Saç Ekimi Kliniği CRM Programı ve Hasta Takibi
Hasta ilk soruyu Instagram'dan ya da WhatsApp'tan, bazen mesai dışında ve kendi dilinde yazıyor. Yanıt gecikirse başka bir klinikle yazışmaya geçebiliyor; operasyondan sonra ise kontrol takvimini izleyen kimse kalmıyor.
Instagram ve WhatsApp mesajı hasta kartına bağlanır; randevu, teklif ve 12 aya yayılan kontroller aynı kayıtta ilerler. Kurulumu Rapitek yapar.
Neyi nasıl kuruyoruz
- Instagram ve WhatsApp mesajlarını ekipçe ortak gelen kutusunda yanıtlayın; her konuşma hasta kartına bağlansın
- Gönderiye yorum yazan hasta adayına o gönderi için hazırladığınız mesajı özelden gönderin
- Yapay zekâ asistanı ilk soruları sorsun ve numarayı alsın; hasta insanla konuşmak istediğinde ya da sağlık sorusu geldiğinde sohbeti danışmana devretsin
- Konsültasyon randevusunu online sayfadan alın, Google Takvim'inize yazın; hatırlatmayı kurulumda akışla ayarlayalım
- Saç analizi fotoğraflarını, greft sayısını ve ekim planını hasta kartında tutun; teklifi Türkçe ya da İngilizce PDF olarak hazırlayın
- 1. hafta, 1., 3., 6. ve 12. ay kontrollerini işlem tarihine bağlı görev olarak açın; memnuniyet anketini ve Google yorum davetini aynı kartta yürütün
| WhatsApp ve Instagram gelen kutusu | İki kanal aynı kutuda kanal simgesiyle görünür. Konuşma bir danışmana atanır ya da ekip içinde sırayla dağıtılır; etiket, iç not, hızlı yanıt, ilk yanıt süresi takibi ve mesai dışı mesajı kullanılır. Meta onaylı WhatsApp ve Instagram uygulamamız üzerinden bağlanır; WhatsApp Business hesabı, numara ve fatura sizin adınıza kalır, mesaj ücretini Meta doğrudan size faturalar. |
|---|---|
| Instagram yorumundan özel mesaj | Gönderi başına hazırlanan mesaj, o gönderiye belirlediğiniz anahtar kelimeyle yorum yazan kişiye özelden gider ve sohbet gelen kutusuna düşer. Yorumlar ayrı kutuda toplanır, yanıtsız yorum sayısı görünür. Meta kuralı gereği yorum başına bir özel mesaj gönderilir. Kurulumda açıyoruz. |
| Yapay zekâ asistanı ve ekibe aktarma | WhatsApp ve Instagram'da klinik yönergenize göre ilk soruları yanıtlar, telefon numarasını ister ve bilgileri hasta kartına yazar. Hasta insanla konuşmak istediğinde, şikâyet, fiyat pazarlığı ya da sağlık sorusu geldiğinde veya konuşma uzadığında sohbeti danışmana devreder ve danışmana görev açar. Danışman CRM'den yazınca asistan susar. Canlıya almadan önce yalnız test numaralarına yanıt verdiği test kipinde denenir. |
| Hasta kartı | Aşama, dil, kaynak ve ilgilenilen işlem kartın alanlarıdır; aşama değiştiğinde hangi kontrol listesinin ve hangi mesajın devreye gireceğini kurulumda kurala bağlıyoruz. Reklamdan gelen ilk mesajda reklamın adı ve kaynağı sohbette görünür. |
| Fotoğraf ve greft planı | Saç analizi fotoğrafları kayda ek olarak yüklenir; greft sayısı ve ekim planı aynı kartın alanlarıdır, karşılaştırma tek ekranda yapılır. |
| Online randevu | Hasta, herkese açık randevu sayfanızdan ya da sitenize eklediğiniz formdan talep gönderir ve kodla doğrular (e-posta, WhatsApp Business hattı bağlıysa WhatsApp). Talep aday olarak düşer, siz onaylarsınız, randevu Google Takvim'inize davetle yazılır. Randevu hatırlatmasını kurulumda akışla ayarlıyoruz. |
