WhatsApp CRM — ekibiniz tek iş numarasından yazışır, geçmiş şirkette kalır
Gelen her mesaj ortak gelen kutusuna düşer ve müşteri kartına işlenir. Temsilci değişse, izne çıksa, işten ayrılsa bile yazışma geçmişi sizde kalır. Bu sayfa gelen kutusunun ekipte nasıl çalıştığını anlatır; hattın Meta tarafında nasıl bağlandığını WhatsApp entegrasyonu sayfasında yazdık.
WhatsApp yazışması kişisel telefonlarda kalınca müşteri geçmişi şirkette birikmiyor
İş yazışmalarınız WhatsApp'a taşındıysa bunu size anlatmaya gerek yok; müşteri e-postayı değil, yeşil baloncuğu bekliyor. Sorun bu değil. Sorun, bu yazışmanın çalışanların kişisel telefonlarında yürümesi.
Kendi CRM projelerimizde tekrar tekrar gördüğümüz tablo şu:
- Her temsilci kendi numarasından yazıyor; müşteri şirketin değil, temsilcinin müşterisi hâline geliyor.
- Temsilci izne çıktığında konuşma duruyor — kimse o yazışmayı göremiyor, devralamıyor.
- WhatsApp'ta verilen fiyat, termin ve sözler hiçbir kayda geçmiyor; anlaşmazlıkta elde belge yok.
- Yönetici hangi müşteriyle ne konuşulduğunu ancak sorarak öğrenebiliyor.
- Çalışan ayrıldığında numarası, rehberi ve yıllarca biriken yazışma geçmişi onunla birlikte gidiyor.
Bunların hiçbiri WhatsApp'ı yasaklayarak çözülmez — müşteriniz orada. Çözüm, yazışmayı kişisel telefondan çıkarıp şirketin sistemine bağlamaktır. WhatsApp CRM tam olarak bunu yapar.
Çarşamba 16:40 — bir müşteri iş numaranıza yazıyor.
-
1
Mesaj kişisel telefona değil, ortak gelen kutusuna düşüyor
Şirketin tek WhatsApp iş numarasına gelen mesaj, web ve mobil uygulamadaki takım gelen kutusunda görünüyor. Kimin masasında olduğu önemli değil; mesajı ilk gören konuşmayı üstlenebiliyor.
-
2
Numara müşteri kartıyla eşleşiyor
Gönderen kayıtlı bir müşteriyse yazışma doğrudan onun kartına işleniyor. Tanınmayan bir numaraysa kaynağıyla birlikte yeni bir müşteri adayı kaydı açılıyor — elle veri girişi gerekmiyor.
-
3
Konuşma bir temsilciye atanıyor
Kimin ilgilendiği herkes tarafından görülüyor; gerektiğinde dahili notla başka bir temsilciye devrediliyor. Müşteri bu devri hiç fark etmiyor — muhatabı hep aynı numara.
-
4
Yanıt aynı iş numarasından gidiyor
Fotoğraf, belge, konum ve sesli mesaj aynı pencerede alınıp gönderiliyor; hepsi müşteri kartında saklanıyor. Verilen fiyat ve termin artık kayıtlı.
-
5
Yazışma fırsata bağlanıyor
Görüşme bir satışa dönüşüyorsa konuşma fırsat kaydına bağlanıyor; teklif, görev ve hatırlatmalar aynı kart üzerinde ilerliyor. WhatsApp'tan gelen işin hangi aşamada olduğu raporda görünüyor.
-
6
Temsilci ayrılsa da geçmiş şirkette kalıyor
Kullanıcı hesabı kapatılıyor, açık konuşmaları başka bir temsilciye devrediliyor. Müşteri aynı numaraya yazmaya devam ediyor; yılların yazışma geçmişi müşteri kartında duruyor.
Müşteri yazıyor, doğru bölüme düşüyor.
Gelen mesaj otomatik bir menüyle karşılanır; müşteri ilgili bölümü seçer ve konuşma o bölümün sorumlusuna aktarılır. Yazışma tek iş numarasından yürür, geçmişi müşteri kartında kalır — temsilci değişse bile.
