ERP'niz yerinde kalır; CRM onunla konuşur.
Cari hesap, bakiye, sipariş ve fatura bilgisi ERP'de kalır; satış ekibiniz aynı bilgiyi CRM'de görür. Bağlantıyı REST API, webhook ve içe/dışa aktarma ile biz kuruyoruz. Bu sayfa, ERP'nizin adı ne olursa olsun değişmeyen çerçeveyi anlatıyor.
ERP ile CRM aynı işi yapmaz: sınır çizgisi tam olarak nerede?
ERP ile CRM arasındaki tartışma, iki sistemin aynı kelimeleri kullanmasından çıkar. İkisinde de “müşteri” vardır, ikisinde de “ürün” ve “fiyat” vardır, ama aynı şeyi kastetmezler.
- ERP olmuş işi kaydeder. Sipariş girildi, mal çıktı, fatura kesildi, tahsilat yapıldı. Kaydın doğruluğu mali ve hukuki sonuç doğurur; ERP bu yüzden muhafazakârdır ve öyle olmalıdır.
- CRM henüz olmamış işi kaydeder. Kim aradı, ne konuşuldu, hangi teklif verildi, neden kaybedildi. Buradaki kayıt bir belge değil bir olasılıktır; sık değişmesi normaldir.
- Boşluk ikisinin arasında. Tek soruyla özetlenir: teklifi yazan kişi, karşısındaki firmanın vadesi geçmiş bakiyesi olduğunu ne zaman öğreniyor? ERP bunu bilir, teklifi yazan kişi bilmez.
Entegrasyon işi bu boşluğu kapatmaktır ve dört soru cevaplandığında biter: hangi alan, hangi yöne, hangi sıklıkta, hangi anahtarla. Dördüncüsü diğer üçü kadar görünür değildir, çünkü cevabı ancak kayıtları yan yana koyduğunuzda ortaya çıkar: iki sistemdeki aynı firmayı hangi alan eşleştiriyor? Bizim kurulumlarımızda bu alan vergi kimlik numarasıdır, unvan değildir, çünkü unvan bir sistemde “A.Ş.”, diğerinde “AŞ” yazılabilir ve unvan üzerinden kurulan eşleşme sessizce kaybolur.
Biz bu dört satırlık tabloyu keşif görüşmesinde çıkarır, yazılı veririz; boş kalan satır varsa onu da boş olarak yazarız. Boş kalan bir satır projenin ortasında dolduğunda, o ana kadar yapılmış alan eşlemesi ve testi yeniden ele alınır. Bunu kendi projelerimizde gördük. Tablo bu yüzden işten önce dolar.
Bağlantı neden kutudan çıkan bir modül değil?
Hiçbir ERP için kutudan çıkan bir modülümüz yok ve olduğunu söylemeyeceğiz. Bağlantı; REST API, webhook ve içe/dışa aktarma ile kapsamı keşif görüşmesinde belirlenen bir entegrasyon projesi olarak kurulur.
Bu API dışarıdan kullanılabilir: ERP entegratörleri aynı REST API üzerinden kayıt okuyup yazabilir.
Elimizdeki araçlar şunlar:
- REST API: müşteri adayından teklife, faturadan göreve CRM'deki kayıtların tamamı REST API ile okunup yazılır; alan yapısını da dışarıdan görebilirsiniz. Erişim şifre paylaşmadan, yetkiyle verilir; birden çok işlem tek istekte gönderilebilir, toplu aktarımda tek istekte 200 kayda kadar işlenir.
- Giden webhook: kayıt oluşma ve değişme olaylarında sisteminize güvenli biçimde bildirim gider; bildirimin bizden geldiği doğrulanabilir ve sisteminiz sahte bildirimleri ayırt eder. Ulaşmayan bildirim yeniden denenir.
- İçe aktarma: dört adımlı sihirbaz: yükle, alan eşle, önizle, çalıştır. 75'ten fazla kayıt türü desteklenir; dosya başına 25 MB, iş başına 100.000 satır sınırı vardır ve eşleşmeyi ekranda siz onaylarsınız. Dışa aktarma aynı modülde yapılır; sınırlarını ölçmediğimiz için buraya rakam yazmıyoruz.