| Teklif ve PDF | Teklif kartın fırsatından kalemleri, indirimi, geçerlilik tarihi ve şartlarıyla hazırlanır; PDF çıktısı hesabınızın şablonundan üretilir (Türkçe ve İngilizce şablon hazır gelir, kurulumda markanıza göre düzenlenir). Teklif USD, EUR, GBP gibi farklı para birimlerinde hazırlanabilir. |
| İYS ile eşlenen izin yönetimi ve toplu gönderim | Kampanyalar e-posta, SMS ve WhatsApp ile gönderilir. SMS ve e-posta izinleri İYS ile eşlenir (Verimor üzerinden); WhatsApp İYS kapsamı dışındadır ve Meta onaylı şablonla, kayıtlı izne göre gönderilir. Göndermeden önce kimin alacağı ve kimin neden elendiği önizlenir. |
| Toplantı kaydı | Mobil uygulamadan alınan toplantı kaydı, katılımcıların rıza beyanı olmadan açılmaz. Ses yazıya çevrilir, Claude özet, karar, aksiyon maddeleri ve sonraki adımı çıkarır; saklama süresi ayarlanır. Yapay zekâ toplantı modülü açık hesaplarda çalışır. |
| Anket | Memnuniyet anketi hazırlanır ve kişiye özel bağlantıyla e-posta, onaylı WhatsApp şablonu ya da SMS ile gönderilir. Sonuçta soru bazında dağılım, ortalama puan, NPS ve kişi bazlı tablo görülür; sonuçlar CSV ya da Excel olarak indirilir. |
| Çok dil | Hasta adayının dili kartın alanıdır; yanıt şablonları, danışman ataması ve takip mesajı sırası dile göre kurulumda tanımlanır. Randevu sayfası Türkçe ve İngilizce açılır, teklif PDF'i Türkçe ve İngilizce şablonla hazırlanır. |
| Otel, transfer ve refakatçi | Konaklama, havalimanı transferi ve klinik ulaşımı hasta kartına bağlı görevlerdir; kim hangi adımı üstlendi kayıtta görünür. |
| Operasyon sonrası takip | 1. hafta, 1., 3., 6. ve 12. ay kontrolleri işlem tarihine bağlı görevler olarak açılır; kapanmayan kontrol listede kalır. Memnuniyet işareti karta işlendikten sonra Google yorum daveti bu alana bağlı bir görevden gönderilir. |
Saç ekimi kliniğinde satış çoğunlukla bir mesajla başlar: Instagram'dan gelen "fiyat alabilir miyim?", WhatsApp'a düşen bir saç fotoğrafı. Aynı mesaja birkaç kişi bakıyorsa kimin yanıtladığı belli olmaz; mesaj bir danışmanın kişisel telefonunda duruyorsa danışman ayrıldığında yazışma da gider. Rapitek CRM bu mesajları ekibin ortak gelen kutusunda toplar, her konuşmayı hasta kartına bağlar ve aynı kartı randevu, teklif ve operasyondan sonraki 12 aylık kontrollere kadar sürdürür.
Kurulumu biz yapıyoruz: hasta aşamalarını, mesaj kurallarını, yanıt şablonlarını ve kontrol takvimini klinik sürecinize göre tanımlıyor, verinizi biz aktarıyor, ekibinize Türkçe eğitim veriyoruz. Kurulumu, kurucumuzun 200'den fazla Salesforce projesindeki deneyimiyle yapıyoruz.
Kimler için uygun?
Hasta adaylarıyla Instagram ve WhatsApp'tan yazışan, bu mesajları iki ya da daha fazla kişinin yanıtladığı saç ekimi klinikleri ve merkezleri için uygundur. Yurt içi ve yurt dışından hasta kabul eden, hastaların farklı dillerde ve farklı saat dilimlerinde yazdığı yapılarda fark en çok görülür. Ekibiniz 5 kullanıcıya kadarsa Gelen Kutusu planıyla başlayabilirsiniz; ekip büyüdüğünde kayıtlarınız olduğu gibi kalır. Planlar ve fiyatlar fiyatlandırma sayfasında.
Mesajdan takibe: hasta adayının yolculuğu
- Mesaj. Hasta Instagram'dan (doğrudan mesaj, hikâye yanıtı, gönderi yorumu) ya da WhatsApp'tan yazar. Reklamdan gelen ilk mesajda reklamın adı ve kaynağı sohbette görünür. Gönderiye yorum yazan kişiye, o gönderi için hazırladığınız mesaj özelden gönderilebilir.
