Emlak Ofisinde CRM: Portföy ve Talep İki Ayrı Kayıt, Eşleştirme Üçüncüsü

Tek tablolu bir müşteri listesi emlakta hemen çatlar. Sebebi basit: aynı kişi hem satıcı hem alıcı olabilir. Evini satıp yenisini arayan biri tek kayıt modelinde iki kez yazılır ve bir süre sonra hangi kaydın güncel olduğunu kimse bilmez.

Doğru kurulum kişiyi tek kayıtta tutar, rolü ilişkiye yazar. Ortaya üç nesne çıkar:

• Portföy — mülkün kendisi. Tapu kaydı bilgileri, cinsi ve adresi, büyüklüğü, yaşı, fiili kullanım durumu, kat ve cephe gibi konum özellikleri, oda sayıları, imar ve yapı kullanma izin durumu, üzerinde ipotek ya da haciz olup olmadığı. Bu liste bizim icadımız değil: yönetmelik, alım satım ve kiralamaya ilişkin yetkilendirme sözleşmesinde bu bilgilerin asgari olarak bulunmasını istiyor.
• Talep — arayanın aradığı şey. Bütçe aralığı, hedef bölgeler, oda sayısı, taşınma zamanı. Talep bir kişi değildir; bir kişinin belirli bir dönemdeki arayışıdır. Kapanır, gerekirse yenisi açılır.
• Eşleştirme — hangi talebe hangi portföyün gösterildiği. Bu bir alan değil, kendi başına bir kayıttır; çünkü bir talep birçok mülke, bir mülk birçok talebe bağlanır.

Üçüncüsünü atlayan kurulum en pahalı bilgiyi kaybeder: neyin gösterildiğini ve niçin beğenilmediğini.

Emlak ofislerinde en çok tartışma çıkaran alan, tek bir "sorumlu danışman" alanıdır. Çünkü o alan aslında iki farklı soruya birden cevap vermeye çalışır.

Portföyü ofise kim getirdi? Bu tarihsel bir olgudur; olduktan sonra değişmez. Bugün kim ilgileniyor? Bu bir atamadır; danışman izne çıkınca, şube değişince ya da işten ayrılınca değişir. İkisini tek alana bindiren bir kurulumda ilk devir işleminde tarih silinir — ve komisyon payının dayanağı da onunla birlikte gider.

Alıcı tarafında aynı ayrım var: talebi ofise getiren danışman ile gösterimi yapan danışman farklı olabilir. Çift taraflı bir kapanışta pay hesabı bu üç alandan çıkar. Biri boşsa hesap elle yapılır; elle yapılan hesap tartışılır.

Ofisler arası çalışma da mevzuatta tanımlı. İşletmeler, yetkilendirme sözleşmesinde yer alması koşuluyla başka bir işletmeyle ortak çalışma yürütebiliyor; hizmet ortaklığı sözleşmesinde hizmet bedelinin paylaşım usulüne yer veriliyor ve bu sözleşmede paylaşım hükmü yoksa bedel taraflar arasında eşit paylaşılıyor. CRM tarafındaki karşılığı nettir: paylaşım oranı kapanış kaydının bir alanı olmalı ve varsayılanı da yazılı olmalıdır.

Bir mülkün ofis içinde iki kayda düşmesi her zaman kirlilik değildir. Üç ayrı durum aynı görüntüyü üretir ve üçünün cevabı farklıdır.

• Gerçek mükerrer kayıt: aynı mülk iki danışman tarafından iki kez girilmiş. Birleştirilmesi gerekir.
• İki iş sahibi: hisseli bir taşınmazda iki paydaş ayrı ayrı ofise gelmiş. İki yetkilendirme sözleşmesi, tek mülk. Portföy kaydı tek olmalı, sözleşmeler ilişkili kayıt olarak ona bağlanmalı.
• Ortak çalışma: mülk başka bir işletmenin portföyünde ve ofis onunla hizmet ortaklığı yürütüyor. Bu bir hata değil, kaydedilmesi gereken bir yapıdır.

Ayrımı yapabilmek için bir tekilleştirme anahtarı gerekir. Serbest metin adres anahtar değildir: "Bağdat Cd. No:12 D:3" ile "Bağdat Caddesi 12/3" hiçbir taramada eşleşmez. İşe yarayan anahtar tapu kaydı bilgileridir — ada, parsel ve bağımsız bölüm. Yönetmelik zaten yetkilendirme sözleşmesinde tapu kaydı bilgilerini istiyor; o bilgi ofise girmişse kayıtta da alan olarak durabilir.

Karar kısmı yazılıma bırakılamaz. İki kayıt bulununca birleştirilecek mi, yoksa biri "aynı mülk" olarak işaretlenip ikisi de tutulacak mı? Bu bir ofis kuralıdır; yazılı olmayan kural her danışmanda farklı uygulanır.

Emlakta toplanan verinin ağırlık merkezi tuhaf bir yerdedir: en hassas bilgiler en geç aşamada gerekir, ama pratikte en erken aşamada istenir. Kiracı adayından bordro, gelir belgesi ve kimlik fotokopisi çoğu zaman daha gösterim bile yapılmadan istenir.

KVKK'nın 4. maddesi kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesini; işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasını; ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesini zorunlu tutuyor. Ölçüt "işimize yarar mı" değil, "bu aşamanın amacı bunu gerektiriyor mu".

Aşama aşama bakınca ayrım netleşir. Taşınmaz gösterme belgesinde alıcının ya da kiracının T.C. kimlik numarası zaten yer alıyor; bu mevzuattan gelen bir yükümlülük. Gelir belgesi ve bordro ise gösterim aşamasının değil, kiralamaya aracılık sözleşmesi aşamasının verisidir. CRM'de bu bir alan ayrımı olarak kurulur: gösterim kaydında belge eki yoktur, sözleşme kaydında vardır.

Bir yanlış anlamayı da düzeltelim. Gelir bilgisi KVKK'nın 6. maddesindeki özel nitelikli kişisel veri listesinde yoktur — o liste ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din ve mezhep, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri ile biyometrik ve genetik verilerden oluşur. Ama kimlik belgesinin fotokopisi bu listeye giren bir veri taşıyabilir. "Özel nitelikli değil" demek "serbestçe biriktirilebilir" demek değildir.

Saklamada ölçü yine amaçtır: 7. madde, işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında verinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hâle getirilmesini düzenliyor. Elenen bir alıcı adayını sözleşme yapılan müşteriyle aynı süre tutmanın savunulabilir bir gerekçesi yok. Süreyi yazılım bilmez: ofis yazar, CRM uygular. Teknik önlemleri güvenlik sayfasında, KVKK yaklaşımımızı KVKK uyumlu CRM sayfasında yazdık.