Peki neden her müşteride aynı çalışan bir eklenti yazmıyoruz? Çünkü karşı taraftaki erişim kurulumdan kuruluma değişir: ERP'nin sürümü, lisans kapsamı, hangi modüllerin alındığı ve sistemin nerede çalıştığı (şirket içi sunucu mu, barındırılan mı) yöntemi belirler. Herkese aynı düğmeyi verip “her kurulumda aynı çalışır” demek, erişim koşulları değiştiğinde tutmayan bir vaat olurdu.
Genel çerçeve için entegrasyonlar sayfasına, aynı çerçevenin tek bir ERP'de nasıl göründüğünü görmek için Netsis entegrasyonu sayfasına bakın. İki yolu yan yana koyup karar ölçütü isteyen okuyucu için ayrı bir sayfa da var: yerleşik bağlantı mı, projeye özel entegrasyon mu.
Çarşamba 10:40. Keşif toplantısında bilgi işlem, satış ve mali işler aynı masada. Altı karar burada çıkar:
-
1
Her alanın otoritesi tek bir tarafa yazılır
Cari unvan ve vergi numarası ERP'de, görüşme geçmişi ve teklif CRM'de kalır. İki sahipli alan bırakılmaz: aynı alan iki yerde bağımsız güncellenirse, iki değer ayrıştığında hangisinin geçerli olduğunu belirleyen bir kural kalmaz.
-
2
Eşleştirme anahtarı seçilir, istisnalar listelenir
Vergi kimlik numarası anahtar alınır, unvan yalnız doğrulama için kullanılır. Anahtarı olmayan kayıtların listesi çıkarılır; bunların birleştirilmesi mi, elle bırakılması mı gerektiği toplantıda karara bağlanır.
-
3
Akış yönü alan alan yazılır
Bakiye ERP'den CRM'e, kazanılan fırsatın sipariş bilgisi CRM'den ERP'ye. Çift yönlü çalışacak bir alan varsa çakışma kuralı, çelişki anında hangi taraf kazanır, aynı satıra yazılır.
-
4
Sıklık bir teknoloji tercihi değil, iş kararı
Bakiye görünürlüğü günlük bir aktarımla da sağlanabilir; olaya yakın gerekiyorsa yöntem REST API ve webhook'a döner. Sıklık arttıkça kapsam ve bedel değişir, bu yüzden kararı iş tarafı verir.
-
5
ERP'ye dışarıdan erişilebiliyor mu, cevaplanır
Erişim varsa REST API konuşulur; yoksa akış dönemsel içe/dışa aktarma üzerinden kurulur. İkisi de çalışır, farkı gecikme ve bakım yüküdür. Erişim koşulu sonradan değişirse aynı kapsam API tabanlı akışa taşınır.
-
6
Bağlantıyı kimin yazacağı belirlenir
İki yol da açık: bağlantıyı biz yazarız ya da ERP tarafını tanıyan iş ortağınız aynı REST API üzerinden kendisi yazabilir. İkinci durumda alan yapısını, API erişimini ve alan eşleme tablosunu biz veririz.
ERP ile CRM arasında kurulabilen akışlar
Cari kart eşleşmesi ve mükerrer temizliği
ERP'deki cari kartlar vergi kimlik numarası anahtar alınarak CRM'deki firma kayıtlarına bağlanır. Anahtarı tutmayan kayıtlar kurulumda ayıklanır; eşleşme kuralı yazılı kapsamda durur, hafızada değil.
Bakiye, vade ve risk limiti görünürlüğü
Açık bakiye, vadesi geçen tutar ve risk limiti gibi alanlar firma kartına aktarılır. Aktarım sıklığı (günlük, haftalık ya da dönemsel) kapsamda belirlenir ve teklif ekranında görünür.
Belge bilgisinin izlenmesi
Sipariş ve fatura başlıkları firma kartında liste olarak izlenir. Belgenin otoritesi ERP'de kalır; CRM belge üretmez, satış ekibine görünürlük katmanı ekler.