- İlk yanıt. Karşılama ve mesai dışı mesajı kendiliğinden gider. Yapay zekâ asistanı ilk soruları sorar ve telefon numarasını ister; konuşma kurala göre bir danışmana atanır. Hasta insanla konuşmak isterse ya da konu bir sağlık sorusuna veya fiyat pazarlığına gelirse sohbet danışmana devredilir.
- Numara ve kayıt. WhatsApp'ta numara kayıtlı bir hasta adayıyla eşleşirse konuşma o karta bağlanır; kayıt yoksa kurulumda açtığımız bir ayarla yeni hasta adayı oluşur. Instagram'da eşleşme @kullanıcı adıyla yapılır; hasta numarasını verdiğinde numara karta yazılır. Kaynak ve ilgilenilen işlem kartta tutulur.
- Randevu. Hasta, herkese açık randevu sayfanızdan ya da sitenizdeki formdan konsültasyon talebi gönderir ve kodla doğrular. Talep aday olarak düşer, siz onaylarsınız, randevu Google Takvim'inize davetle yazılır. Randevu öncesi hatırlatmayı kurulumda akışla ayarlıyoruz.
- Teklif. Fotoğraflar, greft planı ve notlar kartta durur; teklif kartın fırsatından kalemleriyle hazırlanır ve Türkçe ya da İngilizce PDF olarak, uygun para biriminde çıkar.
- Takip. Teklifin ardından dönmeyen hasta için görev ve e-posta adımlarından oluşan bir takip dizisi açılır; hasta yanıt verince dizi durur. Operasyondan sonra 1. hafta, 1., 3., 6. ve 12. ay kontrolleri işlem tarihine bağlı görevlerdir; memnuniyet anketi ve Google yorum daveti aynı kartta yürür.
Aşağıdaki tabloda bu adımların hangi özelliklerle yürüdüğü yer alıyor.
Klinik için CRM seçerken: kategori karşılaştırması
Bu tablo ürün değil kategori karşılaştırmasıdır. Her satır, kategorinin tanımı gereği ne için tasarlandığını ve ürüne göre değişen noktaları gösterir; belirli bir ürün için o ürünün kendi yayımladığı özellik listesine bakın.
| İhtiyaç | Genel amaçlı CRM | Sohbet otomasyon aracı | Rapitek CRM |
|---|---|---|---|
| Tanımı gereği odak | Kişi, firma, fırsat ve satış hunisi kaydı | Mesajlaşma kanalı bağlantısı, bot akışı ve ortak gelen kutusu | Mesajlaşma ve satış kaydı bir arada; hasta kartı, randevu, teklif ve kontrol takibi |
| WhatsApp ve Instagram konuşmasını hasta kaydına bağlama | Ürüne göre değişir | Konuşma tarafı tanımı gereği var; kayıt tarafının kapsamı ürüne göre değişir | Var: numara ya da @kullanıcı adıyla kayda bağlanır |
| Aşama, işlem tarihi ve kontrol görevleri | Özel alan ve görevle kurulur; kapsamı ürüne göre değişir | Ürüne göre değişir | Var: özel alan ve görevlerle kurulumda tanımlanır |
| Online randevu sayfası ve takvim | Ürüne göre değişir | Ürüne göre değişir | Var: herkese açık sayfa, Google Takvim iki yönlü |
| Teklif ve PDF | Satış kaydının parçası; kapsamı ürüne göre değişir | Ürüne göre değişir | Var: kalemli teklif, PDF şablonu, çoklu para birimi |
| Yapay zekâ asistanı ve ekibe aktarma | Ürüne göre değişir | Tanımı gereği var; kapsamı ürüne göre değişir | Var: WhatsApp ve Instagram'da, devir kuralları kurulumda tanımlanır |
| İYS ile eşlenen izin yönetimi ve toplu gönderim | Ürüne göre değişir | Ürüne göre değişir | Var: SMS ve e-posta izinleri İYS ile eşlenir (Verimor); WhatsApp onaylı şablonla |
| Kurulumu kimin yaptığı | Ürüne göre değişir | Ürüne göre değişir | Rapitek kurar ve teslim eder |
Satın almadan önce her üründe sorulabilecek sorular: Konuşma hasta kaydına bağlanıyor mu? WhatsApp hesabı resmî API ile mi bağlanıyor? Yapay zekâ asistanının devir kurallarını kim belirliyor? Kurulumu kim yapıyor? İzin ve ret kayıtları nerede tutuluyor? Bu tabloda bir hata görürseniz bize yazın, düzeltelim. Son gözden geçirme: 4 Kasım 2026.