WhatsApp'ı CRM'e bağlayan yapı taşları
Tek iş numarası, ortak gelen kutusu
Tüm ekip şirketin tek WhatsApp iş numarasından yazışır; gelen mesajlar web ve mobildeki ortak gelen kutusuna düşer. Konuşmalar temsilciye atanır, dahili notlarla devredilir. Müşteri arkada kaç kişinin çalıştığını görmez.
Müşteri kartına otomatik kayıt
Her mesaj, gönderen numarasıyla eşleşen müşteri kartına işlenir; tanınmayan numaralar için kaynağıyla birlikte yeni müşteri adayı kaydı açılır. Metin, görsel, belge, ses ve konum birlikte saklanır.
Satış hattıyla aynı ekranda
Yazışma ilgili fırsat kaydına bağlanır; teklif, görev ve hatırlatmalar aynı kart üzerinde ilerler. WhatsApp'tan gelen işin hangi aşamada beklediği satış raporlarında görünür.
Şablon mesajlar ve onay akışı
Randevu hatırlatması ya da sipariş bildirimi gibi metinler şablon olarak CRM içinden yönetilir. Şablonlar sizin WhatsApp Business hesabınız üzerinden Meta onayına sunulur; onay kararı ve süresi Meta'dadır. Ekip yalnız onaylı metinleri kullanır.
İYS izin kontrolü gönderim öncesinde uygulanır
Ticari elektronik ileti göndermeden önce alıcının İYS kaydı kontrol edilir: ulusal sicilden gelen ret kayıtları yerel bastırma listesine düşer ve o alıcıya ticari ileti gönderilmez. Bilgilendirme mesajları bu kısıttan etkilenmez. İzinler yetkili entegratör Verimor üzerinden iki yönlü yönetilir; gönderim Meta onaylı şablonlarla yapılır.
Yetki ve denetim
Kimin hangi konuşmayı göreceği rol bazlı belirlenir; yönetici ekibin yazışmalarını görebilir. Çalışan ayrıldığında erişimi kapatılır, konuşmaları devredilir — kayıtlar şirkette kalır.
Bağlantı resmî Cloud API ile kurulur — ayrıntısı ayrı sayfada
Bu sayfa gelen kutusunu anlatıyor; hattın nasıl bağlandığı ayrı bir konu ve onu baştan sona WhatsApp entegrasyonu sayfasında yazdık. Yine de kısaca:
Önerdiğimiz ve kurduğumuz yol Meta'nın resmî WhatsApp Business Cloud API'sidir. Kendi Meta WhatsApp Business hesabınızı bağlarız; uygulama, WhatsApp Business hesabı ve numara sizin adınıza kalır, Meta faturası doğrudan size kesilir. Aradan mesaj paketi ya da kredi satmıyoruz.
Meta tarafında işletme doğrulaması, numara kaydı ve şablon onayı adımları vardır; süreci kurulum kapsamında biz yürütürüz. Meta'nın karar süresi için taahhüt vermiyoruz — onay kararı ve süresi bizde değil, Meta'da.
Telefonun QR koduyla eşlenmesini bir ürün vaadi olarak sunmuyoruz. Aynı gelen kutusuna bu yolla da bağlanılabilir, ancak yöntem Meta'nın resmî API'si değildir ve numaranın Meta tarafından kısıtlanma riskini taşır; risk gerçekleşirse iş numaranız kapanır. Yine de bu yolu tercih ederseniz riski yazılı olarak paylaşır, kararı birlikte veririz.
Telefonda aynı gelen kutusu; diğer yazılımlarınızla bağlantı
Mobilde yanıt
iOS ve Android uygulamalarımız yayında ve Türkçe arayüzle gelir; ortak gelen kutusu telefonda da aynı şekilde çalışır. Temsilci sahadayken mesajı görür, yanıtlar, müşteri kartını ve takip görevini günceller. Uygulamadaki sesli asistan Rapi, Türkçe konuşarak CRM'i yalnız okumaz — kayıt da oluşturur ve günceller. Kararı siz veriyorsunuz: Rapi varsayılan olarak kapalıdır; siz açmadıkça CRM verileriniz hiçbir yapay zekâ sağlayıcısına gönderilmez. Asistanı açtığınızda isteğin nereye gittiğini güvenlik sayfasında yazdık.
Bu, sandığınızdan önemli bir fark: bir gelen kutusu pratikte yalnız masaüstünde kullanılabiliyorsa, sahada olan bir satışçı için "web'den girersin" demek, "kullanma" demektir.