Ürün ve fiyat listesi aktarımı
Ürün kartları ve fiyat listesi ERP'den CRM'e aktarıldığında teklif güncel fiyattan yazılır. Aktarım dönemsel de olabilir, REST API ile de kurgulanabilir; otorite ERP'de kalır.
Kazanılan fırsatın ERP tarafına iletilmesi
Fırsat kazanıldığında sipariş bilgisini dış sisteme ileten webhook kurulabilir. Muhasebe tarafında ikinci kez elle veri girişi azalır; hangi alanların gideceği kapsamda yazılıdır.
ERP alanlarının CRM karşılığını kod yazmadan tanımlamak
Risk limiti, ödeme vadesi, bayi kodu ya da bölge gibi alanların CRM tarafındaki karşılığını yönetici kod yazmadan tanımlar. Özel alan ve özel kayıt türü ekleme üründe standarttır.
Dört yöntem: hangisi ne zaman?
| Yöntem | Ne işe yarar | Ne zaman tercih edilir |
|---|---|---|
| REST API | Dış sistem CRM'deki kayıtları okur ve yazar; erişim yetkiyle verilir, alan yapısı dışarıdan görülür, birden çok işlem tek istekte gönderilebilir | ERP tarafında uygun erişim olduğunda ve akışın olaya yakın ilerlemesi istendiğinde |
| Giden webhook | CRM'deki olaylar dış sisteme güvenli biçimde bildirilir; bildirimin bizden geldiği doğrulanabilir, ulaşmayan bildirim yeniden denenir | CRM'den ERP yönüne bildirim gereken akışlarda; ERP tarafında bildirimi karşılayan bir sistem varsa |
| İçe aktarma (Data Hub) | Excel/CSV dökümleri dört adımlı sihirbazla aktarılır: yükle, alan eşle, önizle, çalıştır. 75+ kayıt türü, dosya başına 25 MB, iş başına 100.000 satır. Dışa aktarma aynı modülde yapılır | Karşı tarafta API erişimi gerektirmediği için erişim sorusu cevaplanmadan da başlatılabilir; dönemsel senkron yeterliyse ya da ERP'ye dışarıdan erişim yoksa |
| Üçüncü taraf entegratör | ERP tarafını tanıyan iş ortağınız aynı REST API'yi kullanarak bağlantıyı kendisi yazabilir; biz alan yapısını, API erişimini ve alan eşleme tablosunu veririz | ERP'nizi kuran firmayla çalışmaya devam etmek istediğinizde |
Doğruladıklarımız
ERP bağlantısı nasıl devreye alınır?
-
1
Keşif ve erişim tespiti
ERP'nizin sürümü, lisans kapsamı, hangi modülleri kullandığınız ve sistemin nerede çalıştığı çıkarılır. ERP'nizi kuran iş ortağınızın ya da bilgi işlem sorumlunuzun bu görüşmede olmasını öneririz; erişim sorusunun cevabı onlarda.
-
2
Alan eşleme tablosu ve yazılı kapsam
Hangi alanın hangi yöne, hangi sıklıkta akacağı ve çakışma kuralı satır satır yazılır. Yöntem burada seçilir; kapsam ve varsa bedel işe başlamadan yazılı paylaşılır. Sürpriz kalem çıkmasın diye tablo önce dolar, iş sonra başlar.
-
3
Yapılandırma ve örnek veriyle test aktarımı
CRM tarafındaki alanlar, listeler ve yetkiler kurulur; gerçek bir dökümün örneğiyle test aktarımı yapılır. Anahtar alan üzerinden eşleşmeler doğrulanır, mükerrer kayıtlar ayıklanır, hatalı satırlar raporlanır.
-
4
Eğitim, canlı geçiş ve bakım sorumluluğu
Ekip eğitimi ve ilk hafta yakın takip. ERP'nizde bir alan ya da sürüm değiştiğinde eşleme tablosunun kimin güncelleyeceği kapsamda yazılıdır; akış durduğunda başvuracağınız muhatap bellidir.
