Estetik Kliniği CRM Programı ve WhatsApp Hasta Takibi
Estetikte ilk danışmanlıkla işlem arasında haftalar geçebilir. Hasta bu sürede birkaç klinikle yazışıyor; yanıt ve takip düzenli olmazsa karar verirken sizi değil, o hafta en çok konuştuğu kliniği hatırlıyor.
Instagram ve WhatsApp'tan gelen hasta adayı tek kayıtta izlenir; karar sürecindeki takip, randevu, teklif ve ameliyat sonrası kontroller aynı kartta ilerler.
Neyi nasıl kuruyoruz
- WhatsApp ve Instagram mesajlarını tek iş numarasından ve ortak gelen kutusundan ekipçe yanıtlayın; personel değişse de yazışma geçmişi kartta kalsın
- Gönderiye yorum yazan hasta adayına o gönderi için hazırladığınız mesajı özelden gönderin
- Yapay zekâ asistanı ilk soruları sorsun ve numarayı alsın; hasta insanla konuşmak istediğinde ya da sağlık sorusu geldiğinde sohbeti danışmana devretsin
- Karar aşamasındaki hastayı son iletişim tarihiyle izleyin; e-posta ve arama görevi adımlarından oluşan takip dizisi hasta yanıt verince dursun
- Randevuyu online sayfadan alın, Google Takvim'e yazın, teklifi PDF olarak hazırlayın; randevu hatırlatmasını kurulumda akışla ayarlayalım
- Ameliyat sonrası 1 hafta, 1 ay, 3 ay, 6 ay ve 1 yıl kontrollerini tarihe bağlı görev olarak açın; önce/sonra fotoğraf iznini rıza kaydında tutun
| WhatsApp ve Instagram gelen kutusu | İki kanal aynı kutuda kanal simgesiyle görünür. Konuşma tanımladığınız kurala göre atanır ve devredilir; etiket, iç not, hızlı yanıt, ilk yanıt süresi takibi ve mesai dışı mesajı kullanılır. Ekibiniz tek iş numarasından yanıt verir. Meta onaylı WhatsApp ve Instagram uygulamamız üzerinden bağlanır; WhatsApp Business hesabı, numara ve fatura sizin adınıza kalır, mesaj ücretini Meta doğrudan size faturalar. |
|---|---|
| Instagram yorumundan özel mesaj | Gönderi başına hazırlanan mesaj, o gönderiye belirlediğiniz anahtar kelimeyle yorum yazan kişiye özelden gider ve sohbet gelen kutusuna düşer. Yorumlar ayrı kutuda toplanır, yanıtsız yorum sayısı görünür. Meta kuralı gereği yorum başına bir özel mesaj gönderilir. Kurulumda açıyoruz. |
| Yapay zekâ asistanı ve ekibe aktarma | WhatsApp ve Instagram'da klinik yönergenize göre ilk soruları yanıtlar, telefon numarasını ister ve bilgileri hasta adayı kaydına yazar. Hasta insanla konuşmak istediğinde, şikâyet, fiyat pazarlığı ya da sağlık sorusu geldiğinde veya konuşma uzadığında sohbeti danışmana devreder ve görev açar. Danışman CRM'den yazınca asistan susar. Canlıya almadan önce yalnız test numaralarına yanıt verdiği test kipinde denenir. |
| Gelen talebin tek kaydı | Web formundan, WhatsApp'tan ve Instagram'dan gelen talep hasta adayı kaydı olur; ilk temasın kanalı, ilgilenilen işlem ve son iletişim tarihi kaydın alanlarıdır. Reklamdan gelen ilk mesajda reklamın adı ve kaynağı sohbette görünür. |
| Karar sürecindeki hastanın takibi | Hasta adayı, e-posta ve arama görevi adımlarından oluşan bir takip dizisine bağlanabilir; hasta yanıt verince ya da randevu alınca dizi durur. Kapanmayan görev listede kalır. |
| Online randevu | Hasta, herkese açık randevu sayfanızdan ya da sitenize eklediğiniz formdan talep gönderir ve kodla doğrular (e-posta, WhatsApp Business hattı bağlıysa WhatsApp). Talep aday olarak düşer, siz onaylarsınız, randevu Google Takvim'inize davetle yazılır. Randevu hatırlatmasını kurulumda akışla ayarlıyoruz. |
