Kostenloses CRM: Was Gratis-Tarife leisten, wo sie enden und was Sie prüfen sollten

Ein kostenloses CRM gibt es in drei Formen: als dauerhaften Gratis-Tarif eines Anbieters, als Open-Source-CRM, das Sie selbst hosten, und als kostenlose Testversion eines kostenpflichtigen Produkts. Jede Form kann die richtige Wahl sein, je nach Teamgröße, nach der Zahl der Tools, die Sie anbinden müssen, und danach, wer das System betreut. Rapitek CRM ist kein kostenloses CRM.

Inhalt

Stand: November 2026 · Rapitek CRM

Rapitek CRM ist ein kostenpflichtiges Produkt mit einer kostenlosen Testversion über 7 Tage. Sie beginnt mit einem 30-minütigen Kennenlerngespräch und erfordert keine Kreditkarte.

Dieser Leitfaden erklärt die drei Arten von „kostenlos“, wo Gratis-Tarife meist enden, was Sie vor jeder Entscheidung prüfen sollten und wann eine Testversion der bessere Weg zur Bewertung ist.

Welche drei Arten von kostenlosem CRM gibt es?

Art	Was „kostenlos“ bedeutet	Wer betreibt es	Der übliche Haken
Gratis-Tarif (Freemium)	Der Anbieter stellt eine eingeschränkte Version ohne Enddatum kostenlos bereit	Der Anbieter hostet es	Grenzen bei Nutzern, Datensätzen oder Funktionen, die zum Wechsel in einen kostenpflichtigen Tarif führen sollen
Open-Source-CRM	Die Software ist kostenlos herunterladbar und anpassbar	Sie oder Ihr IT-Partner hosten, sichern, schützen und aktualisieren es	Die Software kostet nichts; Zeit und Hosting schon
Kostenlose Testversion	Voller oder fast voller Zugriff auf ein kostenpflichtiges Produkt für begrenzte Zeit	Der Anbieter hostet es	Sie endet; bis dahin müssen Sie sich entscheiden

Alle drei sind legitim. Sie beantworten unterschiedliche Fragen: Ein Gratis-Tarif fragt „Können wir starten, ohne Geld auszugeben?“, Open Source fragt „Können wir es selbst kontrollieren?“, und eine Testversion fragt „Ist das das richtige Produkt?“.

Wo enden kostenlose CRM-Tarife üblicherweise?

Die Grenzen unterscheiden sich je nach Anbieter und ändern sich oft. Lesen Sie deshalb die aktuelle Tarifseite des Anbieters und notieren Sie das Datum Ihrer Prüfung. An diesen Stellen stoßen Teams typischerweise an eine Grenze:

Nutzer. Gratis-Tarife begrenzen meist die Zahl der Nutzer. Wächst das Team um eine Person, passt der Tarif unter Umständen nicht mehr.
Datensätze und Speicher. Kontakte, Verkaufschancen, Dateien und Anhänge können Obergrenzen haben. Klären Sie, was beim Erreichen passiert: Können Sie keine Datensätze mehr anlegen, oder müssen Sie zahlen?
Automatisierung und Berichte. Workflow-Regeln, automatische Nachfassaktionen, eigene Berichte und Dashboards sind oft kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten.
Anpassung. Eigene Felder, Objekte, Phasen und Seitenlayouts sind möglicherweise eingeschränkt.
Integrationen und API. Verbindungen zu Buchhaltung, ERP, E-Commerce oder Messaging-Tools sowie der API-Zugriff können begrenzt sein.
Messaging-Kanäle. WhatsApp, Instagram oder SMS sind unter Umständen nicht enthalten oder nur als kostenpflichtige Erweiterung verfügbar.
Support. Gratis-Tarife setzen häufig auf Hilfeartikel und Foren statt auf einen Ansprechpartner.
Branding. Manche Tarife blenden das Logo des Anbieters in Formularen, E-Mails oder Seiten ein.
Export und Eigentum. Prüfen Sie, ob Sie alle Ihre Daten in einem brauchbaren Format exportieren können. Das ist Ihr Ausweg, falls der Tarif nicht mehr passt.
Der nächste Schritt. Preis und Umfang des ersten kostenpflichtigen Tarifs sind genauso wichtig wie der Gratis-Tarif.

Nichts davon ist ein Grund, auf einen Gratis-Tarif zu verzichten. Es sind die Fragen, die dafür sorgen, dass die Überraschung kommt, bevor Ihre Daten im Tool liegen, und nicht danach.

Reicht ein kostenloses CRM für Ihr Team?

Ein Gratis-Tarif oder eine Tabelle reicht oft aus, wenn:

ein oder zwei Personen die Kunden betreuen;
die Kundenliste kurz ist und ein Kanal den Großteil der Arbeit bringt;
Sie keine Buchhaltungs-, ERP- oder Messaging-Tools anbinden müssen;
Sie vor allem kennenlernen möchten, was ein CRM leistet.