Kapsam ve kurulum koşulları
-
1
Stok, ERP ya da depo sisteminizde kalır
Stok kaydının otoritesi ERP ya da depo sisteminizdedir. Çift yönlü canlı stok senkronu kapsam dışıdır; kurulsaydı iki sistemde birbirini tutmayan iki stok sayısı üretirdi. Yerine kapsamı tanımlı bir görünürlük katmanı kurarız.
-
2
Sipariş → fatura → tahsilat zinciri üründe kuruludur
Zincir kurulum bazında açılıp kapatılabilir; teklifin siparişe dönüşmesi hazır bir aksiyonla çalışır. Otomatik bir muhasebe akışı olarak sunulmaz; resmî belge üretimi kapsam dışıdır.
-
3
Üretim ve MRP: reçete ve hat tanımı üründe vardır
Ürün reçetesi, üretim hattı ve iş emri ekranları üründe vardır ve reçete tarafı gerçek veriyle kurulmuştur. İş emri yürütmesi yeni; süreciniz buna bağlıysa demoda birlikte deneyelim.
Üçünün ortak sebebi ve bu sayfanın kısa hükümle ilişkisi
Bu sayfa uzun gerekçedir; kısa hüküm başka yerde durur. Kapsam ve kurulum koşullarının bir cümlelik özeti ve “bunun yerine ne yapılır” karşılığı entegrasyonlar sayfasındaki kapsam ve kurulum koşulları bölümündedir: üç satırlık bir tablo, hızlı bakmak için. Gerekçesi bu sayfadadır.
Üçünün ortak sebebi şu: bu üç beklentinin üçü de verinin otoritesini ERP'den alıp CRM'e taşımayı gerektirir. Bunu yapan bir CRM, ERP'nin yerine geçmeye başlar; ERP'nin yerine geçmek ise entegrasyon projesi değil, ERP değişim projesidir ve bizim işimiz o değil.
Senkron ile ayna aynı şey değildir. Bir alanın iki sistem arasında kopyalanması tek başına senkron sayılmaz; senkron, çelişki anında hangi tarafın kazanacağını tanımlamayı da gerektirir. Bu kuralın ne kadar sık devreye gireceğini alanın değişme hızı belirler: bakiye gün içinde birkaç kez, stok dakikalar içinde değişebilir. Kural devreye girdiğinde kaybeden taraf yanlış sayıyı gösterir; satış ekranında yanlış stok görmek, hiç stok görmemekten farklı bir sonuç doğurur, çünkü görülen sayıya güvenilerek müşteriye söz verilir.
Bunun yerine ne yapıyoruz? Otoriteyi yerinde bırakıp görünürlüğü taşıyoruz. Stokta kapsamı ve sıklığı tanımlı bir görünürlük katmanı; belge tarafında numara, tarih ve tutarın alan olarak taşınması; üretimde reçete ve hat tanımının kurulması; planlama ise CRM'in kapsamı dışında kalır. Üçünde de aynı ölçüt geçerli: yalnız üründe çalışanı sunarız.
e-Fatura ve e-Arşiv: Rapitek CRM resmî belge düzenlemez ve GİB özel entegratörü değildir; üründe ETTN ya da GİB durumu gibi alanlar bulunmuyor. Faturalarınız bugünkü sağlayıcınızda kesilmeye devam eder; fatura numarası, tarihi ve tutarı REST API ya da dönemsel içe aktarma ile firma kartına taşınabilir.
Veri konumu: verileriniz Avrupa Birliği'nde tutulur: veritabanı Helsinki'de (Finlandiya), yüklediğiniz dosyalar Frankfurt'ta, veritabanı yedekleri Falkenstein'da (Almanya). Türkiye'de hiçbir bileşenimiz yok ve bölge seçimi diye bir özelliğimiz yok. Bu, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır; aktarım dayanağınızı sözleşme sürecinde birlikte kurarız. Ayrıntı güvenlik sayfasında ve KVKK aydınlatma metnindedir.