| Teklif ve PDF | Teklif kartın fırsatından kalemleri, indirimi, geçerlilik tarihi ve şartlarıyla hazırlanır; PDF çıktısı hesabınızın şablonundan üretilir (Türkçe ve İngilizce şablon hazır gelir, kurulumda markanıza göre düzenlenir). Paket tekliflerinde farklı para birimleri kullanılabilir. |
| İYS ile eşlenen izin yönetimi ve toplu gönderim | Kampanyalar e-posta ve WhatsApp ile gönderilir. SMS ve e-posta izinleri İYS ile eşlenir (Verimor üzerinden); WhatsApp İYS kapsamı dışındadır ve Meta onaylı şablonla, kayıtlı izne göre gönderilir. Göndermeden önce kimin alacağı ve kimin neden elendiği önizlenir. |
| Toplantı kaydı | Mobil uygulamadan alınan toplantı kaydı, katılımcıların rıza beyanı olmadan açılmaz. Ses yazıya çevrilir, Claude özet, karar, aksiyon maddeleri ve sonraki adımı çıkarır; saklama süresi ayarlanır. Yapay zekâ toplantı modülü açık hesaplarda çalışır. |
| Anket | Memnuniyet anketi hazırlanır ve kişiye özel bağlantıyla e-posta ya da onaylı WhatsApp şablonuyla gönderilir. Sonuçta soru bazında dağılım, ortalama puan, NPS ve kişi bazlı tablo görülür; sonuçlar CSV ya da Excel olarak indirilir. |
| Ameliyat sonrası kontrol | Kontrol adımları ameliyat tarihine bağlı görevler olarak açılır (1 hafta, 1 ay, 3 ay, 6 ay, 1 yıl); kapanmayan kontrol listede kalır. |
| Önce/sonra rıza kaydı | Fotoğraf izni hasta kaydına bağlı bir rıza kaydıdır; formun gönderildiği tarih, onayın kapsamı ve geri çekilme durumu kaydın alanlarıdır. Onayı olmayan ya da geri çekilen hastanın görseli izinli listeye girmez. |
| Çok seanslı işlem protokolü | Seansa yayılan işlemlerde kaçıncı seans olduğu, seansı yapan hekim, uygulanan bölge ve seanslar arası gün sayısı protokol kaydının alanlarıdır; sonraki seansın randevusu bu aralığa göre açılır. |
| Çok dil | Hasta adayının dili kaydın alanıdır; yanıt şablonları ve danışman ataması dile göre kurulumda tanımlanır. Randevu sayfası Türkçe ve İngilizce açılır, teklif PDF'i Türkçe ve İngilizce şablonla hazırlanır. |
Estetik klinikte iki ayrı hasta grubu vardır ve yalnız biri görünür. Takvimde randevusu olanlar belli; fiyatı öğrenip araştırmaya çekilen, birkaç yerden görüş alan ve haftalar sonra dönen grup ise çoğu zaman kimsenin listesinde değildir. Bu grubun ilk teması çoğunlukla bir Instagram mesajı ya da WhatsApp yazışmasıdır. Rapitek CRM bu mesajları ekibin ortak gelen kutusunda toplar, her konuşmayı hasta kartına bağlar ve kartı randevu, teklif ve ameliyat sonrası kontrollere kadar aynı kayıtta sürdürür.
Kurulumu biz yapıyoruz: işlem türlerini, hasta aşamalarını, mesaj kurallarını ve kontrol takvimini klinik sürecinize göre tanımlıyor, verinizi biz aktarıyor, ekibinize Türkçe eğitim veriyoruz. Kurulumu, kurucumuzun 200'den fazla Salesforce projesindeki deneyimiyle yapıyoruz.
Kimler için uygun?
Hasta adaylarıyla WhatsApp ve Instagram'dan yazışan, bu mesajları iki ya da daha fazla kişinin yanıtladığı estetik klinikleri, plastik cerrahi muayenehaneleri ve medikal estetik merkezleri için uygundur. Birden fazla kişinin aynı iş numarasından yazdığı, fiyat sorup kaybolan hastaların takibinin kişilere bağlı kaldığı yapılarda fark en çok görülür. Ekibiniz 5 kullanıcıya kadarsa Gelen Kutusu planıyla başlayabilirsiniz; ekip büyüdüğünde kayıtlarınız olduğu gibi kalır. Planlar ve fiyatlar fiyatlandırma sayfasında.