Aynı alandaki diğer sayfalar: Estetik Klinik CRM · Sağlık Turizmi CRM · Klinik Programı · Medikal Estetik CRM. Kanal ayrıntıları için WhatsApp CRM ve Instagram CRM.
Nereden başlanır? Mesajla gelen hasta adayları için başlangıç noktası Gelen Kutusu planıdır: WhatsApp ya da Instagram'dan gelen mesajları ekibiniz tek ekranda yanıtlar, her konuşma hasta kartına işlenir. Önce 30 dakikalık bir tanışma yapıyoruz, ardından hesabınızı kurup teslim ediyoruz: 7 gün ücretsiz deneyin, kredi kartı istenmez. Süreci birlikte görmek isterseniz demo isteyin.
Sıkça sorulan sorular
Saç ekimi kliniği için CRM ne işe yarar?
Saç ekimi kliniği için CRM, Instagram ve WhatsApp'tan gelen hasta adaylarını tek kayıtta toplar: kimin yazdığı, hangi kanaldan geldiği, hangi danışmanın yanıtladığı, randevu ve teklifin durumu ve operasyondan sonra hangi kontrolün beklediği aynı kartta görünür. Rapitek CRM bu akışı kliniğinizin sürecine göre kurulumda tanımlar.
Instagram ve WhatsApp mesajları CRM'de nasıl takip edilir?
İki kanalın mesajları ortak gelen kutusuna düşer ve kanal simgesiyle ayrılır. Konuşma bir danışmana atanır ya da ekip içinde sırayla dağıtılır; etiket, iç not, hızlı yanıt ve ilk yanıt süresi takibi kullanılır. WhatsApp'ta telefon numarası, Instagram'da @kullanıcı adı kayıtlı hasta adayıyla eşleşir; kayıt yoksa kurulumda açılan bir ayarla yeni hasta adayı oluşur. Bağlantı Meta onaylı uygulamamız üzerinden kurulur.
Instagram yorumundan gelen hasta adayı nasıl yakalanır?
Gönderi başına bir mesaj hazırlanır; o gönderiye belirlediğiniz anahtar kelimeyle yorum yazan kişiye mesaj özelden gider ve konuşma gelen kutusuna düşer. Hiçbir kayıtla eşleşmeyen yorumcudan @kullanıcı adıyla hasta adayı açılabilir. Yorumlar ayrı kutuda toplanır ve yanıtsız yorum sayısı görünür. Meta kuralı gereği yorum başına bir özel mesaj gönderilir. Bu ayarları kurulumda açıyoruz.
Yapay zekâ asistanı hasta mesajlarına yanıt verebilir mi?
Evet, WhatsApp ve Instagram'da çalışır. Asistan klinik yönergenize göre ilk soruları sorar, telefon numarasını ister ve bilgileri hasta adayı kaydına yazar. Sağlık sorularında genel bilgi verip konuyu ekibe yönlendirecek biçimde kurulur; yönergeyi teşhis ya da tedavi önerisi içermeyecek şekilde birlikte yazıyoruz. Hasta insanla konuşmak isterse, şikayet ya da fiyat pazarlığı olursa veya konuşma uzarsa sohbet danışmana devredilir ve danışmana görev açılır.
Yurt dışından gelen hastalarla çok dilli iletişim nasıl yürür?
Hasta adayının dili kayıtın bir alanıdır. Dile göre yanıt şablonları, danışman ataması ve takip mesajı sırası kurulumda tanımlanır; WhatsApp şablonları Meta onayına gönderilir. Randevu sayfası Türkçe ve İngilizce açılır, teklif PDF'i Türkçe ve İngilizce şablonla hazırlanır. CRM arayüzü Türkçe ve İngilizce dahil birden çok dilde seçilebilir.