Zeit für ein kostenpflichtiges CRM ist, wenn:

mehrere Personen mit denselben Kunden arbeiten und denselben Verlauf sehen müssen;
Nachrichten über WhatsApp, Instagram, E-Mail und Telefon eingehen und der Verlauf auf privaten Handys liegt;
Angebote, Nachfassaktionen und Berichte neben dem CRM von Hand erstellt werden;
Sie Buchhaltungs-, ERP- oder Zahlungssysteme anbinden müssen;
Sie mehr Zeit damit verbringen, die Grenzen des Gratis-Tarifs zu umgehen, als zu verkaufen.

Liegt Ihre Kundenliste noch in einer Tabelle, ist der Umstieg von Excel auf ein CRM (auf Englisch) eine eigene, kleinere Entscheidung, die Sie zuerst treffen sollten.

Was kostet ein kostenloses CRM wirklich?

Die Lizenz ist kostenlos, die Arbeit nicht. Rechnen Sie vor der Entscheidung mit diesen Posten:

Einrichtungszeit. Jemand muss Felder und Phasen entwerfen, Daten importieren und das Team schulen. Bei einem Gratis-Tarif oder Open Source sind das Sie selbst.
Spätere Migration. Der Umzug zu einem anderen CRM kostet Aufwand. Je mehr Sie in einem Tool aufbauen, desto teurer wird der Ausstieg.
Behelfslösungen. Jede fehlende Funktion wird zum manuellen Schritt: eine Tabelle neben dem CRM, Kopieren und Einfügen aus dem Chat.
Hosting und Wartung (Open Source). Server, Sicherheitsupdates, Backups und Fehlerbehebung brauchen eine zuständige Person.
Verpasste Nachfassaktionen. Ist ein Tool schwer zu bedienen, veralten die Datensätze, und ein veraltetes CRM kostet Umsatz.

Das ist derselbe Zielkonflikt wie bei jeder Software: Sie zahlen mit Geld oder mit Zeit. Die richtige Wahl ist die, die Ihr Team am wenigsten kostet.

Wie prüfen Sie einen Gratis-Tarif vor der Entscheidung?

Nutzen Sie diese Checkliste und halten Sie die Antworten mit Datum fest:

Wie viele Nutzer und Datensätze sind enthalten, und was passiert an der Grenze?
Können Sie alle Ihre Daten exportieren, einschließlich Unterhaltungen und Dateien?
Steht die API im Gratis-Tarif zur Verfügung?
Welche Kanäle sind enthalten (E-Mail, WhatsApp, Instagram, SMS, Web-Formulare)?
Wo werden die Daten gehostet, und was sagen die Datenschutzbedingungen des Anbieters? Für türkische Unternehmen prüfen Sie den Umgang mit dem türkischen Datenschutzgesetz KVKK, für europäische Kunden mit der DSGVO.
Was enthält der erste kostenpflichtige Tarif, und was kostet er?
Wer antwortet, wenn etwas nicht funktioniert?
Wer übernimmt die Einrichtung, und wie viele Stunden braucht sie?

Kostenlose Testversion oder Gratis-Tarif: Wo liegt der Unterschied?

Ein Gratis-Tarif begrenzt, was Sie nutzen können, und hat kein Enddatum. Eine kostenlose Testversion lässt Sie mehr vom Produkt nutzen, aber nur für begrenzte Zeit. Ein Tarif hilft Ihnen, ohne Ausgaben zu starten. Eine Testversion hilft Ihnen zu entscheiden, ob das kostenpflichtige Produkt passt.

Wenn Sie kostenpflichtige CRMs vergleichen, sagt Ihnen eine Testversion mit Ihren eigenen Daten und Ihrem eigenen Ablauf mehr als eine Funktionsliste. Der CRM-Auswahlhelfer (auf Englisch) hilft Ihnen, die Liste vorab einzugrenzen.

Wo passt Rapitek CRM hinein?

Rapitek CRM ist ein kostenpflichtiges CRM für Teams, in denen mehrere Personen dieselben Kunden betreuen, oft über WhatsApp oder Instagram, und die die Einrichtung abgenommen haben möchten.

Kostenlos können Sie es testen. So läuft die Testversion ab:

Ein 30-minütiges Kennenlerngespräch. Wir erfahren, was Sie brauchen, und zeigen das Produkt an Ihrem eigenen Szenario.
Ein für Sie eingerichtetes Testkonto für 7 Tage. Wir bereiten Felder und Vertriebsphasen entlang des besprochenen Ablaufs vor, damit Sie die Woche mit echter Arbeit statt mit Konfiguration verbringen.
Sie entscheiden. Wenn Sie weitermachen möchten, vereinbaren wir gemeinsam den Tarif und den Umfang der Einrichtung und senden Ihnen ein schriftliches Angebot. Wenn nicht, wird das Konto geschlossen.

Eine Kreditkarte ist nicht erforderlich, und nach Ablauf der Testversion wird nichts automatisch berechnet. Brauchen Sie mehr Zeit, verlängern wir die Testversion gemeinsam.