Mesajdan takibe: hasta adayının yolculuğu
- Mesaj. Hasta Instagram'dan (doğrudan mesaj, hikâye yanıtı, gönderi yorumu) ya da WhatsApp'tan yazar. Reklamdan gelen ilk mesajda reklamın adı ve kaynağı sohbette görünür. Gönderiye yorum yazan kişiye, o gönderi için hazırladığınız mesaj özelden gönderilebilir.
- İlk yanıt. Karşılama ve mesai dışı mesajı kendiliğinden gider. Yapay zekâ asistanı ilk soruları sorar ve telefon numarasını ister; konuşma tanımladığınız kurala göre bir danışmana atanır. Hasta insanla konuşmak isterse ya da konu bir sağlık sorusuna veya fiyat pazarlığına gelirse sohbet danışmana devredilir.
- Numara ve kayıt. WhatsApp'ta numara kayıtlı bir hasta adayıyla eşleşirse konuşma o karta bağlanır; kayıt yoksa kurulumda açtığımız bir ayarla yeni hasta adayı oluşur. Instagram'da eşleşme @kullanıcı adıyla yapılır ve kaynak Instagram olarak işlenir; hasta numarasını verdiğinde numara karta yazılır. İlk temasın kanalı, ilgilenilen işlem ve son iletişim tarihi kartta durur.
- Randevu. Hasta muayene ya da danışmanlık randevusunu herkese açık sayfanızdan ya da sitenizdeki formdan talep eder ve kodla doğrular. Talep aday olarak düşer, siz onaylarsınız, randevu Google Takvim'inize davetle yazılır. Randevu öncesi hatırlatmayı kurulumda akışla ayarlıyoruz.
- Teklif. İlgilenilen işlem ve beklenti kartta durduğu için teklif, kartın fırsatından kalemleriyle hazırlanır ve PDF olarak çıkar; Türkçe ya da İngilizce şablon kullanılır.
- Takip. Karar aşamasındaki hasta için e-posta ve arama görevi adımlarından oluşan bir takip dizisi bağlanabilir; hasta yanıt verince ya da randevu alınca dizi durur. İşlemden sonra 1 hafta, 1 ay, 3 ay, 6 ay ve 1 yıl kontrolleri ameliyat tarihine bağlı görevlerdir; memnuniyet anketi, önce/sonra fotoğraf izni ve Google yorum daveti aynı kartta yürür.
Klinik için CRM seçerken: kategori karşılaştırması
Bu tablo ürün değil kategori karşılaştırmasıdır. Her satır, kategorinin tanımı gereği ne için tasarlandığını ve ürüne göre değişen noktaları gösterir; belirli bir ürün için o ürünün kendi yayımladığı özellik listesine bakın.
| İhtiyaç | Genel amaçlı CRM | Sohbet otomasyon aracı | Rapitek CRM |
|---|---|---|---|
| Tanımı gereği odak | Kişi, firma, fırsat ve satış hunisi kaydı | Mesajlaşma kanalı bağlantısı, bot akışı ve ortak gelen kutusu | Mesajlaşma ve satış kaydı bir arada; hasta kartı, randevu, teklif ve kontrol takibi |
| WhatsApp ve Instagram konuşmasını hasta kaydına bağlama | Ürüne göre değişir | Konuşma tarafı tanımı gereği var; kayıt tarafının kapsamı ürüne göre değişir | Var: numara ya da @kullanıcı adıyla kayda bağlanır |
| Aşama, işlem tarihi ve kontrol görevleri | Özel alan ve görevle kurulur; kapsamı ürüne göre değişir | Ürüne göre değişir | Var: özel alan ve görevlerle kurulumda tanımlanır |
| Online randevu sayfası ve takvim | Ürüne göre değişir | Ürüne göre değişir | Var: herkese açık sayfa, Google Takvim iki yönlü |
| Teklif ve PDF | Satış kaydının parçası; kapsamı ürüne göre değişir | Ürüne göre değişir | Var: kalemli teklif, PDF şablonu, çoklu para birimi |
| Yapay zekâ asistanı ve ekibe aktarma | Ürüne göre değişir | Tanımı gereği var; kapsamı ürüne göre değişir | Var: WhatsApp ve Instagram'da, devir kuralları kurulumda tanımlanır |
| İYS ile eşlenen izin yönetimi ve toplu gönderim | Ürüne göre değişir | Ürüne göre değişir | Var: SMS ve e-posta izinleri İYS ile eşlenir (Verimor); WhatsApp onaylı şablonla |
| Kurulumu kimin yaptığı | Ürüne göre değişir | Ürüne göre değişir | Rapitek kurar ve teslim eder |
Satın almadan önce her üründe sorulabilecek sorular: Konuşma hasta kaydına bağlanıyor mu? WhatsApp hesabı resmî API ile mi bağlanıyor? Yapay zekâ asistanının devir kurallarını kim belirliyor? Kurulumu kim yapıyor? İzin ve ret kayıtları nerede tutuluyor? Bu tabloda bir hata görürseniz bize yazın, düzeltelim. Son gözden geçirme: 4 Kasım 2026.
