SOC 2 belgemiz yok ve alana kadar da iddia etmeyeceğiz. Kurumsal güvenlik değerlendirme formlarınızı dolduruyor, mimariyi yazılı anlatıyoruz.
Plan fiyatları açıkta; kapsam keşifte çıkar
Zoom tarafındaki çekme akışının kapsamı ve varsa bedeli keşif görüşmesinde çıkar. Plan fiyatlarını ve Rapi yapay zekâ kredisi gibi ayrı fiyatlanan kalemleri tek sayfada yayımlıyoruz.
Üç plan, kapsam tablosu ve ayrı fiyatlanan kalemler tek sayfada.
Zoom entegrasyonu hakkında sık sorulanlar
Rapitek CRM Zoom ile entegre olur mu?
Zoom toplantılarımız otomatik olarak CRM'e düşer mi?
Toplantı kaydından döküm ve özet gerçekten çıkıyor mu?
Toplantıyı arka planda, telefon kilitliyken kaydedebilir miyiz?
Toplantı kaydı almak için rıza gerekiyor mu?
Ses kayıtları nerede saklanıyor?
Kayıt hangi sağlayıcıda işleniyor?
Döküm hangi dillerde çalışıyor?
Zoom toplantı davetleri CRM takvimine düşer mi?
Özetten çıkan maddeler göreve dönüştürülebilir mi?
Kurulum ne kadar sürer, plan fiyatına dahil mi?
Verilerimiz nerede tutuluyor?
Satın almadan önce görebilir miyiz?
İlgili sayfalar
Entegrasyonlar
Hangi bağlantı bugün üründe çalışıyor, hangisini talep üzerine kuruyoruz; kapsam ve kurulum koşulları da burada.
Mobil uygulama
Ses kaydının başlatıldığı yer: sahada çalışan ekip için kayıt, kartvizit tarama ve çevrimdışı davranış.
Güvenlik
Verinin ve dosyaların hangi ülkede durduğu, alt işleyen listesi ve denetim izi.
Kendi kaydınızla 30 dakikada sınayalım
Dökümün kalitesini ve özetin işe yarayıp yaramadığını anlatmak yerine göstermeyi tercih ediyoruz. Rıza sürecini de aynı görüşmede birlikte kuralım. Ardından 7 günlük deneme hesabınızı açalım; kredi kartı istemiyoruz.