Was das Produkt abdeckt, in Kürze:

Ein gemeinsamer Posteingang für WhatsApp und Instagram-Direktnachrichten. E-Mails versenden Sie über Ihr Google-Konto direkt aus dem CRM. WhatsApp läuft über unsere von Meta genehmigte App; WhatsApp-Business-Konto, Nummer und Rechnung bleiben auf Ihren Namen. Siehe WhatsApp CRM (auf Englisch).
Vertriebspipeline, Angebote mit Preislisten und PDF-Ausgabe sowie die Umwandlung eines Angebots in einen Auftrag.
Kampagnen mit Einwilligungsverwaltung. Wenn Sie Ihr eigenes Konto beim türkischen Einwilligungsregister İYS über Verimor verbinden, werden SMS- und E-Mail-Einwilligungen mit İYS synchronisiert; WhatsApp ist von dieser Synchronisierung ausgenommen.
ERP- und Buchhaltungsanbindungen werden im Rahmen der Einrichtung über die REST-API und Webhooks umgesetzt, mit schriftlich vereinbartem Umfang und Preis. Siehe Integrationen (auf Englisch).
Kundendaten werden in der Europäischen Union gehostet, in einer eigenen Datenbank für jeden Kunden.

Tarife, deren Inhalt und was gesondert berechnet wird, finden Sie auf der Preisseite (auf Englisch). Die vollständige Übersicht steht auf der Produktseite (auf Englisch).

Häufig gestellte Fragen

Ist kostenlose CRM-Software wirklich kostenlos?

Oft ist die Lizenz innerhalb gewisser Grenzen kostenlos. Gratis-Tarife begrenzen Nutzer, Datensätze oder Funktionen; Open-Source-Software lässt sich kostenlos herunterladen, braucht aber Hosting und Wartung; Testversionen enden. Rechnen Sie Ihre eigene Zeit in die Kosten ein.

Gibt es ein CRM, das dauerhaft kostenlos ist?

Mehrere Anbieter bieten dauerhafte Gratis-Tarife an, und einige Open-Source-CRMs sind kostenlos nutzbar. Deren Grenzen und Bedingungen ändern sich, prüfen Sie daher die aktuelle Tarifseite des jeweiligen Anbieters. Rapitek CRM hat keinen dauerhaften Gratis-Tarif, sondern eine kostenlose Testversion über 7 Tage.

Hat Rapitek CRM einen Gratis-Tarif?

Nein. Rapitek CRM ist ein kostenpflichtiges Produkt. Nach einem 30-minütigen Kennenlerngespräch können Sie es 7 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.

Ist ein Open-Source-CRM kostenlos?

Die Software ist kostenlos, aber Sie zahlen für Hosting, Sicherheitsupdates, Backups und das Know-how für Einrichtung und Wartung. Es passt zu Teams, die technische Mitarbeitende oder einen Partner dafür haben.

Was ist der Unterschied zwischen einer kostenlosen Testversion und einem Gratis-Tarif?

Ein Gratis-Tarif hat eingeschränkte Funktionen und kein Enddatum. Eine Testversion bietet mehr vom Produkt für begrenzte Zeit, damit Sie beurteilen können, ob die kostenpflichtige Version passt.

Wann sollte ein Unternehmen von einem kostenlosen zu einem kostenpflichtigen CRM wechseln?

Wenn mehr Personen denselben Verlauf brauchen, wenn Nachrichten über mehrere Kanäle eingehen, wenn Sie Automatisierung, Berichte oder Anbindungen an Buchhaltung oder ERP benötigen oder wenn Sie mehr Zeit mit dem Umgehen von Grenzen als mit dem Verkaufen verbringen.

Kann ich meine Daten später aus einem kostenlosen CRM in ein anderes CRM übernehmen?

In der Regel ja, wenn das kostenlose CRM den Export Ihrer Daten erlaubt, meist als CSV-Dateien. Prüfen Sie die Exportmöglichkeiten, bevor Sie beginnen, und halten Sie Ihre Felder sauber und einheitlich, damit ein Import unkompliziert bleibt.

Mit welchem CRM sollte ein sehr kleines Team starten?

Beginnen Sie mit dem einfachsten Tool, das jeden Kunden und jede Nachfassaktion an einem Ort hält. Für ein bis zwei Personen können eine Tabelle oder ein Gratis-Tarif genügen. Wachsen Team und Kanäle, wechseln Sie zu einem CRM, das zu Ihrem Ablauf passt.

Rapitek CRM 7 Tage kostenlos testen

Bevor Sie sich festlegen, testen Sie Rapitek CRM an Ihrem eigenen Ablauf. Es beginnt mit einem 30-minütigen Kennenlerngespräch; danach richten wir Ihr Testkonto ein. Eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.

7 Tage kostenlos testen

(auf Englisch)

Live-Demo anfragen (auf Englisch)

Weiterlesen

Von Excel zum CRM wechseln (auf Englisch)
CRM-Auswahlhelfer (auf Englisch)
CRM-Leitfaden (auf Englisch)
Free CRM: What Free Plans Cover and Where They Stop (englische Fassung dieser Seite)
Preise von Rapitek CRM (auf Englisch)