Aynı alandaki diğer sayfalar: Medikal Estetik CRM · Saç Ekimi Merkezi CRM · Lazer Epilasyon Merkezi CRM · Cilt Bakım Merkezi CRM · Klinik Programı. Kanal ayrıntıları için WhatsApp CRM ve Instagram CRM.
Nereden başlanır? Mesajla gelen hasta adayları için başlangıç noktası Gelen Kutusu planıdır: WhatsApp ya da Instagram'dan gelen mesajları ekibiniz tek ekranda yanıtlar, her konuşma hasta kartına işlenir. Önce 30 dakikalık bir tanışma yapıyoruz, ardından hesabınızı kurup teslim ediyoruz: 7 gün ücretsiz deneyin, kredi kartı istenmez. Süreci birlikte görmek isterseniz demo isteyin.
Sıkça sorulan sorular
Estetik kliniği için CRM ne işe yarar?
Estetik kliniği için CRM, WhatsApp ve Instagram'dan gelen hasta adaylarını tek kayıtta toplar: ilk temasın kanalı, ilgilenilen işlem, son iletişim tarihi, randevu, teklif ve ameliyat sonrası kontroller aynı kartta görünür. Karar aşamasındaki hasta takip dizisine bağlanabilir. Rapitek CRM bu akışı kliniğinizin sürecine göre kurulumda tanımlar.
Estetik kliniğinde WhatsApp yazışmaları CRM'de nasıl takip edilir?
Kurulumda bağlanan WhatsApp Business hesabınızla ekibiniz tek iş numarasından yanıt verir ve tüm mesajlar ortak gelen kutusunda görünür. Konuşmalar tanımladığınız kurala göre atanır, yöneticiler görüşmeleri ve yanıt sürelerini izler, personel değişse bile yazışma geçmişi kartta kalır. Rapitek CRM Meta onaylı uygulamamız üzerinden bağlanır; Meta faturası doğrudan size kesilir, biz mesaj paketi ya da kredi satmıyoruz.
Instagram mesajları ve yorumları CRM'e nasıl düşer?
Instagram doğrudan mesajları WhatsApp ile aynı ortak gelen kutusuna düşer ve oradan yanıtlanır; mesajı yazan kişi @kullanıcı adıyla mevcut hasta adayına bağlanır, kaydı yoksa kurulumda açılan bir ayarla yeni hasta adayı olarak açılır ve kaynak Instagram işlenir. Gönderi başına hazırlanan mesaj, o gönderiye anahtar kelimeyle yorum yazana özelden gönderilebilir (Meta kuralı: yorum başına bir özel mesaj). Bu ayarları kurulumda açıyoruz.
Yapay zekâ asistanı hasta mesajlarına yanıt verebilir mi?
Evet, WhatsApp ve Instagram'da çalışır. Asistan klinik yönergenize göre ilk soruları sorar, telefon numarasını ister ve bilgileri hasta adayı kaydına yazar. Sağlık sorularında genel bilgi verip konuyu ekibe yönlendirecek biçimde kurulur; yönergeyi teşhis ya da tedavi önerisi içermeyecek şekilde birlikte yazıyoruz. Hasta insanla konuşmak isterse, şikâyet ya da fiyat pazarlığı olursa veya konuşma uzarsa sohbet danışmana devredilir ve danışmana görev açılır.
Hastalar muayene ya da danışmanlık randevusunu online alabilir mi, hatırlatma nasıl çalışır?