Hastalar konsültasyon randevusunu online alabilir mi, hatırlatma nasıl çalışır?
Evet. Hasta herkese açık randevu sayfanızdan ya da sitenize eklenen formdan talep gönderir ve kodla doğrular. Talep kaynağı "Randevu Sayfası" olan aday olarak CRM'e düşer, ekibe bildirim gider; onayladığınız randevu bağlı Google Takvim'e davetle yazılır. Randevu hatırlatmasını hazır bir şablon olarak değil, kurulumda sizinle birlikte akışla ayarlıyoruz: randevu tarihine göre, gün bazında WhatsApp ya da e-posta gönderen bir akış kurulur.
Teklif nasıl hazırlanır ve hangi para birimlerinde olur?
Teklif, hasta kartındaki fırsattan kalemleri, indirimi, geçerlilik tarihi ve şartlarıyla hazırlanır. PDF çıktısı hesabınızın şablonundan üretilir; Türkçe ve İngilizce şablon hazır gelir ve kurulumda markanıza göre düzenlenir. Teklif USD, EUR, GBP gibi farklı para birimlerinde hazırlanabilir. Teklif durumları (taslak, sunuldu, kabul edildi) kayıtta izlenir.
İYS ve toplu gönderim nasıl çalışır?
Kampanya e-posta, SMS ve WhatsApp ile gönderilir. SMS ve e-posta izinleri İYS ile eşlenir (Verimor üzerinden); WhatsApp İYS kapsamı dışındadır ve Meta onaylı şablonla, kayıtlı izne göre gönderilir. Göndermeden önce kimin alacağı ve kimin neden elendiği önizlenir; planlı gönderim, duraklatma ve gönderim istatistikleri vardır. E-posta kampanyası şirketinizin kendi e-posta hesabı üzerinden gider.
Operasyon sonrası kontroller ve memnuniyet anketi nasıl takip edilir?
İşlem tarihi hasta kaydının bir alanıdır; 1. hafta, 1., 3., 6. ve 12. ay kontrolleri bu tarihe bağlı görevler olarak kartta açılır ve fotoğraf aynı kayda eklenir. Memnuniyet anketi kişiye özel bağlantıyla e-posta, onaylı WhatsApp şablonu ya da SMS ile gönderilir; sonuçta NPS, puan dağılımı ve kişi bazlı tablo görülür. Memnuniyet işareti karta işlendikten sonra Google yorum daveti bir görevden gönderilir.
Hasta ile yapılan görüşme kaydedilebilir mi?
Mobil uygulamadan toplantı kaydı alınabilir. Kayıt, katılımcıların bilgilendirildiğini ve onay verdiğini beyan etmeden açılmaz. Ses yazıya çevrilir; Claude özet, kararlar, aksiyon maddeleri ve sonraki adımı çıkarır. Saklama süresi ayarlanır ve yönetici analizi ayrıca kapatabilir. Bu özellik yapay zekâ toplantı modülü açık hesaplarda çalışır.
Kurulumu kim yapar, deneme nasıl işler ve fiyat nedir?
Hesabı Rapitek kurar ve teslim eder; alanları, aşamaları, şablonları ve raporları klinik sürecinize göre biz yapılandırırız, verinizi biz aktarırız, ekibinize Türkçe eğitim veririz. Önce 30 dakikalık bir tanışma yapılır, ardından 7 gün ücretsiz deneme başlar (gerekirse uzatılır); kredi kartı istenmez. Mesajla gelen hasta adayları için başlangıç planı Gelen Kutusu'dur; planlar ve fiyatlar rapitek.com/crm-fiyatlari sayfasında, kurulumun kapsamı ilk görüşmede çıkarılır.
Hasta verisi nerede tutulur ve kimler görebilir?
CRM verileriniz size ait ayrı bir veritabanında, Avrupa Birliği içinde tutulur. Yetki profilleri ve alan düzeyi güvenlikle hasta alanları belirli kullanıcılardan gizlenebilir; silinen kayıtlar 30 gün çöp kutusunda kalır ve saklama süreleri ayarlanır. Yönetici tek anahtarla tüm yapay zekâ özelliklerini kapatabilir.
