Klinik Programı ve Hasta Takip Yazılımı
Klinikte gelir gürültüyle değil sessizce kaybolur: gelmeyen randevu ve hatırlatılmayan kontrol ziyareti. İkisi de ajandayla mesaj kutusu arasında kaybolur, ay sonu raporunda yalnızca boş kalan saat görünür.
Kontrol tarihi tedavi protokolünden türetilir; randevu, WhatsApp yazışması ve kalan ödeme aynı hasta kartının alanlarında durur. Tarihi gelen kontrol takvimde yer ayırır.
Neyi nasıl kuruyoruz
- Alerji, kullanılan ilaç, geçmiş ziyaret ve yüklenen tahlilleri tek hasta kartında toplayın, erişimi role göre sınırlayın
- Online rezervasyon, doktor takvimi ve oda atamasını birleştirin; randevu öncesi ekibinize bildirim düşsün
- WhatsApp yazışmaları hasta kaydına bağlansın, şablon mesajlar merkezden yönetilsin
- Paket satışını, taksitli ödemeyi ve tahsilat takibini tek kayıtta yürütün; e-fatura tarafına bağlantıyı biz kuruyoruz, kutudan çıkan bir modül yok
- Tedavi protokolüne göre 1 hafta, 1 ay ve 3 aylık kontrolleri tedavi tarihine bağlı görevler olarak kurun
| Hasta Kartı ve Tıbbi Geçmiş | Hasta tek bir karttır; kişisel bilgiler, alerji, kullanılan ilaçlar, geçmiş ziyaretler, ödeme satırları ve yüklenen tahliller bu kartın alanları ve ekleridir, hangi rolün hangi alanı göreceği izin setinde tanımlanır. |
|---|---|
| Randevu Yönetimi ve Gelmeyen Hasta Takibi | Randevu bir kayıttır; doktor takvimi, oda ve saat alanlarında durur. Randevu ekibinizin takvimine düşer, personel randevudan önce bildirim alır; isterseniz akış oluşturucuyla randevudan bir gün önce hastaya otomatik e-posta kurulabilir; teyit ve erteleme aynı randevu kaydına işlenir, gelmeyen randevu listede açık kalır. |
| WhatsApp Yazışması | Hastayla yapılan WhatsApp yazışması takım gelen kutusunda durur ve hasta kaydına bağlanır; şablon mesaj, sesli not ve görsel aynı kaydın altında birikir, personel değişse bile geçmiş kartta kalır. |
| Ödeme ve Faturalama | Paket satışı, taksit ve fatura kaydı hasta kartına bağlı satırlardır; kalan bakiye alanda durur, vadesi geçen satır listeye düşer. E-fatura tarafına bağlantı projeye özel kurulur, kutudan çıkan bir modül yok. |
| Kontrol Randevusu Takvimi | Kontrol adımları (1 hafta, 1 ay, 3 ay) tedavi kaydının tarihine bağlı görevlerdir; adımlar kurulumda kendi protokolünüze göre tanımlanır, tarihi gelen adım takvimde yer ayırır; isterseniz akış oluşturucuyla hastaya e-posta ya da onaylı WhatsApp şablonu gönderilir. |
Bir kliniğin en değerli hastası tedavisi bitmiş olandır ve sistemden ilk düşen de odur: dosya kapanır, kontrol tarihi ajandanın ileri bir sayfasına not edilir, o sayfaya kimse dönmez. Gelmeyen bir randevunun yerine o gün başka kimsenin çağrılmaması da aynı sessiz kaybın günlük hâlidir.
Rapitek CRM kontrolü hastanın tedavi protokolünden türetir; tarihi geldiğinde takvimde yer ayrılır ve ekibinize görev düşer. Hastaya yazılan mesaj da kartın içine işlendiğinden en son ne konuşulduğu, ödemesinden ne kaldığı ve hangi hekime bağlı olduğu tek ekranda okunur.
WhatsApp'tan gelen hastayı randevuya çevirmek
Hasta adayı çoğu zaman önce WhatsApp'tan ya da Instagram'dan yazar. Fiyat sorar, fotoğraf gönderir, uygun gün ister. Bu konuşma bir çalışanın telefonunda kalırsa kimin yanıt verdiği, randevu verilip verilmediği ve adayın hangi kanaldan geldiği görünmez. Rapitek CRM'de akış şöyle yürür:
- Mesaj ortak gelen kutusuna düşer. WhatsApp iş numaranıza ve Instagram hesabınıza gelen mesajlar ekibin tek gelen kutusunda görünür; web ve mobilde. Hesaplar Meta onaylı uygulamamızla bağlanır.
- Yazan kişi kayda dönüşür. Tanınmayan biri yazdığında kaynağıyla birlikte aday kaydı açılır. Kayıtlı bir hastaysa yazışma onun kartına işlenir.
- Konuşma bir danışmana atanır. Kimin ilgilendiği herkesçe görülür. Gerekirse dahili notla başka bir danışmana devredilir; hasta muhatabının değiştiğini fark etmez.
- Randevu takvime geçer. Danışman randevuyu kayıtta açar ya da online randevu sayfanızın bağlantısını yazışmada paylaşır. Hasta sayfadan talep gönderir ve e-postasına gelen kodla doğrular. Onayladığınız randevu bağlı Google Takvim'e yazılır. Online randevu tüm planlarda var.
- Aday hastaya dönüşür. Randevuya gelen aday kalıcı kayda çevrilir. Yazışma, randevu, teklif ve ödeme aynı kartta kalır.
Randevudan önce
Randevu ekibinizin takvimine düşer, personel randevudan önce bildirim alır. İsterseniz akış oluşturucuyla randevudan bir gün önce hastaya otomatik e-posta ya da onaylı WhatsApp şablonu gönderilecek bir kural kurulabilir.
Hangi kanal hasta getiriyor?
Aday kaydında kaynak alanı durur. Ay sonunda hangi kanaldan kaç aday geldiğini ve kaçının hastaya dönüştüğünü raporda görürsünüz.
Kanalların ayrıntısı: WhatsApp CRM ve Instagram DM yönetimi. Branşınıza göre: saç ekimi merkezi, estetik klinik, diş kliniği ve sağlık turizmi. Kendi akışınızla görmek için 7 gün ücretsiz deneyin; önce 30 dakikalık bir tanışma yapıyoruz.