Evet. Hasta herkese açık randevu sayfanızdan ya da sitenize eklenen formdan talep gönderir ve kodla doğrular. Talep CRM'e aday olarak düşer, size bildirim gelir; onayladığınız randevu bağlı Google Takvim'e davetle yazılır. Randevu hatırlatmasını hazır bir şablon olarak değil, kurulumda sizinle birlikte akışla ayarlıyoruz: randevu tarihine göre, gün bazında WhatsApp ya da e-posta gönderen bir akış kurulur.
Teklif PDF'i nasıl hazırlanır?
Teklif, hasta kartındaki fırsattan kalemleri, indirimi, geçerlilik tarihi ve şartlarıyla hazırlanır. PDF çıktısı hesabınızın şablonundan üretilir; Türkçe ve İngilizce şablon hazır gelir ve kurulumda markanıza göre düzenlenir. Paket tekliflerinde farklı para birimleri kullanılabilir. Teklif durumları (taslak, sunuldu, kabul edildi) kayıtta izlenir.
Karar vermeyen hastaya takip nasıl yapılır?
Hasta adayı bir takip dizisine bağlanır. Dizi, belirlediğiniz gün aralıklarıyla e-posta, arama görevi ve elle adımlardan oluşur; hasta yanıt verince ya da randevu alınca durur. Son iletişim tarihi kartta görünür ve kapanmayan görev listede kalır. Dizide WhatsApp ya da SMS adımı bulunmaz; WhatsApp yazışması danışman tarafından gelen kutusundan yürütülür.
Ameliyat sonrası kontroller ve önce/sonra fotoğraf izni nasıl takip edilir?
Kontrol adımları ameliyat tarihine bağlı görevler olarak açılır: 1 hafta, 1 ay, 3 ay, 6 ay ve 1 yıl. Fotoğraf izni hasta kaydına bağlı bir rıza kaydında durur; formun gönderildiği tarih, onayın kapsamı ve geri çekilip çekilmediği kaydın alanlarıdır. Onayı olmayan ya da geri çekilen hastanın görseli izinli listede görünmez. Google yorum talebi kontrol tarihine bağlı bir adım olarak gönderilir.
İYS ve toplu gönderim nasıl çalışır?
Kampanya e-posta ve WhatsApp ile gönderilir. SMS ve e-posta izinleri İYS ile eşlenir (Verimor üzerinden); WhatsApp İYS kapsamı dışındadır ve Meta onaylı şablonla, kayıtlı izne göre gönderilir. Göndermeden önce kimin alacağı ve kimin neden elendiği önizlenir; planlı gönderim, duraklatma ve gönderim istatistikleri vardır. E-posta kampanyası şirketinizin kendi e-posta hesabı üzerinden gider.
Memnuniyet anketi ve görüşme kaydı yapılabilir mi?
Evet. Memnuniyet anketi kişiye özel bağlantıyla e-posta ya da onaylı WhatsApp şablonuyla gönderilir; sonuçta NPS, puan dağılımı ve kişi bazlı tablo görülür. Mobil uygulamadan toplantı kaydı da alınabilir: kayıt, katılımcıların rıza beyanı olmadan açılmaz; ses yazıya çevrilir ve Claude özet, kararlar ve aksiyon maddeleri çıkarır. Toplantı kaydı yapay zekâ toplantı modülü açık hesaplarda çalışır.
Kurulumu kim yapar, deneme nasıl işler ve fiyat nedir?
Hesabı Rapitek kurar ve teslim eder; alanları, aşamaları, şablonları ve raporları klinik sürecinize göre biz yapılandırırız, verinizi biz aktarırız, ekibinize Türkçe eğitim veririz. Önce 30 dakikalık bir tanışma yapılır, ardından 7 gün ücretsiz deneme başlar (gerekirse uzatılır); kredi kartı istenmez. Mesajla gelen hasta adayları için başlangıç planı Gelen Kutusu'dur; planlar ve fiyatlar rapitek.com/crm-fiyatlari sayfasında, kurulumun kapsamı ilk görüşmede çıkarılır.
Hasta verisi nerede tutulur ve kimler görebilir?
CRM verileriniz size ait ayrı bir veritabanında, Avrupa Birliği içinde tutulur. Yetki profilleri ve alan düzeyi güvenlikle hasta alanları belirli kullanıcılardan gizlenebilir; silinen kayıtlar 30 gün çöp kutusunda kalır ve saklama süreleri ayarlanır. Yönetici tek anahtarla tüm yapay zekâ özelliklerini kapatabilir.