ERP, muhasebe ve diğer sistemler
WhatsApp tek kanalınız değil. Muhasebe, ERP ya da başka bir iş yazılımı kullanıyorsanız bağlantı şu şekilde kurulur: REST API, OAuth2, webhook ve içe/dışa aktarma ile ürünü kuran ve geliştiren ekip tarafından kurulur. Genel çerçeve için entegrasyonlar sayfasına bakabilirsiniz.
Biz de ulaşılabilir olalım: sorularınızı WhatsApp hattımıza yazabilirsiniz — +90 212 963 22 84.
Gelen kutusu hakkında doğruladıklarımız
WhatsApp CRM nasıl devreye alınır?
-
1
Keşif ve numara kararı
Hangi ekipler yazışacak, mevcut numara mı kullanılacak yoksa yeni bir iş numarası mı alınacak, doğrulama hangi tüzel kişilik üzerinden yapılacak — bu kararları birlikte veririz. Meta tarafındaki işletme doğrulamasını ve numara kaydını kurulum kapsamında biz yürütürüz.
-
2
Yapılandırma
Gelen kutusu, temsilci yetkileri, müşteri kartı alanları ve şablon mesajlar sürecinize göre kurulur; şablonlar sizin WhatsApp Business hesabınız üzerinden Meta onayına gönderilir. Kod gerekmez — ama iyi kurmak uzmanlık ister ve o kısmı biz yaparız.
-
3
Veri aktarımı
Excel'deki ya da mevcut sistemdeki müşteri listeniz içe aktarılır; telefon numaraları müşteri kartlarıyla eşleşir, mükerrer kayıtlar ayıklanır. Böylece ilk günden itibaren yazışmalar doğru karta düşer.
-
4
Eğitim ve canlı geçiş
Temsilci ve yönetici eğitimi, ilk hafta yakın takip. Destek hattımızda çağrı merkezi yok. Sorunuzu, ürünü kuran ve geliştiren ekip yanıtlar. Keşiften önce süre taahhüt etmiyoruz; keşif görüşmesinden sonra size aralık değil tarih veririz. Meta tarafındaki onayların süresi ise Meta'ya bağlıdır.
CRM uygulama projelerimizden: ekip olarak tek sistemde çalışanlar ne diyor?
Anatolia Tile olarak, 1995'ten bu yana global pazarda lider konumumuzu korumak için dijital dönüşüme büyük önem veriyoruz. Rapitek ile başlattığımız CRM projesi, satış süreçlerimizi tamamen dönüştürdü. Müşteri verilerimizi tek bir platformda birleştirerek ekip verimliliğimizi artırdık ve karar alma süreçlerimizi hızlandırdık. Rapitek'in sektörel deneyimi ve çözüm odaklı yaklaşımı, beklentilerimizin ötesinde sonuçlar elde etmemizi sağladı.
Genel Müdür · Anatolia Tile
Yeni kurulmuş ve hızlı bir ilerleme kat etmek isteyen bir şirket olarak, satış yönetimi, ekip takibi ve envanter yönetiminde genel bir altyapıya ihtiyacımız olduğunu fark ettik. Bu ihtiyaçla birlikte Rapitek ile projeye başladık ve bugün hala çalışmalarımıza devam ediyoruz. Rapitek gerçekten bir çözüm ortağıdır.
Operasyon Müdürü · Hürriyet Projeland
Eski bir Salesforce kullanıcısı olarak Rapitek ile tanışmamız bizim için farklı çözümlerin kapılarını açan bir fırsat oldu. Danışmanlarının sunduğu akıllı çözümlerle verimliliğimizi önemli ölçüde artırdık. Ayrıca Rapitek ile işbirliğimiz sayesinde ürünümüzü Salesforce ile sorunsuz bir şekilde entegre ettik ve süreçlerimizi daha verimli hale getirdik.
Business Development Director · Iyzico
Yukarıdaki referanslar Rapitek'in yürüttüğü CRM uygulama ve entegrasyon projelerine aittir; ilgili kurumların bugün Rapitek CRM ürününü kullandığı anlamına gelmez. Marka adları, logolar ve unvanlar sahiplerine aittir.