Sertifika: ISO 27001 veya SOC 2 belgemiz yok ve alana kadar da iddia etmeyeceğiz. Kurumsal güvenlik değerlendirme formlarınızı dolduruyor, mimariyi yazılı anlatıyoruz.
Kapsam keşifte çıkar; plan fiyatları ise açıkta
ERP bağlantısının bedeli veri hacmine, akışın yönüne ve karşı taraftaki erişime bağlıdır; keşiften sonra yazılı paylaşılır. Plan fiyatlarını ve ayrı fiyatlanan kalemleri tek sayfada yayımlıyoruz.
Üç plan, kapsam tablosu ve ayrı fiyatlanan kalemler tek sayfada.
ERP–CRM entegrasyonu hakkında sık sorulanlar
ERP'miz zaten var. CRM'e neden ihtiyacımız olsun?
ERP CRM entegrasyonu pratikte ne demek, ne yapılıyor?
Rapitek CRM'de hazır ERP modülü var mı?
Bu API'yi dışarıdan bir ERP entegratörü kullanabilir mi?
Hangi ERP'lerle çalışıyorsunuz?
İki sistemdeki firmalar hangi alanla eşleştiriliyor?
ERP sunucumuza dışarıdan erişim yok. Entegrasyon yine mümkün mü?
Entegrasyonu bizim ERP iş ortağımız yazabilir mi?
Stok senkronu neden kapsam dışı?
CRM'den e-fatura kesebilir miyiz?
Senkronizasyon gerçek zamanlı mı olur?
Entegrasyonun maliyeti nasıl belirleniyor?
Kurulum ne kadar sürüyor?
ERP verimizi CRM'e taşırken veri kaybı olur mu?
Verilerimiz nerede tutuluyor?
ERP'nizin adı burada mı?
Cari takip ve CRM
Cari defter muhasebede kalır; fatura, vade ve tahsilat satış ekibinin müşteri kaydında görünür.
Netsis entegrasyonu
Cari, bakiye, sipariş ve fatura bilgisinin hangi yöne aktığı; şirket içi sunucuda çalışan bir kurulumda yöntem seçimi.
Nebim entegrasyonu
Perakende ve toptan kanalın aynı CRM'de nasıl ayrıldığı; bayi bakiyesi ve sezon fiyat listesinin akışı.
Logo entegrasyonu
Tiger, Go ve j-Platform kullanan kurulumlarda kapsam; sürüm geçişinin alan eşleme tablosuna etkisi.
Mikro entegrasyonu
Ticari ve muhasebe programıyla bağlantı: cari kart, bakiye ve fatura bilgisinin satış ekranında görünmesi.
SAP entegrasyonu
Kapsam, yöntem seçimi ve bilgi işlemin soracağı güvenlik sorularının yazılı cevapları.
Paraşüt entegrasyonu
Ön muhasebe tarafı: cari ve tahsilat görünürlüğü; e-Fatura konusunda ne yapıp ne yapmadığımız.
Luca entegrasyonu
Muhasebe mali müşavirinizdeyse akışın nasıl kurulduğu ve dönemsel aktarımın kapsamı.
Yerleşik bağlantı mı, proje mi?
Karar ölçütü: hangi durumda kurulumda yapılandırılan bir bağlantı yeter, hangi durumda projeye özel entegrasyon gerekir.
Entegrasyonlar
Bugün üründe çalışan bağlantılar ve talep üzerine kurduklarımız; kapsam ve kurulum koşullarının kısa özeti.
Güvenlik
Verinin hangi ülkede durduğu, alt işleyen listesi, yedekleme ve denetim izi.
Dört soruyu 30 dakikada birlikte cevaplayalım
Hangi alan, hangi yöne, hangi sıklıkta, hangi anahtarla. Tanışma görüşmesinde bu tabloyu kendi ERP'niz üzerinden doldurmaya başlayalım; yöntemi ve kapsamı birlikte seçelim. Ardından 7 günlük deneme hesabınızı açalım; kredi kartı istemiyoruz.