WhatsApp yazışması kişisel veridir — veri konumu ve KVKK, olduğu gibi
WhatsApp yazışmaları ad, telefon, adres, bazen fiyat ve sözleşme ayrıntısı içerir; yani kişisel veridir ve öyle yönetilmelidir. Bu yüzden burada net konuşuyoruz.
- Verileriniz Avrupa Birliği'nde tutulur. Veritabanı Helsinki'de, yüklenen dosya ve medya Frankfurt'ta, veritabanı yedekleri Falkenstein'dadır. Türkiye'de hiçbir bileşenimiz yok ve bölge seçimi sunmuyoruz; verilerin Türkiye'de tutulduğunu söylemiyoruz, çünkü tutulmuyor.
- Bu, KVKK m.9 kapsamında yurt dışına aktarımdır. Mesajın kendisi ayrıca Meta'nın altyapısından geçer; bu, WhatsApp kullanan her kurumsal kurulum için geçerlidir. Aktarım dayanağını sözleşme sürecinde birlikte kurarız.
- Aktarımda TLS kullanılır; kimlik bilgileri ve iki adımlı doğrulama sırları saklamada korunur. CRM verileriniz size ait ayrı bir veritabanında tutulur.
- Pazarlama içerikli mesajlar için İYS uyumlu ticari ileti izin yönetimi vardır; kampanya gönderimi yalnız izinli listelere yapılır.
- Kimin hangi konuşmayı göreceği rol bazlı yetkiyle belirlenir; çalışan ayrıldığında erişimi kapatılır, kayıtlar şirkette kalır.
Elimizde ISO 27001 ya da SOC 2 gibi bir bilgi güvenliği sertifikası yok ve olduğunu iddia etmiyoruz. Söylediğimiz her teknik ayrıntının karşılığı sistemde vardır; güvenlik sorularınızı kurulum öncesinde yazılı olarak yanıtlarız. Ayrıntı için güvenlik ve KVKK aydınlatma metni sayfalarına bakabilirsiniz.
Rakamı bu sayfaya değil, fiyatlandırma sayfasına yazıyoruz
WhatsApp hattının kurulum kapsamı keşif görüşmesinde çıkarılıp yazılı paylaşılır. Plan fiyatlarını ise tek yerde tutuyoruz — iki yerde farklı bir rakam okumayasınız diye.
Üç plan, kapsam tablosu ve ayrı fiyatlanan kalemler tek sayfada.
WhatsApp CRM hakkında sık sorulanlar
WhatsApp CRM nedir?
WhatsApp Business uygulaması varken neden WhatsApp CRM gerekir?
Birden fazla temsilci aynı WhatsApp numarasını kullanabilir mi?
Çalışan ayrılınca WhatsApp yazışmaları ne olur?
Mevcut WhatsApp numaramızı kullanabilir miyiz?
Telefonu QR ile eşleyerek bağlanmak mümkün mü?
WhatsApp'tan toplu mesaj ya da kampanya gönderebilir miyiz?
WhatsApp CRM entegrasyonu ne kadar sürede kurulur?
WhatsApp entegrasyonunun ücreti nedir?
WhatsApp yazışmaları KVKK açısından nasıl saklanıyor?
Ürünü satın almadan önce görebilir miyiz?
Telefondan yanıt verebilir miyiz?
İlgili çözümler
WhatsApp entegrasyonu
Bağlantının kendisi: kendi Meta hesabınız, numara kaydı, şablon onayı ve faturalandırma.
Instagram CRM
24 saatlik yanıt penceresi ve Instagram'ın sınırları açıkça yazılı. Instagram doğrudan mesajları bugün kullanılamıyor.
Mobil uygulama
Gelen kutusu uygulamanın içinde — saha ekibi ofise dönmeden yanıtlıyor.
Müşteri Takip Programı
Yazışma müşteri kartına düştükten sonrası: satış hattı, takip görevleri ve raporlama.
Saha Satış Programı
Sahadaki ekip için mobil kayıt, ziyaret takibi ve performans raporları.
WhatsApp trafiğinizi şirket hafızasına bağlayın
30 dakikalık demoda ortak gelen kutusunu, müşteri kartına otomatik kaydı ve şablon mesaj akışını kendi senaryonuz üzerinden gösterelim.
Kurulumun kapsamı ve varsa bedeli keşif görüşmesinde çıkarılıp yazılı paylaşılır.
